تنخواه گردان چیست؟ انواع تنخواه گردانی همراه با سند

آیا می دانید تنخواه گردان حسابداری چیست؟ شرکت ها برای پرداخت هزینه‌های جزئی خود درآمد‌های بدست آمده را خرج نمی نمایند! بلکه در هر ماه یا هر دوره مالی مبلغی را برای هزینه‌های جزئی خود درنظر می گیرند و در برنامه حسابداری خود ثبت می‌کنند، که تنخواه یا تنخواه گردان نامیده می شود.

در این مقاله به بررسی تنخواه گردان چیست ، تنخواه گردان کیست معرفی تنخواه، بررسی انواع و نحوه ثبت تنخواه و تنخواه‌گردان، نحوه ثبت سند مربوط به آن در حسابداری و همچنین در نرم‌افزار فرداد می پردازیم.

تنخواه چیست؟

اکثر شرکت ها برای هزینه‌های نقدی شرکت که امکان پرداخت آن ها با استفاده از چک و یا به صورت غیر نقدی وجود ندارد تنخواه درنظر می گیرند در اینجا به شما پیشنهاد میکنیم در مورد چک رمزدار بیشتر بخوانید.

از تنخواه برای منافع شرکت و یا صنف استفاده شده و هر وجهی که به صورت نقدی از تنخواه شرکت پرداخت می شود، باید دارای اسناد و مدارکی باشد که دقیقا مشخص شود چه مقدار وجه برای دریافت چه نوع محصولات یا خدمات پرداخت شده است.

مبلغ کلی تنخواه در یکی از حساب‌های ثبت شده در حسابداری شرکتی قرار می گیرد. اگر میخواهید تمام اطلاعات مالی شرکت به صورت دقیق و بدون خطا ثبت شده و قابل پیگیری باشند، با استفاده از نرم افزار حسابداری شرکتی مدیریت حسابهای شرکت خود را انجام دهید.

اسناد مربوط به تنخواه پس از امضاء توسط مدیر مالی و مدیر عامل شرکت، باید در دفتر بایگانی شرکت و در حساب تنخواه ثبت شوند. (بیشتر بخوانید: خلاصه پرونده پرسنلی)

تنخواه چیست

تنخواه گردان در حسابداری چیست؟

تنخواه گردان چیست؟ تنخواه‌گردانی در حسابداری مجموعه عملیاتی می باشد، که مسئول مربوطه با استفاده از تنخواه انجام می دهد. تنخواه‌گردان به فردی گفته می شود، که مبلغ مشخصی تحت عنوان تنخواه در اختیار او قرار داده شده است. این فرد باید به قوانین پایبند بوده و بتواند از منبعی که به عنوان تنخواه در اختیار وی قرار داده شده است، در جهت منافع شرکت و امور مالی شرکت انجام شود.

تنخواه دار کیست؟

تنخواه گردان کیست؟ این سوال معمولا پرسیده می شود و شما باید بدانید که اغلب اوقات در شرکت ها یک فرد به عنوان تنخواه دار انتخاب می شود. سپس مبلغی در اختیار تنخواه دار قرار داده می شود که هزینه‌های جاری مورد نظر از قبل مشخص شده را با استفاده از تنخواه انجام دهد.

تنخواه دار باید پس از پرداخت هزینه‌های از قبل مشخص شده، لیست هزینه‌های صرف شده و مدارک آن ها را به واحد حسابداری شرکت خود ارائه دهد. سپس هنگامی که حسابداری لیست هزینه‌های تنخواه دار را تایید نماید، برای سایر هزینه‌های شرکت، حساب تنخواه مجددا شارژ می شود. حال که فهمیدیم تنخواه گردان کیست بهتر است با وظایف او آشنا بشویم.

وظایف تنخواه دار

ممکن است بگویید که وظایف تنخواه گردان چیست؟ در پاسخ به این سوال باید بگوییم که در حسابداری تنخواه‌گردان دارای وظایفی می باشد که ازجمله این وظایف عبارتند از:

• برخورداری از تسلط کافی به آیین نامه ها
• تحویل لیست هزینه ها در زمان مشخص شده به واحد حسابداری
• انجام هزینه‌های عمومی و هزینه‌های عمرانی در پروژه ها مطابق دستورالعمل هایی که به وی ارائه شده است.
• دریافت مدارک و فاکتور‌های رسمی از فروشندگان بابت هزینه هایی که با استفاد از تنخواه برای شرکت انجام شده است. برای این کار از نرم افزار مدیریت فروش استفاده می‌شود.
• داشتن نظم در تنظیم لیست‌ها
• دریافت وجه مورد نیاز و تحویل رسید‌های مورد نیاز
• و …..

تنخواه‌گردان در حال ثبت هزینه ها

انواع تنخواه گردان حسابداری

تنخواه‌گردان حسابداری دارای چند نوع می باشد، که ادامه به معرفی هر یک از این انواع جهت پاسخگویی به سوال انواع تنخواه گردان چیست می پردازیم. لازم به ذکر می باشد که شما می توانید با ثبت نام در دوره آموزش حسابداری پیشرفته آکادمی فرداد به صورت رایگان با مباحث پیشرفته حسابداری از جمله تنخواه‌گردان ثابت و متغییر آشنا شوید.

تنخواه گردان پرداخت

بر اساس ماده 27 قانون محاسبات عمومی، ذیحساب دستگاه اجرایی وجوهی را برای هزینه‌های ضروری از محل تنخواه حسابداری به کارپرداز یا عامل ذیحساب ارائه می دهد. البته در پایان سال مالی ذیحساب باید مانده این تنخواه را باز گرداند. این تنخواه، تنخواه‌گردان پرداخت نام دارد.

انواع تنخواه‌گردان حسابداری

تنخواه‌گردان حسابداری

بر اساس ماده 26 قانون محاسبات عمومی، خزانه معین استان مبلغی را از محل تنخواه‌گردان استان به منظور صرف هزینه‌های ضروری دستگاه‌های اجرایی، به صورت غیر قطعی در اختیار دستگاه‌های اجرایی قرار می دهد.

تنخواه گردان استان

بر اساس ماده 25 قانون محاسبات عمومی، تنخواهی که خزانه داری کل، از تنخواه خزانه در حساب هزینه هر استان به منظور نیاز‌های ضروری استان ها واریز می کند، تنخواه‌گردان استان نام می گیرد. اما ماهیت هزینه در حسابداری چیست؟

تنخواه گردان خزانه

براساس ماده 24 قانون محاسبات عمومی، بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب برای هزینه‌های مورد نیاز دستگاه‌های اجرایی در ابتدای سال تنخواه مورد نیاز را در اختیار خزانه داری کل قرار می دهد.

مراحل و نحوه ثبت سند تنخواه در حسابداری

برای ثبت سند تنخواه، ابتدا در بخش صورت خلاصه تنخواه اطلاعات مربوط به تنخواه وارد اسناد مورد نظر پیوست می‌شوند. سپس می توان در بخش اسناد حسابداری، اسناد مرتبط با تنخواه را در بررسی ، در صورت لزوم ویرایش و در نهایت اسناد را تایید و ثبت نمود.

مراحل ثبت سند حسابداری تنخواه‌گردان

در نرم افزار حسابداری مالی، اسناد مربوط به تنخواه پس از ثبت در بخش صورت خلاصه تنخواه ، در بخش اسناد مرتبط با ماژول دریافت و پرداخت ثبت شده و پس از این که اسناد تنخواه در بخش اسناد دریافت و پرداخت ثبت شوند، در بخش اسناد حسابداری قابل مشاهده می باشند.

نمونه فرم تنخواه گردان حسابداری

در این بخش یک نمونه فرم تنخواه گردان را برای شما آورده ایم.

نمونه تنخواه

روش‌های ثبت سند تنخواه گردانی حسابداری

برای ثبت سند تنخواه‌گردانی حسابداری 4 روش ثابت، متغیر، نقدی و تعهدی وجود دارد، که هریک از این روش ها در ادامه معرفی می‌شوند. لازم به ذکر است که برای اطلاع از آموزشگاه هایی که آموزش ثبت این اسناد را در برنامه دارند می‌توانید مقاله انتخاب آموزشگاه حسابداران خبره را مطالعه بفرمائید.

روش ثبت تنخواه گردان ثابت

در روش ثبت تنخواه‌گردان ثابت، مبلغی مشخص در اختیار او قرار داده می شود و او باید برای خرید هایی که برای شرکت انجام داده داده است مدارک لازم را تهیه نموده و در زمان مشخص شده به واحد حسابداری جهت ثبت در نرم افزار تنخواه ارائه دهد. به علاوه در پایان هر ماه یا هر دوره مالی، مسئول مربوطه موظف می‌باشد که در پایان هر ماه یا دوره مالی خلاصه ای پرداخت ماه‌های قبل را آماده نموده و ارائه نماید.

روش ثبت تنخواه گردان متغیر

در روش ثبت تنخواه‌گردان متغیر، سقف مبلغ تنخواه توسط مدیران ارشد شرکت مشخص می‌شود. همچنین با توجه به حجم خرید‌های شرکت زمانی  مشخص برای این نوع تنخواه درنظر گرفته شده و مبلغ و زمان استفاده از این تنخواه در یک بخشنامه تنظیم می‌شود. مسئول مربوطه باید با توجه به زمانی که برای این نوع تنخواه در قرارداد ذکر شده است، اسناد خرید هایی که با استفاده از مبلغ تنخواه برای شرکت انجام شده است را تحویل بدهد.
در روش تنخواه گردان متغیر تمام هزینه هایی که از بخش تنخواه گردان انجام می شود در حساب تنخواه گردان ثبت خواهد شد، به همین دلیل مانده تنخواه گردان در این روش در طول زمان تغییر می کند. به علاوه در تنخواه گردان متغیر این امکان وجود دارد که با استفاده از محل تنخواه، تمام هزینه های مربوط به بخش تنخواه را مشاهده کرد. بنابراین می توان نتیجه گرفت که استفاده ازتنخواه گردان متغیر بهتر از تنخواه گردان ثابت است.

حسابدار در حال ثبت سند تنخواه‌گردانی

روش تنخواه گردان نقدی

در روش تنخواه‌گردان نقدی برای یک نسخه سند مثبته ( که مبلغ آن مهم نمی باشد و می تواند هر مبلغی باشد.) که پرداخت آن به صورت کامل انجام شده است، تنخواه قرار داده می‌شود.

روش تنخواه گردان تعهدی

در روش تنخواه‌گردان تعهدی برای یک نسخه سند مثبته ( که مبلغ آن مهم نمی باشد و می تواند هر مبلغی باشد.) که بخشی از آن پرداخت شده است و یا اصلا نشده است، تنخواه قرار داده می‌شود.

ثبت سند تنخواه گردان در نرم‌افزار حسابداری فرداد

برای ثبت‌های حسابداری مربوطه در نرم‌افزار فرداد، ابتدا باید یک تنخواه و تنخواه‌گردان تعریف شود. سپس در حساب تنخواه پول واریز شود و در نهایت مبالغی که از حساب تنخواه برداشت می‌شود در سیستم ثبت گردد.

برای ثبت تنخواه در نرم‌افزار فرداد، از ماژول دریافت و پرداخت، سربرگ اطلاعات پایه، گزینه تنخواه را انتخاب می کنیم.

نحوه ثبت تنخواه در نرم‌افزار فرداد

سپس در صفحه ای که باز می‌شود، اطلاعات تنخواه مورد نظر را ثبت نموده و از بالای صفحه گزینه ذخیره را انتخاب می کنیم.

مرحله دوم ثبت تنخواه در برنامه فرداد

برای ثبت تنخواه گردان در نرم‌افزار فرداد، در همان بخشی که تنخواه را تعریف و ذخیره نمودیم، از قسمت پایین صفحه گزینه مشخصات تنخواه دار را انتخاب نموده و اطلاعات مورد نیاز را وارد سیستم می نماییم.

ثبت تنخواه‌گردان در نرم‌افزار فرداد

پس از تعریف تنخواه، برای واریز مبلغ به حساب تنخواه می توانیم از ماژول دریافت و پرداخت، از سربرگ عملیات گزینه صدور چک را انتخاب نماییم. در صفحه ای که باز می‌شود، اطلاعات مورد نیاز را وارد نموه ، نوع سند را تامین تنخواه انتخاب می کنیم و در نهایت گزینه ذخیره را انتخاب می نماییم.

واریز مبلغ به حساب تنخواه

در مرحله بعد برای ثبت هزینه هایی که با استفاده از حساب تنخواه انجام می‌شود، تنخواه گردان باید اطلاعات و اسناد مربوط به هزینه هایی که با استفاده از تنخواه انجام داده است را در سیستم ثبت نماید. برای انجام این عملیات در نرم‌افزار فرداد، از ماژول دریافت و پرداخت، از سربرگ عملیات، گزینه صورت خلاصه تنخواه را انتخاب می نماییم.

در صفحه ای که باز می‌شود نام تنخواه دار را انتخاب نموده، نوع سند را سایر پرداخت‌های تنخواه انتخاب نموده و سایر اطلاعات را وارد می نماییم.

ثبت هزینه‌های تنخواه در نرم‌افزار فرداد

چک لیست رسیدگی به تنخواه گردان

در جدول زیر به معرفی برخی از دستورالعمل ها، ماده ها و کلیات رسیدگی به تنخواه‌گردان می‌پردازیم.

10 سوال مهم مرتبط با تنخواه گردان حسابداری

به نظر می آید که تنخواه و تنخواه‌گردان دارای پیچیدگی خاصی‌ نباشند، اما قطعا تا به این قسمت متوجه شده اید که تنخواه دارای اصول و  نکاتی می باشد که هر حسابدار و او باید با این اصول آشنایی داشته باشند. احتمالا تا این بخش سوالاتی در ذهن شما وجود دارند که هنوز پاسخ آن ها را در پاراگراف‌های قبلی دریافت ننموده اید. بنابراین در این بخش به بررسی 10 سوال مهم درباره تنخواه و تنخواه گردان می پردازیم.

سوالات مهم تنخواه‌گردان

1. مواردی که تنخواه به آن تعلق می‌گیرد کدام است؟

هزینه هایی که تنخواه به آن ها تعلق می گیرد با توجه به ابعاد شرکت ها متفاوت می باشد. هزینه صدور کارت ها، خرید لوازم اداری ازجمله کاغذ و خودکار، خرید گل و گیاه و لوازم تزئینی برای شرکت، بازپرداخت هزینه هایی که کارمندان از حساب شخصی خود برای شرکت پرداخت نموده اند، هزینه صبحانه و … ازجمله هزینه هایی می باشند، که شامل تنخواه خواهند شد.

از تنخواه برای هزینه های جزئی و متغییر شرکت استفاده می شود، اما برای مدیریت اموال شرکت از نرم افزار اموال و دارایی ثابت استفاده می شود.

2. هزینه‌های تنخواه چگونه ثبت می‌شوند؟

در حالت کلی حسابدار هر شرکت وظیفه دارد که هزینه‌های تنخواه را ثبت نماید. حسابدار با دریافت اطلاعات از صندوقدار آن ها را ثبت می نماید. در طول مدتی که او از تنخواه استفاده می نماید، هزینه ها در صورت‌های مالی ثبت می‌شوند، اما اگر او درخواست مبلغ بیشتر برای تنخواه را نماید، ابتدا رسید ها دریافت شده و سپس مبالغ موردنظر در دفتر حسابداری ثبت می‌شوند. اگر می خواهید بیشتر با حسابداری آشنا شوید، حتما مقاله حسابداری یعنی چه را مطالعه کنید.

3. چه کسانی مسئول نظارت بر تنخواه هستند؟

اغلب اوقات افرادی که به عنوان صندوقدار و یا متولی تنخواه انتخاب می‌شوند، بر نحوه پرداخت تنخواه شرکت نظارت می نمایند. اگر شرکت بزرگ باشد، ممکن است که در هر بخش یک صندوق جداگانه به تنخواه تخصیص داده شود.

مسئول نظارت بر تنخواه‌گردان

4. ضرورت تنخواه و تنخواه گردان در حسابداری چیست؟

تمام شرکت ها برای اداره امور خود دارای هزینه هایی می باشند، که مناسب ترین راه برای مدیریت این هزینه ها تعریف تنخواه می باشد. با استفاده از تنخواه از هدر رفت درآمد‌های شرکت به منظور صرف هزینه‌های جزئی غیر ضروری جلوگیری خواهد شد.

5. نحوه رسیدگی به اسناد تنخواه گردان در حسابداری چگونه است؟

رسیدگی به اسناد تنخواه گردان به دوصورت قبل از پرداخت هزینه و بعد از پرداخت هزینه انجام می‌شود.

در روش قبل از پرداخت هزینه، ابتدا مبلغ مشخصی به حساب تنخواه واریز می‌شود، سپس هزینه و خرید‌های مورد نیاز انجام شده و فاکتور خرید ها به واحد حسابداری تحویل داده می‌شود. سپس حسابدار مبلغ مورد نظر را از حساب تنخواه کسر می نماید. با مطالعه مقاله شرح شغل حسابداری می توانید اطلاعات بیشتری درباره وظایف و مسئولیت های حسابدار کسب کنید.

در روش بعد از پرداخت هزینه، ابتدا تنخواه دار با استفاده از حساب شخصی خود هزینه ها و خرید‌های مربوط به شرکت را انجام می دهد، سپس اسناد و مدارک خرید ها را به واحد حسابداری ارائه می دهد و واحد حسابداری پس از بررسی اسناد و مدارک، هزینه ها را در سیستم ثبت نموده و آن را پرداخت می نماید.

بررسی و رسیدگی به اسناد تنخواه‌گردان

6. در رسید تنخواه باید چه مواردی باید ذکر شود؟

مواردی که در رسید تنخواه ذکر می‌شوند، عبارتند از:

• درج هزینه‌های انجام شده به صورت دقیق هم به صورت عدد و هم به صورت حروف
• درج دقیق نام فروشگاهی که از آن خرید شده است.
• امضاء تنخواه گردان و مدیر حسابداری باید در پایین رسید وجود داشته باشد.
• رسید تنخواه باید به عنوان یک رسید رسمی دارای شماره سریال، شناسه اقتصادی، کد ملی، شناسه خریدار و تایخ فاکتور باشد.
• هیچ نوع خط خوردگی و خش نباید در رسید تنخواه وجود داشته باشد.

7. تفاوت صندوق با تنخواه گردان چیست؟

پرداخت هایی که با استفاده از تنخواه انجام می‌شوند، در هنگام واریز هزینه ها ثبت می‌شوند، اما پرداخت هایی که با استفاده از صندوق انجام می‌شوند، باید هر روز در سیستم ثبت شوند.

پرداخت هایی که با استفاده از صندوق انجام می‌شوند، دارای محدودیت مشخصی نمی باشند، درحالی که پرداخت‌های انجام شده توسط تنخواه اغلب به منظور هزینه‌های مشخص پرداخت می‌شوند.

تفاوت تنخواه‌گردان با صندوق

8. تفاوت تنخواه گردان ثابت و متغیر چیست؟

در روش تنخواه گردان ثابت مبلغ تنخواه از قبل مشخص می شود و دراختیار اوقرار داده می‌شود، حال تنخواه‌گردان باید با استفاده از تنخواهی که دریافت نموده است، تمام هزینه‌های شرکت را که از قبل مشخص شده است پرداخت نماید و مدارک پرداخت ها را نیز ارائه دهد.

در روش تنخواه گردان متغیر، شخص اسناد مورد نیاز هزینه ها را ارائه می نماید و در همان زمان برای هرینه‌های بعدی تنخواه شارژ می‌شود. برخلاف تنخواه گردان ثابت، در تنخواه‌گردان متغیر هزینه ها در طول دوره‌های مختلف متفاوت می باشند.

9. تنخواه گردان در ترازنامه

درواقع حساب تنخواه خود یک حساب معین می باشد و ترازنامه آن نیز تحت عنوان موجودی نقد و بانک درنظر گرفته می‌شود. اگر علاقمند به یادگیری مباحث ترازنامه هستید، می‌توانید به مقاله ترازنامه چیست مراجعه نمایید.

برای آگاهی از تفاوت ترازنامه و تراز آزمایشی می‌توانید از مقاله تراز آزمایشی اصلاح شده استفاده نمایید.

10. هدف از تعریف تنخواه حسابداری چیست؟

• در هنگامی که نیاز به پرداخت هزینه ای ضروری وجود دارد و نمی توان به امکانات بانکی مثل انواع چک (چک رمزدار) دسترسی پیدا نمود، می توان از تنخواه استفاده کرد.
• اگر با استفاده از بانک پرداخت‌های دسته اول انجام شود، طی نمودن مراحل پرداخت ها و تعداد پرداخت ها سبب کاهش سرعت پرداخت و افزایش حجم عملیات حسابداری خواهد شد. در این مواقع استفاده از تنخواه به جای صندوق یا بانک حجم عملیات را کاهش می دهد.
• با استفاده از تنخواه به منظور پرداخت‌های جزئی و هزینه ها، امکان کنترل وجه نقد افزایش پیدا می کند.

هدف از تعریف تنخواه‌گردان

نتیجه گیری

تنخواه مبلغی می باشد که به صورت ماهیانه و یا دوره ای برای پرداخت هزینه‌های جزئی اکثر شرکت ها ( مانند شرکت نرم افزاری و … )در نظر گرفته می ‌شود. شخصی که تنخواه را تحویل گرفته و از آن در جهت منافع شرکت و خرید لوازم و خدمات جزئی برای شرکت استفاده می نماید، تنخواه گردان یا تنخواه دار نامیده می‌شود. تنخواه دارای انواع مختلفی می باشد، که در این مقاله به معرفی هریک از آن ها و همچنین بررسی سوال های موبوطه پرداختیم.

در این مقاله تنخواه گردانی را به صورت کامل مورد بررسی قرار دادیم. تلاش ما این بود که به بیشتر سوالات احتمالی شما در این مورد پاسخ دهیم. اگر سوالات دیگری دارید و یا تمایل دارید نکته دیگری را اضافه نمایید، برای این مقاله کامنت بگذارید.