آموزش ثبت دفتر اموال و مراحل تحریر دفتر اموال

آموزش ثبت دفتر اموال را به خاطر دارید؟ یکی از موضوعات مهم در هر کسب وکاری اموال آن شرکت و حسابداری اموال با هدف بررسی، نگهداری و خرید و فروش اموال است. با پیاده سازی درست حسابداری اموال و ثبت به موقع و صحیح اموال تحت مالکیت شرکت یا به عبارتی ثبت اموال در حسابداری، امکان کنترل سود و زیان­‌های احتمالی شرکت امکان پذیر می­‌شود.

اگر شما بخواهید به عنوان یک حسابدار در شرکت مشغول به کار شوید، باید بدانید که اموال و بدهی‌های شرکت دارای چه ماهیت و رویدادی در سازمان هستند، به عبارت ساده‌تر باید با مفاهیم اولیه حسابداری مقدماتی آشنا باشید، علاوه بر این مفاهیم باید کارکرد نرم افزار حسابداری را نیز بلد باشید. در مقاله پیش رو قصد داریم به توضیح موارد فوق بپردازیم.

انواع اموال در حسابداری

همانطور که می‌­دانید و در تعریف دارایی نیز بیان شد، به هر دارایی که در مالکیت شخص حقیقی یا حقوقی قرار دارد و شخص از مزایای مال تحت تملک در کوتاه مدت و بلندمدت بهره­‌مند می­‌شود اموال می‌گویند، این اموال در حسابداری در دو طبقه دارایی جاری و دارایی غیرجاری تقسیم بندی شده‌اند.

در آموزش ثبت دفتر اموال توضیح خواهیم داد که چگونه اموال را طبقه بندی کنید و سپس از طبقه بندی آن، لیست اموال شرکت را تهیه کنید تا بتوانید به اموال و دارایی موسسه دسترسی سریع داشته باشید.

دارایی جاری

هر شخص حقیقی یا حقوقی را که در نظر بگیرید، اموال و دارایی‌­هایی دارد که این دارایی‌­ها در کمتر از یک سال یا در طول یک دوره مالی امکان نقد کردن آن­‌ها وجود دارد، به عبارتی واحد اقتصادی این دارایی‌­ها را برای تبدیل به وجه نقد در یک سال مالی خریداری و نگهداری می­‌کند به این دارایی­‌ها، دارایی جاری گفته می‌شود.

انواع اموال که در حسابداری با آن‌ها سروکار داریم

دارایی غیر جاری

در مقابل دارایی­‌های جاری که قابلیت نقدشوندگی بالایی دارند، دارایی‌­هایی در یک شرکت یا واحد اقتصادی وجود دارد که شرکت با هدف استفاده بلندمدت خریداری و نگهداری می‌­کند، این دارایی­‌ها در آموزش ثبت دفتر اموال با نام دارایی غیرجاری مورد استفاده قرار گرفته‌اند.

طبقه بندی اموال و دارایی ثابت

شناسایی صحیح و طبقه‌بندی انواع دارایی‌ها در حسابداری شرکت­‌ها، به خصوص با هدف انطباق با استانداردهای حسابداری و دستورالعمل اموال و دارایی ثابت امری ضروری است، از جمله دارایی‌­های ثابت در هر شرکتی می‌توانیم به ماشین آلات، تجهیزات کامپیوتر، ساختمان اشاره کنیم.

طبق دستورالعمل‌­ها و استانداردهای حسابداری ایران، دارایی­‌های ثابت را شرکت برای استفاده طولانی مدت خریداری می­‌کند، این دارایی‌­ها دارای عمر مفید بیش از یک سال هستند و در جریان امور عادی شرکت‌­ها مورد استفاده قرار می­‌گیرند.

نحوه تهیه لیست اموال شرکت

بخش مهمی از سرمایه‌­گذاری­‌های هر کسب وکاری، اموال و دارایی­ ثابت آن کسب و کار است که در خصوص انواع اموال در حسابداری توضیحات لازم را ارائه دادیم. اگر شرکت­‌ها بخواهند اطلاعات دقیقی از اموال خود داشته باشند و این‌­که اموال در اختیار هر فرد شامل چه اموالی است، باید نسبت به تهیه و تنظیم لیست اموال شرکت در نرم افزار اموال اقدام کنند.

لیست اموال شرکت شامل یک صفحه که در سربرگ آن مشخصات شرکت، تاریخ تحویل و شماره و در بدنه مشخصات اموال شامل نام دارایی، تعداد، شماره امول است و در انتهای صفحه نیز باید مشخصات و امضاء تحویل گیرنده، تحویل دهنده و مسئول واحد قید شود.

لیست اموال شرکت را می‌توانید با نرم افزارحسابدای ابری نیز تهیه کنید تا در مواقع نیاز در هر مکانی به آن دسترسی داشته باشید.

نحوه سرشماری دارایی ها

سرشماری دارایی به معنی شمارش و محاسبه دارایی­‌های موجود در یک شرکت یا سازمان است. برای جلوگیری از اشتباه و کاهش خطای انسانی و همچنین به عنوان هویت گذاری دارایی، در هر شرکت به هر یک از دارایی­‌ها یک شماره منحصر به فرد اختصاص داده می­‌شود.

به عبارت ساده‌­تر سرشماری دارایی­‌ها یعنی این‌که مشخص شود، از یک نوع دارایی چند واحد در شرکت یا سازمان موجود است، برای راحت‌­تر شدن سرشماری به هر دارایی یک کد اختصاص داده می­‌شود و بعد از نصب برچسب بر روی دارایی موردنظر، شماره دارایی با تمامی مشخصات فنی و ارزش ریالی آن در دفتر اموال ثبت و نگهداری می‌­شود.

مزایا و معایب روش سنتی برای سرشماری اموال

در آموزش ثبت دفتر اموال گفتیم که برای سرشماری دارایی­‌ها در روش سنتی کد هر دارایی را بر روی کاغذ تنظیم شده یا همان لیست اموال تنظیم شده از قبل در مقابل مشخصات دارایی به صورت دستی ثبت می­‌کنیم. از جمله معایب این روش به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:

• • خطای انسانی در ثبت کد و مشخصات اموال افزایش می‌­یابد.
  • احتمال ثبت یک کد تکراری برای دو دارایی وجود دارد.
  • با توجه به ثبت مشخصات اموال بر روی کاغذ احتمال از بین رفتن لیست اموال بسیار زیاد است.
  • در روش سنتی بایگانی اسناد و مدارک مربوط به لیست اموال تهیه شده وقت گیر و هزینه بر است.
  • جستجوی یک دارایی مشخص در میان اسناد بایگانی شده با دشواری صورت می­‌گیرد.

با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی و پیدایش نرم افزارهای حسابداری و مالی که قابلیت ثبت و نگهداری مشخصات اموال در آن­‌ها به وجود آمده است، شاید نتوان مزایای زیادی برای روش سنتی در نظر گرفت، اما یکی از مزایای اصلی روش سنتی در سرشماری اموال به ثبت، نگهداری و کنترل اموال و دارایی هر شرکت می­‌توان اشاره کرد.

مزایا و معایب روش کدینگ اموال و پلاک کوبی

یکی از وظایف اصلی پرسنل هر شرکت به خصوص انباردار و یا جمعدار آن شرکت، حفظ و نگهداری اموال و دارایی مربوط به شرکت می‌باشد، برای حفظ و نگهداری این اموال یکی از روش‌­هایی که مورد استفاده قرار می­‌گیرد، استفاده از کدینگ اموال و پلاک کوبی است.

در روش کدینگ اموال به هر دارایی یک کد منحصر به فرد اختصاص داده می­‌شود، این کد در نرم افزار دارایی ثابت با مشخصات کامل دارایی مورد نظر ثبت و نگهداری می­‌گردد، در مقابل کد موردنظر بر روی برچسب­‌های مشخصی حک شده و بر روی دارایی مشخص چسبانده می­‌شود.

مزایای روش کدینگ اموال و پلاک کوبی را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم که می‌توانید پیش از استفاده از روش آن‌ها را مطالعه کنید.

آشنایی با مزیت‌های روش پلاک کوبی اموال

در مقابل مزایایی که در تصویر فوق ذکر شد، از جمله معایب این روش به هزینه اولیه برای خرید سیستم و نرم افزارهای موردنیاز، نیاز به آموزش پرسنل برای فراگیری کار با سیستم، مقاومت پرسنل در برابر تغییر در خصوص پرسنلی که با سیستم سنتی کار کرده­‌اند می‌­توانیم اشاره کنیم.

دفتر اموال چیست؟

شاید شما هم کارت­‌های ورود و خروج پرسنل هر شرکتی را قبل از استفاده از نرم افزارهای ورود و خروج دیده باشید، در این کارت‌­ها برای ثبت حقوق و دستمزد مشخصات پرسنل، کد شناسایی، ساعت و تاریخ ورود و خروج درج شده و در پایان ماه جهت کنترل و پرداخت حقوق به واحد مربوطه تحویل داده می­‌شود.

در خصوص اموال نیز کارت­‌هایی شبیه کارت ورود و خروج در گذشته در شرکت‌­ها مورد استفاده قرار می­‌گرفت که مشخصات اموال در این کارت‌­ها ثبت و نگهداری می‌­گردید، در نهایت اطلاعات این کارت­‌ها جمع آوری شده و در دفتر مشخصی به نام دفتر اموال ثبت و نگهداری می­‌گردید.

به طور خلاصه دفتر اموال دفتری است که در آن اطلاعات اموال و دارایی­‌های مربوط به شرکت ثبت می­‌گردد، در این دفتر علاوه بر مشخصات دارایی، شماره اموال، بهای تمام شده، هزینه استهلاک، ارزش دفتری، تاریخ مربوط به تعمیر یا تحویل یا به طور کلی ورود و خروج دارایی ثبت می‌­شود.

مهم ترین کاربرد دفتر اموال

دسترسی به موقع به اطلاعات اموال و دارایی­‌های شرکت یکی از عوامل مهم در موفقیت شرکت‌ها است. یکی از راه­‌های دسترسی سریع به اطلاعات اموال استفاده از دفتر اموال است. با ثبت اموال شرکت در دفتر ثبت اموال، شرکت می‌تواند نظارت دائمی بر اموال و دارایی­‌های خود داشته باشد.

در این نظارت دائمی شرکت در خصوص سالم یا معیوب بودن دارایی عمر مفید، هزینه استهلاک، ارزش دفتری دارایی، نیاز یا عدم نیاز به خرید یا تعویض دارایی اطلاعات لازم و کافی را کسب خواهد کرد.

آیا تهیه دفتر اموال اجباری است؟

در هر شرکتی با توجه به نیاز مدیران و تصمیم گیرندگان در خصوص اموال و دارایی‌­ها و همچنین الزام ثبت مشخصات اموال و داریی­‌ها و امکان تغییر و تحول در اموال، پس برای گزارش‌­گیری صورت سود و زیان و نظارت دقیق بر اموال و دارایی‌­های شرکت تهیه دفتر اموال الزامی خواهد بود.

چه کسی مسئول ثبت اطلاعات در دفتر اموال سازمان است؟

در شرکت‌­ها و سازمان­‌ها برای ثبت اطلاعات اموال و دارایی­‌ها در دفتر اموال، فردی به عنوان جمعدار اموال یا حسابدار اموال استخدام می­‌شود، علاوه بر ثبت اطلاعات در دفتر اموال، جمعدار اموال یا همان حسابدار اموال دارای وظایفی می‌باشد که باید به همگی آن‌ها رسیدگی کند. تمامی وظایف جمعدار اموال را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم.

وظایفی که جمعدار اموال باید به خوبی آن‌ها را انجام دهد

از دیگر وظایف حسابدار اموال می‌توانیم به موارد زیر نیز اشاره کنیم:

• • تحویل اموال به متقاضی و دریافت رسید مربوطه مطابق دستورالعمل‌­های ابلاغی
  • تطبیق صورت ریز اموال ثبت شده در دفاتر اموال سازمان با دفاتر مالی واحدها

نحوه ثبت اموال در دفتر اموال

همانطور که در مطالب قبل نیز اشاره شد، دارایی­‌ها و اموال به عنوان یکی از عوامل تعیین کننده در رابطه با ادامه و بقای شرکت است. با هدف نگهداری اموال و جلوگیری از سو استفاده­‌های احتمالی هر شرکت یا سازمانی باید نسبت به تهیه دفتر اموال و ثبت اطلاعات اموال در آن اقدام نمایند. نحوه ثبت دفتر اموال یا شیوه ثبت اطلاعات اموال شامل موارد زیر می‌باشد:

• • زمان خرید، قیمت یا بهای تمام شده خرید باید ثبت شود.
  • مشخصات فنی دارایی خریداری شده و همچنین طول عمر مفید باید در دفتر ثبت اموال ثبت شود.
  • زمان شروع استهلاک دارایی و هزینه استهلاک سالیانه ثبت شود.
  • پلاک گذاری دارایی که نشان دهنده محل استقرار و تعداد دارایی است باید انجام شود و شماره پلاک در دفتر ثبت گردد.
  • اطلاعات مربوط به تعمیرات اساسی دارایی ثابت باید ثبت شود.

روش کد گذاری اموال

به عملیات تخصیص دادن یک کد یا یک نام برای یک دارایی کدینگ اموال می­‌گویند، با استفاده از کدینگ اموال به هر دارایی یک کد منحصر به فرد اختصاص داده شده و اطلاعات مربوط به آن دارایی در سیستم و یا دفتر اموال در آن کد موردنظر ثبت، ذخیره و نگهداری می­‌شود.

از رایج‌ترین روش‌های کد گذاری اموال طبق آموزش ثبت دفتر اموال (Property Book Registration Training) به کدگذاری کالا با اعداد ترتیبی، کدگذاری کالا با اعداد گروهی، کدگذاری با حروف الفبا و کدگذاری با اعداد اعشاری می­‌توانیم اشاره کنیم.

برای کدگذاری اموال ابتدا باید لیستی از تمام دارایی‌­ها و اموال را تهیه کنید و سپس به هر دارایی یک کد اختصاص بدهید، بعد از این مرحله کدهای تخصیصی را به وسیله برچسب و یا پلاک کوبی به دارایی­‌های موردنظر بچسبانید؛ کدگذاری اموال را هم می‌­توانید به صورت دستی و بر روی لیست تهیه شده کاغذی ثبت کنید و هم می­‌توانید از نرم افزارهای حسابداری کمک بگیرید.

استاندارد کدینگ اموال

در آموزش ثبت دفتر اموال به کدگذاری اشاره کردیم. به عملیات تخصیص یک شماره، حروف یا ترکیبی از هر دو و به طور کلی یک کد به یک دارایی خریداری شده کدینگ اموال می‌­گویند.

به زبان ساده‌­تر به هر دارایی یک کد تخصیص داده می‌­شود و بعد از ثبت مشخصات دارایی در دفتر ثبت اموال، کد مربوطه نیز در همان صفحه درج می­‌گردد، که این امر منجر به آسان‌­تر شدن فرآیند انبارداری می­‌شود.

روش کد گذاری اموال در حوزه حسابداری بسیار متعدد است، این کدگذاری می‌­تواند دارای مفهوم و یا بدون مفهوم باشد. از کدینگ استاندارد که یک روش کدگذاری بین المللی و برای تبادلات در سطح جهانی است، برای راحت‌تر کردن تبادل اطلاعات و کاهش درصد خطا استفاده می­‌گردد.

نمونه کدینگ اموال

برای ثبت شماره اموال، شما می‌­توانید از کدینگ­‌های حسابداری استفاده کنید، برای درک بهتر آموزش ثبت دفتر اموال در ادامه نمونه کدینگ اموال را آورده‌ایم تا بتوانید هنگام کدگذاری آن‌ها را در نظر بگیرید.

فرض کنید شرکت شما اقدام به خرید یک دستگاه پرینتر برای واحد اداری نموده است، کدینگ اموال این دارایی با استفاده از کدینگ­‌های حسابداری با توجه به این‌که به عنوان یک دارایی ثابت به حساب می‌آید، به شرح کدهای زیر می‌باشد:

• • گروه: دارایی­‌های غیر جاری کد 12
  • کل: دارایی‌­های ثابت مشهود کد 10
  • معین: اثاثه و منصوبات کد 009
  • تفضیلی یک: تجهیزات اداری واحد اداری 321
  • تفضیلی دو: پرینتر HP کد 1

در نهایت با قرار دادن کدهای فوق در کنار هم به رقم 12100093211 می­‌رسید که این کد نمایان­گر کد اموال پرینتر HP خریداری شده برای واحد اداری سازمان می‌باشد.

روش حسابداری ثبت دفتر اموال

برای برنامه ریزی دقیق و گزارش‌­گیری مالی، ارزش گذاری دارایی­‌ها و اموال در هر شرکتی ضروری است، زیرا ارزش گذاری صحیح اموال برای درک جریان نقدی و سرمایه در گردش واحد تجاری اهمیت بسیاری دارد، علاوه بر ارزش گذاری طبقه بندی صحیح اموال و دارایی­‌ها نیز از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. روش ثبت حسابداری اموال به شرح موارد ذکر شده در تصویر زیر می‌باشد.

روش‌های ثبت اموال در دفاتر سازمان

اکنون که در آموزش ثبت دفتر اموال با روش‌های ثبت آشنا شدید، بهتر است که چگونگی عملیات ثبت هر روش را نیز بیاموزید، تا در زمان نیاز به مشکل برنخورید.

• ثبت دارایی: در اولین مرحله باید دارایی خریداری شده در دفاتر ثبت شود. نحوه ثبت دارایی در دفتر اموال در ادامه شرح داده شده است.،اما به طور کلی با خرید دارایی، طرف بدهکار دارایی خریداری شده و طرف بستانکار نحوه تسویه بدهی خواهد بود.

• استهلاک: همانطور که می‌­دانید با گذشت زمان دارایی ثابت مستهلک می­‌شود، علاوه بر ثبت خرید دارایی باید با استفاده از روش‌­های تعیین استهلاک، نسبت به ثبت هزینه استهلاک دارایی ثابت نیز اقدام شود.

• طول عمر مفید: هر دارایی ثابت که در نظر بگیرید، مطابق دستورالعمل‌­های ابلاغی دارای یک عمر مفید مشخصی است که بعد از گذشت آن مدت، باید دارایی مذکور اسقاط شده و یا فروخته شود. در این مرحله تمامی هزینه­‌های استهلاک بدهکار و حساب دارایی ثابت بستانکار می­‌شود.

نحوه ثبت دارایی ثابت

یکی از اجزای مهم دارایی‌­های هر واحد اقتصادی، دارایی ثابت آن واحد است. در نتیجه حسابداری دارایی ثابت در هر شرکتی نیز از اهمیت فوق العاده­‌ای برخوردار می‌باشد. با توجه به این‌که عملیات مربوط به خرید، محاسبه استهلاک، اسقاط و فروش دارایی ثابت نیاز به سند حسابداری دارد، یک حسابدار باید نحوه ثبت دارایی ثابت را به خوبی فرا بگیرد.

برای آشنایی بیشتر با این مبحث علاوه بر فراگیری آموزش ثبت دفتر اموال در ادامه نحوه ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه، ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت، ثبت اموال غیرمنقول نیز آورده شده است.

ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه

شرکتی که شروع به فعالیت می­‌کند و همچنین در طول دوره فعالیت خود حتی به دفعات متعدد برحسب نیاز اقدام به خرید اثاثیه می‌کند، با هدف کنترل و امکان تهیه گزارش و در نهایت محاسبه سود و زیان شرکت در پایان دوره مالی، باید نسبت به ثبت سند حسابداری اموال و اثاثیه خریداری شده اقدام کند. نحوه ثبت سند حسابداری اثاثیه به شرح ثبت زیر می‌باشد:

ثبت سند حسابداری خرید دارایی ثابت

یکی از معمول­‌ترین اقدامات صورت گرفته در هر شرکتی خرید دارایی ثابت است. همزمان با خرید دارایی ثابت باید واحد مالی با اخذ مستندات مربوطه نسبت به ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت اقدام کند. براساس آموزش ثبت دفتر اموال ثبت حسابداری خرید دارایی ثابت با احتساب مالیات شرکت‌ها و بدون احتساب آن به شرح تصویر زیر می‌باشد.

نحوه ثبت در زمان خرید دارایی ثابت در زمانی که مشمول ارزش افزوده شود یا خیر

ثبت اموال غیر منقول

هر شرکت یا هر کسب وکاری را که در نظر بگیرید، دارای اموالی از جمله زمین، ساختمان هستند که امکان جابجایی این اموال وجود ندارد و یا در صورت جابجایی اموال یاد شده امکان آسیب به محل قرارگیری وجو دارد. به این اموال در حسابداری اموال غیر منقول می‌گویند.

ثبت اموال غیر منقول در واقع همان ثبت حسابداری دارایی ثابت است که در آموزش ثبت دفتر اموال توضیح داده شد، یعنی با خرید اموال غیر منقول یک سند حسابداری صادر می­‌شود که طرف بدهکار آن مربوط به ثبت اموال غیرمنقول خریداری شده است و طرف بستانکار سند نیز مربوط به وجه نقد یا بانک و یا حساب­‌های پرداختنی است.

ثبت اموال امانی

شاید دیده باشید که یک شرکت اموال خود را بنابر علتی به صورت امانی و بدون انتقال مالکیت در اختیار شرکت دیگری قرار می‌­دهد، طبق آموزش ثبت دفتر اموال ابتدا اموال امانی باید تحویل انبار شود و رد آن در انبار قابل پیگیری باشد، باید سند مربوط به ثبت اموال امانی به صورت ثبتی که در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، انجام شود.

نحوه ثبت اموال امانی در دفاتر حسابداری سازمان

نتیجه گیری

آموزش ثبت دفتر اموال در حسابداری یکی از مباحث مهم به شمار می‌آید که هر حسابداری باید از پایه آن را آموخته باشد تا بتواند در محیط کاری برای طبقه بندی اموال و در زمان ثبت و تهیه لیست اموال شرکت از آن استفاده کند. آموزش ثبت دفتر اموال به روش‌های مختلفی انجام می‌شود که امروزه با استفاده از نرم افزارهای حسابداری و مالی نیز قابل اجرا است.

در مقاله‌ای که خواندید، سعی داشتیم تمام مفاهیم و روش‌های ثبت اموال و تهیه لیست دارایی جاری و غیرجاری شرکت را با کمک نرم افزار اموال شرح دهیم تا بتوانید برای دسترسی آسان و سریع به لیست اموال از این روش‌ها استفاده کنید. در انتها اگر سوال و یا پیشنهادی در این خصوص دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید تا در اسرع وقت پاسخ دهیم.