سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟ اجزا و مراحل اجرای آن

با سیستم اطلاعات حسابداری آشنا هستید؟ در برنامه حسابداری سازمان‏‌های مختلف سیستم‏‌های اطلاعاتی دارای اهمیت ویژه می‌‏باشند، که در موفقیت سازمان نقش بسزایی دارند؛ سیستم‏‌های اطلاعاتی دارای انواعی مانند سیستم‌‏های اطلاعاتی مدیریت (MIS)، سیستم‌‏های برنامه‏ ریزی منابع انسانی (ERP)، سیستم‌‏های اطلاعاتی حسابداری (AIS) می‏‌باشند.

با استفاده از سیستم‌های‏ اطلاعاتی حسابداری می‏‌توان گزارش‏‌های مالی را تهیه کرده و برای تجزیه تحلیل و اخذ تصمیمات درست به تصمیم ‏گیرندگان بیرونی ارائه داد که در نهایت آن‏‌ها را برای رسیدن به اهداف مهم سازمان یاری می‌‏دهد، در این مقاله با ما همراه باشید تا به تعاریف سیستم اطلاعاتی حسابداری، اجزا، مراحل و اجرای آن بپردازیم.

سیستم اطلاعات حسابداری چیست؟

در دوره حسابداری بیان شد که سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) مجموعه‏‌ای از اعضای به هم پیوسته است که در جهت جمع ‏آوری، ذخیره مدیریت، پردازش، بازیابی و گزارش دادن اطلاعات مالی در سازمان استفاده می‏‌شود.

با توجه به گزارش‌‏های سیستم حسابداری سازمان، می‌‏توان وضعیت مجموعه را تحلیل کرده و تصمیم ‏گیری‏‌های مالی و تجاری بهتری اتخاذ کرد.

سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری ترکیبی از شیوه‌‏های سنتی حسابداری و اطلاعات مدرن بوده و در سازمان تحت تأثیر عوامل اقتصادی، سیاسی و اجتماعی قرار می‏‌گیرد.

سامانه اطلاعاتی حسابداری

همان‏طور که پیش‏تر گفته شد سامانه اطلاعات حسابداری، از گردآوری و پردازش و ذخیره‏‌سازی داده‏‌های مالی و حسابداری تشکیل شده است، این سامانه معمولا رایانه‏‌ای بوده و برای ردیابی فعالیت حسابداری در پیوستگی با منابع فناوری اطلاعات می‌‏باشد.

گزارش‏‌های آماری که از سامانه اطلاعاتی حسابداری به دست می‌‏آید توسط مدیران، سرمایه ‏گذاران، اعتبار دهندگان و مقامات مالیاتی بررسی می‏‌شود.

کاربرد سیستم اطلاعات حسابداری (AIS)

سیستم اطلاعات حسابداری در موارد مختلفی کاربرد دارد که در تصویر زیر به تمامی آن موارد اشاره شده است.

سیستم اطلاعات حسابداری بین تمام بخش های سازمان جهت همکاری پیوند ایجاد می‌کند

برای مثال مدیریت می‏‌تواند اهداف فروش را تعیین کند تا کارکنان خود را با این هدف هماهنگ کنند، در این کمپین فروش، کارکنان مربوطه مقدار مناسبی از موجودی را سفارش می‏‌دهند و این سفارش به بخش حسابداری منتقل شده و به عنوان پرداخت جدید ثبت می‏‌شود.

هنگام فروش جزئیات آن توسط فروشندگان ثبت می‏‌گردد. بخش برنامه حسابداری شرکتی با صدور فاکتور یا ارسال صورتحساب و بخش انبار با جمع ‏آوری سفارش‌‏ها به این کمپین می‏‌پیوندند؛ سپس بخش حمل و نقل مرسوله‌‏ها را ارسال کرده و بخش حسابداری یک حساب دریافتنی جدید که مربوط به بدهی مشتری است ایجاد می‏‌کند.

در آخر بخش خدمات مشتری، سفارشات را پیگیری می‌‏کند و مدیریت با استفاده از AIS، گزارش‌‏های فروش را برای تجزیه تحلیل هزینه‏‌ها در بخش‌‏های مختلف استفاده می‌‏کند.

چه کسانی از این سیستم استفاده می‏کنند؟

افرادی مانند حسابداران، مشاوران، تحلیل‏گران اقتصادی، مدیران مجموعه‏‌ها، مدیران مالی ارشد از سیستم اطلاعات حسابداری استفاده می‌‏کنند، اطلاعات حسابداری می‏‌تواند نقطه اتصال بین سرمایه ‏گذاران و تصمیم ‏گیرندگان مجموعه باشد.

برای مثال مشاوران می‌‏توانند با در نظر گرفتن هزینه، داده‌‏های فروش و درآمد از اطلاعات موجود در AIS برای تجزیه تحلیل اثربخشی ساختار قیمت ‏گذاری شرکت استفاده کنند یا حسابرسان از آن برای ارزیابی و کنترل‏‌های داخلی، وضعیت مالی و انطباق با مقررات و قوانین استفاده کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری برای سازمان‏ ها چه مزایایی دارد؟

با توجه به توضیحاتی که تا کنون ارائه کردیم، سیستم‌های اطلاعات حسابداری برای سازمان‏‌ها مزایای مختلفی دارد که در سه گروه اصلی زیر دسته‏ بندی می‌‏شوند:

1. 1. بهبود بهره‏ وری از منابع: بهره ‏وری از منابع به معنای انجام کار بیشتر و سوددهی بیشتر، در نتیجه استفاده از سیستم اطلاعاتی حسابداری صورت می‏‌گیرد، این سیستم باعث انجام آسان‏‌تر، سریع‏‌تر و دقیق‌‏تر کارها شده و در نهایت به بهبود بهره ‏وری منابع کمک می‌‏کند.
   2. بهبود اثربخشی در سازمان: اثربخشی به معنای انجام به موقع کارها توسط افراد که با کمک سیستم حسابداری و اطلاعات مناسبی که از آن استخراج می‏‌شود صورت می‏‌گیرد.
   3. پیشرفت در بازار رقابتی: اگر سازمان بتواند با استفاده از سیستم حسابداری، بهره‏ وری و اثربخشی خود را بهبود دهد؛ می‏‌تواند اهداف و برنامه ‏ریزی‏‌ مالی خود را برای بازار رقابتی بهینه‌‏تر و مناسب‏‌تر کرده و با نیروهای رقابتی در بازار مقابله کند.

اجزای سیستم اطلاعات حسابداری

در هر یک از انواع سیستم‌های اطلاعات حسابداری 6 جزء اصلی و کاربردی وجود دارد که شناخت بیشتر آن‌‏ها برای کارکردن ساده‌‏تر با آن‏‌ها ضروری می‌‏باشد، در تصویر زیر اجزای سیستم را نام برده و در ادامه هر یک را شرح داده‌ایم.

اجزای تشکیل دهنده یک سیستم اطلاعات که موجب بازخورد بهتر موسسه می‌شود

1. کارکنان یا افراد یک AIS

کارکنان یا افراد AIS به عنوان کاربران سیستم شناسایی می‏‌شوند و از مهم‌ترین اجزای سیستم می‏‌باشند که حق استفاده از این سیستم را دارند، پیش‏تر توضیح دادیم که چه افرادی می‌‏توانند از سیستم اطلاعات حسابداری سازمان استفاده کنند.

2. روندها و دستورالعمل‏ های سیستم های اطلاعات حسابداری

برای پردازش، ذخیره‌‏سازی و بازیابی داده‏‌های مالی می‌‏توان از این بخش استفاده کرد، روش‌‏ها و دستورالعمل‏‌های حسابداری در این بخش به صورت کدگذاری شده قابل دسترسی بوده و البته این روش‌‏ها باید مداوم در سازمان دنبال شده و به کار بسته شود تا اثرگذاری لازم را داشته باشد.

این داده‌‏ها می‏‌توانند از منابع داخلی مانند کارکنان سازمان یا منابع خارجی مانند سفارشات مشتریان به دست بیایند.

3. داده‌‏ها و نرم‏ افزار AIS

یک سیستم حسابداری باید یک ساختار پایگاه مانند زبان پرس ‏و جو ساخت‏ یافته (SQL) برای ذخیره اطلاعات داشته باشد، با SQL در AIS می‌‏توان داده‏‌های موجود را دستکاری و بازیابی کرد.

AIS باید صفحات ورودی مختلف برای پاسخگویی به نیازهای کاربران و انواع مختلفی از اطلاعات داشته باشد، در این بخش اطلاعات مالی، فرآیندهای کسب و کار، داده ‏های حسابداری بخش ‏های مختلف نیز در این سیستم اجرا می‏‌شود و قابل مشاهده و بررسی است و هر داده تجاری تأثیرگذار بر بخش‌‏های سازمان به یک AIS می‌‏رود.

نوع داده‌‏های AIS با توجه به ماهیت حساب‌ کسب و کار می‏‌تواند شامل سفارش‌‏های فروش، صورتحساب مشتری، گزارش تجزیه تحلیل فروش، دفتر کل، اطلاعات مالیاتی باشد.

از داده‏‌های موجود در AIS می‌‏توان صورت‏‏‌های حسابداری و گزارش‏‌های مالی مانند برنامه‌‏های قدیمی حساب‏‌های دریافتنی، هزینه استهلاک، تراز آزمایشی و صورت سود و زیان را تهیه کرد.

این که همه داده‏‌ها مانند فعالیت‌‏های گذشته در AIS در یک مکان هستند گزارش نویسی، تحلیل داده‏‌های حسابرسی و تصمیم‏ گیری‏ های سازمان را آسان‏‌تر می‏‌کند.

برخی از داده‌‏ها مانند مکاتبات، راهنماها، ارائه‌‏ها، یادداشت‌‏ها به جز پاورقی ‏های استاندارد هر چند که با امور مالی شرکت ارتباط داشته باشند، جزو سوابق مالی شرکت نیستند.

4. نرم ‏افزار AIS

قبل از وجود کامپیوتر، AIS یک سیستم دستی و کاغذی بوده؛ اما امروزه بیشتر شرکت‏‌ها از نرم ‏افزار کامپیوتری به عنوان پایه AIS استفاده می‏‌کنند.

کیفیت، امنیت و قابل اتکا بودن این نرم ‏افزار اهمیت بسیار زیادی برای مدیران دارد، چون برای تصمیم ‏گیری به اطلاعات خروجی از آن اتکا می‏‌کنند؛ برنامه‌‏های نرم ‏افزار AIS می‏‌تواند با توجه به حوزه کسب و کار سفارشی شود.

5. زیرساخت فناوری اطلاعات

زیرساخت فناوری اطلاعات، سخت ‏افزار مورد نیاز برای راه ‏اندازی سیستم اطلاعات حسابداری است، این زیرساخت شامل کامپیوترها، موبایل، سرورها، چاپگرها می‌‏باشند.

سرعت و قابلیت ذخیره‏ سازی این تجهیزات برای پیشبرد اهداف سازمان اهمیت دارد، خرید یک سیستم مناسب برای AIS در بهبود این روند نقش بسزایی دارد.

6. کنترل داخلی یا داده ‏های AIS

کنترل‏‌های داخلی شامل اقدامات امنیتی برای محافظت از داده‏‌های حساس است، این محافظ‌‏ها می‏‌توانند یک رمز عبور ساده یا شناسایی بیومتریک باشند؛ پروتکل‏های امنیتی بیومتریک می‏‌تواند شامل ذخیره ویژگی‏‌های انسان که در طول زمان تغییر نمی‏‌کند مانند اثرانگشت باشد.

یک AIS باید مجهز به کنترل ‏های داخلی برای محافظت در برابر دسترسی غیر مجاز رایانه‌‏ای و محدود کردن دسترسی به کاربران مجاز (شامل کاربران داخل شرکت) و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به فایل‏‌ها توسط افراد غیر مجاز باشد.

یک AIS می‏‌تواند حاوی اطلاعات محرمانه از جمله شماره‏‌های تأمین اجتماعی، شماره‌‏های کارت اعتباری، اجزا و عناصر حقوق و دستمزد، اطلاعات مالی شرکت، اطلاعات مشتریان، تأمین کنندگان و فروشندگان باشد، تمامی اطلاعات محرمانه AIS باید رمزگذاری شده و دسترسی به سیستم باید ثبت و نظارت شود و فعالیت سیستم قابل ردیابی باشد.

یک AIS باید کنترل‏‌های داخلی برای مقابل با ویروس‏‌های رایانه‌‏ای، هکرها، تهدیدات امنیت شبکه داشته باشد و در برابر نوسانات برق و بلایای طبیعی از داده‌‏های خود محافظت کند.

در نتیجه کار کردن و هماهنگی بین 6 جزء AIS، جمع ‏‏آوری داده‏‌های مالی، مدیریت، پردازش گزارش‏ های مالی انجام می‏‌شود و داشتن یک تیم اطلاعات حسابداری با داده‌‏های دقیق می‌‏تواند باعث پیشرفت سازمان و موفقیت آن باشد.

مراحل اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان

سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری دارای مراحل اجرایی می‌باشند که در تصویر زیر آن‌ها را معرفی کرده‌ایم.

مراحلی که برای اجرای سیستم اطلاعات حسابداری در سازمان‌ها باید رعایت شود

1. ورود داده ‏ها

پس از حصول اطمینان از معتبر بودن اسناد کلیه پرداخت‏‌ها و دریافت ‏های نقدی موجود در سازمان باید در سیستم ثبت شوند، مواردی مانند صورتحساب فروش، رسید دریافتی و فاکتورهای خرید برای سامانه مودیان از مهم‌ترین مدارک برای وارد کردن به سیستم می‏‌باشند.

2. پردازش داده‏ ها در سیستم‏ های اطلاعات حسابداری

بعد از وارد کردن مدارک مهم که پیش‏تر ذکر شد باید آن‏‌ها را پردازش کرد. شیوه‌‏های مختلفی برای پردازش اطلاعات وجود دارد که شامل موارد زیر می‌باشد:

• • مدارک و اسناد اولیه را پردازش کرده و اقدامات لازم برای انتقال به دفتر روزنامه عمومی انجام می‏‌شود؛ این مدارک شامل مواردی از جمله هزینه‏‌ها، درآمدها و بدهی‌‏ها می‏‌باشد.
  • ثبت ‏های انجام شده به دفتر کل منتقل شده و در صورت زیاد بودن حجم رویدادهای مالی استفاده از دفتر معین الزامی است.

3. گزارش‏ ها و صورت‏‏ های مالی

گزارش‏‌ها و صورت‏‌های مالی که ستاده‌‏های سیستم هستند، در نتیجه پردازش داده‏‌ها در سیستم اطلاعات حسابداری به شمار می‌‏روند که باید با دقت تکمیل شده و به صورت مختصری وارد شود؛ این موارد مربوط به تصمیم ‏گیری تصمیم ‏گیرندگان می‌‏باشد.

صحت ثبت رویدادهای حسابداری و مالی در دفتر روزنامه و انتقال آن به دفتر کل در انتهای ماه با تهیه کردن تراز آزمایشی قابل تأیید است، تراز آزمایشی به عنوان ستاده سیستم اطلاعات حسابداری مبنای کنترل کردن پردازش‌‏های انجام شده است و برای تهیه صورت‏ های مالی مورد استفاده قرار می‏‌گیرد.

تراز آزمایشی به عنوان بازخوردی برای اصلاح سیستم حسابداری به شکل داده جدید وارد این سیستم می‏‌شود.

4. بازخورد

داده‏‌های جدید در این قسمت وارد سیستم شده و به این صورت امکان انتقال ماهیانه آن‏‌ها به دفتر کل وجود دارد، این بخش از قسمت‌‏های مختلفی تشکیل شده است و باید به آن توجه داشت. داده‌‏های جدید در این بخش وارد می‏‌شوند تا مورد بررسی قرار بگیرند، اطمینان از ثبت رویدادها اهمیت زیادی دارد.

5. اهداف اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری

سیستم اطلاعاتی حسابداری بخش مهمی از سیستم اطلاعاتی مدیریت است؛ حسابداران با استفاده از سیستم حسابداری اطلاعات زیادی برای اجرای وظایف برنامه‌‏ریزی، کنترل و پردازش کرده و به مدیریت و سایر استفاده کنندگان ارائه می‏‌دهند که شامل موارد زیر می‌باشد:

• ارائه اطلاعات مورد نیاز برای فرآیندها و نیازهای قانونی
• ارائه اطلاعات برای تصمیم‏گیری‏های سازمان

سیستم‏‌های اطلاعاتی حسابداری از طریق سنجش، پردازش و انتقال اطلاعات به تصمیم ‏گیرندگان سازمان کمک می‏‌کنند، اگر یک سیستم حسابداری به خوبی طراحی شده باشد اطلاعات مفید و سودمندی ارائه داده و توانایی ارائه اطلاعات مفید و قابل اطمینان را همزمان دارا است.

آشنایی با 6 مرحله طراحی سیستم‏ های حسابداری

برای راه ‏اندازی یک سیستم اطلاعات حسابداری باید با مراحل آن آشنایی کافی داشته باشید، ترتیب مراحل راه‏ اندازی بسیار مهم بوده و باید مورد توجه واقع شود، در تصویر زیر مراحل طراحی سیستم‏‌های حسابداری را شرح داده‌ایم.

انجام مراحل ضروری و مهم برای طراحی سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری

1. بررسی و شناخت سیستم حسابداری

اولیه مرحله طراحی و تدوین سیستم اطلاعاتی حسابداری هنگامی آغاز می‌‏شود که کاربران سیستم حسابداری موجود به دلیل عدم رضایت یا نداشتن سیستم اطلاعات حسابداری، طراحی یک سیستم را درخواست می‏‌کنند و بعد از اعلام نیاز و درخواست توسط آن‏‌ها، طراحی و تدوین سیستم توسط حسابدار یا گروه حسابداران متخصص آغاز می‏‌شود.

برای شناسایی نقاط ضعف و قوت و مشکلات سیستم حسابداری موجود معمولا از فرم‏‌های مخصوصی استفاده می‏‌شود که باید توسط استفاده کنندگان این سیستم تکمیل شود.

طراحان تیم حسابداری با دریافت اطلاعات از استفاده کنندگان از طریق روش‏‌هایی مانند مصاحبه، پرسشنامه، مشاهده و بررسی اسناد و مدارک نیازهای اطلاعاتی خود را درباره سیستم موجود رفع می‏‌کنند و با بررسی کتاب‏ها و جزوات دیگر و به دست آوردن اطلاعات به روز نتیجه ‏گیری کرده و برای استقرار سیستم حسابداری تصمیم می‌‏گیرند.

اگر نظر طراح پس از بررسی موارد ذکر شده برای طراحی سیستم حسابداری جدید مثبت باشد طراحی سیستم اطلاعات حسابداری وارد مرحله بعد یعنی بررسی و تحقیق دقیق می‏‌شود.

2. بررسی و تحقیق دقیق

بررسی، تجزیه تحلیل و ارزشیابی سیستم اطلاعاتی حسابداری که با روش‏‌های مختلف انجام شده است، در این مرحله به شکل کامل‌‏تری از سر گرفته می‏‌شود؛ طراح در این مرحله طرح سیستم موجود را بررسی و عملکرد آن را ارزیابی می‏‌کند و همچنین ساختار سازمان، دستورالعمل‌‏ها، آیین‏ نامه‌‏ها و نمودار سازمانی مسئولیت‏‌ها را مورد بررسی قرار می‌‏دهد.

سپس با مصاحبه با مدیران و کارکنان سازمان نیازهای اطلاعات حسابداری آن‌‏ها را به طور دقیق مشخص کرده و ارزیابی می‏‌کند و با سنجش دوباره سیستم اطلاعاتی حسابداری موجود و مقایسه با نظرات دریافت شده، نقاط ضعف آن را مشخص می‌‏کند.

راه ‏حل ارائه می‏‌دهد که این راه حل‌‏ها معمولاً شامل برقراری یک سیستم اطلاعاتی حسابداری جدید، اصلاح و تکمیل سیستم موجود یا استفاده از خدمات دیگران مانند خدمات موسسات کامپیوتری می‏‌باشد، بعد از انتخاب یکی از راه‌‏های ذکر شده باید طراح دوباره موارد زیر را بررسی کند:

• • آیا سخت افزار یا نرم افزارهای موجود در بازار نیازهای ذکر شده را برآورده می‏‌کنند؟ و آیا در موسسه امکانات لازم برای راه ‏اندازی آن‏‌ها وجود دارد؟
  • امکانات موسسه و توانایی آن‏‌ها از نظر نیروی انسانی و سیاست‌‏های مدیریتی برای راهکار جدید کافی است؟
  • آیا منافع و هزینه‏‌های راه حل جدید انتخاب شده برای سازمان قابل قبول است؟

پس از سنجش موارد فوق و تصمیم گیری توسط مدیریت این تصمیم با طراح در میان گذاشته می‏‌شود و طراح مرحله بعدی طراحی سیستم اطلاعات حسابداری را آغاز می‌‏کند.

3. طراحی عمومی

طراحی سیستم اطلاعات حسابداری شامل موارد زیر می‏‌باشد:

• • طراحی گردش عملیات سیستم حسابداری: این کار معمولا با ترسیم نمودار گردش عملیات سیستم انجام می‏‌شود، در این نمودار اقدامات حسابداری و حسابداری ابری مهم برای شناسایی، تحلیل و ارائه اطلاعات مربوط به یک رویداد مالی یا گروه خاصی از رویدادهای مالی انجام می‌‏شود.

این نمودار به شکل نمودار ساده و یا علامت‏‌های خاصی به صورت صوتی و تصویری ارائه می‏‌شود. نمودار گردش عملیات به دو صورت نمودار ساده گردش عملیات و یا نمودار نمادی گردش عملیات سیستم ترسیم می‏‌شود.

• • تعیین نیازهای ورودی و خروجی سیستم: نیازهای ورودی و خروجی شامل نوع و ساختار و حافظه ورودی، نحوه دسترسی به اطلاعات، نحوه ثبت آن‏‌ها و نوع دستگاه ورودی و نیازهای خروجی شامل نوع و ساختار حافظه خروجی، نحوه گزارش دهی، شکل، حجم و زمان گزارش دهی و نوع دستگاه خروجی می‏‌باشد.

برای تشخیص صحیح نیازهای ورودی و خروجی روند نمای فرم‌‏ها که گردش فرم‏‌ها را در سیستم حسابداری نشان می‌‏دهد تهیه می‌‏گردد.

• • طراحی مکانیزم کنترل سیستم حسابداری: این مکانیزم‌‏ها برای نقاطی از سیستم که نیازمند کنترل بیشتری هستند تعیین می‌‏شوند، روند نهایی فرم‌‏ها برای تشخیص نقاط اعمال کنترل داخلی اهمیت فراوانی دارد. طراح بعد از انتخاب سخت ‏افزار و نرم ‏افزار مناسب وقت زیادی صرف کدگذاری و آزمایش برنامه کامپیوتر می‏‌کند.
  • تدوین سیستم حسابداری: مدون شدن سیستم حسابداری آخرین مرحله در طراحی آن است، موفقیت یک سیستم حسابداری با درک استفاده کنندگان از آن رابطه تنگاتنگی دارد. مشارکت استفاده کنندگان در مراحل مختلف طراحی سیستم فرای از احساس مشارکت به درک بهتر از سیستم منجر می‏‌شود.

4. پیاده سازی و اجرا

در این مرحله سیستم حسابداری جدید اجرا شده و جایگزین سیستم حسابداری قبلی می‌‏شود، اجرای یک سیستم پیچیده ماه‏‌ها زمان می‌‏برد و نیازمند دقت و حوصله کافی و برنامه زمان‏بندی شده می‏‌باشد.

برای حصول اطمینان از این که سیستم جدید می‌‏تواند جایگزین مناسبی برای سیستم قدیمی باشد، بهتر است مدتی دو سیستم به صورت همزمان اجرا شوند که این روش را روش اجرای موازی می‏‌گویند.

در بعضی موارد که امکان اجرای موازی وجود ندارد، با استفاده از اطلاعات گذشته یا اطلاعات غیر واقعی سیستم را اجرا کرده و نتایج حاصله را ارزیابی می‏‌کنند که به این روش اجرا، اجرای آزمایشی می‏‌گویند.

5. پشتیبانی

بعد از اجرای سیستم و پس از گذشت چند ماه طراح سیستم یا واحد حسابرسی باید اطمینان حاصل کند که بازده سیستم با آن چه به عنوان هدف و مشخصات سیستم تعیین شده تا چه حد تطبیق دارد.

وارسی سیستم باید توانایی سیستم جدید را برای هدف‌‏های تعیین شده، نیازهای استفاده کنندگان، اعمال کنترل‏‌های لازم و پیش‏ بینی صرفه‏ جویی یاد شده در بررسی اقتصادی بررسی کند و نقاط ضعف احتمالی آن مشخص می‌‏شود.

نتایج حاصل از این بررسی به همراه تغییرات و اصلاحات پیشنهادی، مورد لزوم برای بهبود سیستم حسابداری طی گزارش مدیریت مؤسسه ارائه می‏‌شود.

6. نگهداری سیستم

از زمانی که سیستم حسابداری جدید اجرا می‌‏شود، مشکلاتی به خاطر افزایش رویدادهای مالی یا ناشی از نیازهای جدید اطلاعاتی کارکنان مؤسسه به وجود می‌‏آید که سیستم توانایی حل کردن آن‏‌ها را ندارد و لازم است که تمام سیستم‏‌های حسابداری همواره به روزرسانی شده و از بازدهی آن‌‏ها اطمینان حاصل شود.

نگهداری سیستم حسابداری یکی از وقت‏‏ گیرترین مراحل طراحی سیستم‏‌های حسابداری می‌‏باشد و از 3 مرحله زیر تشکیل شده است:

1. 1. نگهداری اضطراری: در این دستورالعمل رخداد مشکلات اتفاقی که باید فورا اصلاح شوند توضیح داده شده است.
   2. نگهداری عادی: اقداماتی که به صورت تکراری برای حفظ عملیات سیستم حسابداری انجام می‏‌شود، مانند آموزش کارکنان حسابداری و کامپیوتر.
   3. رشد و اصلاح سیستم: تغییراتی که باید در راستای تغییرات سازمان و فعالیت‏‌های آن در نظر گرفته و اعمال شود مانند افزایش شعبات.

معرفی توابع و فلوچارت‌های سیستم‌ اطلاعات حسابداری یک سازمان

3 نکته مهم درباره سیستم اطلاعاتی حسابداری مالی

تا اینجای تمام نکات و ضروریاتی که سازمان‌ها و اتحادیه برای سیستم اطلاعات حسابداری باید انجام دهند را شرح دادیم و دانستید که چگونه یک سیستم حسابداری طراحی کنید، در ادامه به چند نکته در خصوص سیستم اطلاعاتی حسابداری مالی شرح خواهیم داد.

1. توابع یک سیستم اطلاعات حسابداری

سیستم‏‌های اطلاعات حسابداری، 3 تابع اصلی دارد که شامل موارد زیر می‌باشد:

1. 1. اولین تابع AIS شامل جمع ‏آوری و نگه‏داری اطلاعات کارآمد در فعالیت‌‏های مالی سازمان مانند گرفتن اطلاعات مبادله از اسناد اولیه می‌باشد.
   2. دومین تابع AIS شامل ارائه گزارش ‏های مدیریتی و صورت‏ های مالی می‌‏باشد که این اطلاعات برای تصمیم‏ گیری مفید است.
   3. تابع سوم AIS حصول اطمینان از جایگیری مناسب کنترل‏‌ها برای ضبط و پردازش دقیق اطلاعات می‌‏باشد.

2. فعالیت‏ های اصلی سیستم اطلاعاتی حسابداری

یک سیستم اطلاعاتی حسابداری فعالیت‏‌های مهمی دارد که در ادامه قصد داریم چند مورد از آن‌ها را نام ببریم:

• • جمع ‏آوری و ذخیره‏ سازی مفید داده‌‏های معاملاتی و فعالیت‌‏های سازمان
  • تبدیل داده‌‏های اولیه به اطلاعات مفید که برای تصمیم‏ گیری مقامات مدیریتی قابل استفاده می‏‌باشد و از این اطلاعات برای برنامه ‏ریزی، اجرا و کنترل فعالیت تجاری مناسب با هدف سازمان استفاده می‌‏شود.
  • استقرار کنترل‏‌های کافی برای اطمینان از ثبت و پردازش درست داده‏‌های مهم تجاری، حفظ امنیت آن‏‌ها و نگهداری درست از این داده‌‏ها.

3. فلوچارت سیستم های اطلاعات حسابداری

فلوچارت‏‌ها در روند ارتقای برنامه کسب و کار، طراحی الگوریتم و مشخص کردن اقدامات برای عیب‏ یابی مورد استفاده قرار می‌‏گیرند، نرم ‏افزارهای زیادی برای طراحی فلوچارت وجود دارد، هدف از فلوچارت این است که هنگام برخورد با یک پروژه یا فرآیند نقطه مرجع مشترکی برای افراد مختلف وجود داشته باشد. در تصویر زیر فلوچارت سیستم حسابداری را تشریح کرده‌ایم.

آشنایی با فلوچارت سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری

سیستم اطلاعات حسابداری انبار

سیستم اطلاعاتی حسابداری انبار، در واقع روشی منطقی برای اجرای اقدامات مربوط به کالاهای موجود در انبار و اعمال کنترل‏ های لازم روی آن‏‌ها است که نگهداری جنس را از مرحله درخواست اجناس تا مرحله تحویل به مصرف کننده مقدور می‏‌سازد.

جزئیات اقدامات این سیستم در واحدهای مختلف مانند واحدهای تولیدی یا خدماتی و با توجه به نوع فعالیت کسب و کار با هم تفاوت دارد، اما نتایج حاصل از اجرای سیستم اطلاعاتی حسابداری انبار یکی می‏‌باشد که این تأثیرات شامل موارد زیر است:

نتیجه گیری

سیستم اطلاعات حسابداری با ارائه داده‏‌های درست و منسجم به مدیریت برای گرفتن تصمیم‏‌های درست کمک می‏‌کند و کارکنان نیز با هماهنگی با برنامه‌‏هایی که توسط مدیریت به اشتراک گذاشته می‏‌شود و به کمک این سیستم با همدیگر هماهنگ می‏‌شوند و دلیل اقدامات سازمان را درک می‏‌کنند.

در این مقاله سعی شد درباره آن‏چه سیستم اطلاعاتی حسابداری تعریف می‏‌شود توضیحات لازم را ارائه کنیم؛ امید که مطالب ذکر شده مفید واقع شده و ابهامات شما در این زمینه برطرف کرده باشد، سوالات خود را در قسمت نظرات برای ما بنویسید به آن‌‏ها در اسرع وقت پاسخ داده خواهد شد.