انواع دوایر و شعب همراه با آموزش حسابداری و ثبت اسناد

دوایر و شعب واحدهای تجاری و بازرگانی هستند که مانند مباحث دیگر حسابداری دارای تعاریف متعدد و انواع مختلفی هستند که امروزه با توجه به گسترش شرکت‌ها و موسسات بوجود می‌آیند اما باید برای راه‌اندازی نکات و قوانینی را رعایت کنند تا بعدها دچار مشکل نشوند.

دوایر و شعب هر دو دارای انواع مختلفی هستند که در طول این مقاله خواهید خواند. پس ما در این مقاله تصمیم گرفته‌ایم تعاریف دوایر و شعب ، ثبت اسناد دوایر و شعب در برنامه حسابداری، تفاوت دوایر و شعب و مثال‌هایی در این باب بیاوریم تا کامل‌تر و روشن‌تر، مسائل دوایر و شعب را بشناسید و درک عمیق‌تری نسبت به این مباحث در دنیای کار و تحصیل داشته باشید.

دوایر چیست؟

شاید بارها پش از شنیدن دوایر حسابداری، از خودتان سوال پرسیده باشید که تعریف دوایر چیست؟ تعریف دوایر بسیار آسان و قابل فهم است. به فروشگاه‌هایی که در یک محل، کالاهای مختلف را در قسمت‌های مجزا تحت نظر مدیریت به فروش می‌گذارند؛ دوایر گفته می‌شود. مانند فروشگاه‌های مواد غذایی و فروشگاه‌های تعاونی

دوایر در حسابداری چیست؟

حالا که با تعریف دوایر آشنا شدید شاید بهتر است بدانید دوایر حسابداری چیست و چه کاربردی دارد. دوایر به خط تولید مربوط است و به همین دلیل به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. دوایر به فروشگاه و موسساتی اطلاق می‌شود که به صورت دایره دایره هستند و هر دایره محصول خاصی را در معرض فروش گذاشته است.

انواع دوایر حسابداری عبارتند از:

1. دوایر عملیاتی (تولیدی)
2. دوایر کیفیت
3. دوایر خدماتی

هرکدام از انواع دوایر حسابداری توضیح منحصر به خودشان را دارند که در طول مقاله به شرح هریک از آن ها خواهیم پرداخت.

دوایر عملیاتی

دوایر عملیاتی چیست؟ اولین دایره از انواع دوایر ، دوایر عملیاتی است که به دوایر تولیدی هم معروف می باشد. به زبان ساده و دقیق اگر بخواهیم بگوییم دوایر عملیاتی چیست باید بگوییم که دوایری هستند که به طور مستقیم در روند تولید اثر می‌گذارند. اما بهترین نرم افزار حسابداری تولیدی کدام است؟

دوایر عملیاتی در انواع دوایر و شعب

دوایر خدماتی

یکی دیگر از انواع دوایر حسابداری، دوایر خدماتی است، اگر بخواهیم به زبان علمی و دقیق بگوییم که دوایر خدماتی چیست باید بگوییم که برعکس دوایر عملیاتی عمل می‌کند و بطور مستقیم در تولیدات موسسات اثر نمی‌گذارد.

دوایر کیفیت

آخرین نوع از انواع دوایر حسابداری، دوایر کیفیت می باشد که کاربرد و هدف آن نیز از نامش پیداست. به زبان خودمانی تر اگر بخواهیم بگوییم؛ دوایر کیفیت، دوایری هستند که در آن کنترل و نظارت بر روی کیفیت محصولات انجام می شود.

حساب سود و زیان در دوایر چگونه است؟

در خرید کالا توسط دوایر حساب خرید بدهکار می شود و کالای خریداری شده به حساب معین خرید آن دایره نیز منظور می شود، از طرفی با فروش کالا توسط دوایر حساب فروش بستانکار می گردد و در حساب معین فروش دایره مربوطه نیز منظور می شود. باید توجه داشته باشید هزینه های مستقیمی که به هر دایره مربوطه می‌شود به همین شکل ثبت می گردد. ما در مقاله ای دیگر به صورت کامل به سود و زیان پرداخته ایم، شما می توانید برای افزایش اطلاعات خود در این زمینه مقاله صورت سود و زیان را مطالعه کنید.

آشنایی با دوایر

هزینه‌های غیرمستقیم دوایر چیست؟

هزینه‌های دوایر حسابداری در نرم افزار حسابداری ابری به دو دسته هزینه های مستقیم و هزینه های غیرمستقیم تقسیم می‌شوند.

هزینه‌های مستقیم: هزینه‌هایی هستند که کاملا برای هر فروشگاه مشخص بوده و مجزا حساب و تسویه می‌شوند.

هزینه‌های غیرمستقیم: هزینه‌هایی هستند که به صورت عمومی و کلی در موسسات اعمال می‌شوند و سهم هر فروشگاه از این هزینه ها مشخص نیست. مانند هزینه اجاره، هزینه آب و برق، هزینه تعمیرات و …

شعب به چه معناست؟

شعب چیست؟ شاید بارها از خودتان پرسیده باشید که شعب چیست و چه تاثیری در حسابداری و ثبت‌های آن دارد. ما در این مبحث پاسخ سوال شعب چیست را خواهیم داد و انواع شعب را هم نام خواهیم برد.

شعب: شعب واحدهای تجاری یک موسسه و شرکت بازرگانی است که دور از مرکز اصلی به منظور گسترش فعالیت تجاری آن شرکت تاسیس شده است.

شعبه تمامی فعالیت‌های خود را باید تحت دستور مرکز اصلی انجام دهد و واحد مستقلی نیست و به همین دلیل باید تمامی دستورات موسسه اصلی را اجرا نماید.

فرق شعبه و دوایر

تا این بخش به تعریف دوایر و تعریف شعب پرداختیم، حال قصد داریم تفاوت دوایر و شعب را بررسی کنیم. دوایر در یک محل در غرفه‌های مجزا محصولات متفاوت را به فروش می‌رسانند، از طرفی دیگر شعب در منطقه‌های مختلف دور از شرکت اصلی به منظور گسترش تجارت راه‌اندازی می‌شود. بنابراین تفاوت دوایر و شعب در این است که دوایر در یک محل و شعب در منطقه‌های مختلف و گاهی خارج از کشور تاسیس می‌شود.

تفاوت دوایر و شعب

نمایندگی چیست؟

نمایندگی عبارت است از شخص حقیقی یا حقوقی شرکت و موسسه که به نام و حساب شرکت تمامی عملیات‌های شرکت را انجام می‌دهد و معاملات را سر می‌گیرد. دقت داشته باشید که شرکت های سهامی عام و خاص نیاز به اساسنامه برای تعیین روابط شرکا با یکدیگر دارند.

تفاوت شعبه و نمایندگی

ممکن است برایتان سوال باشد که حالا نمایندگی چه فرقی با شعبه یا شعب دارد؟ تفاوت شعبه و نمایندگی کاملا مشخص است. ما در تعریف شعبه گفتیم واحد تجاری که در منطقه‌ی دیگر برای هدف گسترش فعالیت شرکت تاسیس می‌شود. اگر میخواهید اطلاع کامل تری درباره شرکت های تجاری کسب کنید، مطالعه مقاله شرکت های تجاری را فراموش نکنید.

در تعریف نمایندگی نیز گفتیم شخص حقیقی یا حقوقی تام الاختیاری که به نام شرکت معاملات را انجام می‌شود. پس تفاوت شعبه و نمایندگی در مسئولیت اختیارات آن‌هاست؛ یعنی در شعبه اختیار با شرکت اصلی است و در نمایندگی اختیارات با خود نمایندگی است.

انواع شعب

شعب واحدهای تجاری دور از مرکز اصلی است که دارای انواع مختلفی می باشد، انواع شعب عبارتند است از:

1. شعب مستقل
2. شعب غیر مستقل
3. شعب خارجی

شعب مستقل

شعب مستقل که اولین نوع از انواع شعب می باشد، می‌تواند فعالیت‌هایی را به صورت مستقل انجام دهد، یعنی فراتر از قوانین پشتیبانی و اجرایی عمل کند. این عمل به صورت قانونی به شعبه‌های مستقل داده شده است که گاهی فعالیت‌های اقتصادی را به صورت مستقل انجام دهند.

شعب مستقل می‌تواند برای شعبه خود پسوند اسمی مستقل و مشخصی نامگذاری کند، اما باید در فعالیت‌ها از اسم و فرم شرکت اصلی یا همان شرکت مادر هم نام ببرد.

وابستگی در دوایر و شعب

شعب غیر مستقل

شعب غیرمستقل دومین نوع از انواع شعب هستند و به عنوان شعب وابسته هم نامیده می‌شوند؛ شعبه‌هایی هستند که در انجام و اداره فعالیت‎های تجاری خود هیچ دخل و تصرفی ندارند و تمامی امورات آن ها از طرف شرکت اصلی انجام می‌شود. در شعب غیرمستقل محدودیت‌هایی وجود دارد.

به طور مثال، شعب وابسته نمی‌توانند بدون اجازه شرکت اصلی محصولی را به صورت نسیه به فروش برسانند و یا به یک مشتری تخفیف دهند و حتی اختیار تعیین قیمت محصولات را هم ندارند.

در شعب وابسته نیازی به تهیه دفاتر حسابداری نیست، زیرا باید در پایان هر 24 ساعت لیست فروش و دریافت را به شرکت اصلی ارسال نمایند.

شعب خارجی

شعب خارجی که سومین نوع از انواع شعب هستند، واحدهای تجاری می باشند که در کشور دیگر راه‌اندازی و تاسیس می‌شوند. به طور مثال اگر مرکز اصلی ایران است؛ شعب خارجی آن خارج از ایران تاسیس می‌شود.

آموزش حسابداری شعب

ما در این قسمت، قصد داریم آموزش حسابداری شعب را با شرح یک مثال توضیح دهیم. آموزش حسابداری شعب باید با توجه به نوع شعب انتخاب شود و روش‌های قیمت‌گذاری و ارسال کالا هم در آن رعایت شود. در ادامه مقاله هم روش‌های قیمت‌گذاری و هم آموزش حسابداری شعب را به طور کامل شرح خواهیم داد. همچنین به شما پیشنهاد میکنیم برای اطلاع از نحوه تهیه صورت های مالی در فرم پیشنویس، به مقاله کاربرگ حسابداری مراجعه کنید.

مثال: موسسه الکترونیک شهر اصفهان در شهر یزد شعبه‌ای غیرمستقل دارد، که فعالیت‌های شعبه غیرمستقل به صورت زیر است:

فروش روزانه در تاریخ 23 شهریور                    5,000,000 ریال

کالای برگشتی در همان تاریخ                         900,000 ریال

فروش نسیه در تاریخ 23 شهریور ماه             10,000,000 ریال

عملیات‌های فوق را ثبت کنید.

ثبت عملیات فوق:

توضیح: چون در سوال آمده است که در شعب غیرمستقل این اتفاق افتاده، پس باید تمامی ثبت‌ها در دفاتر شرکت اصلی ثبت شود و نیازی نیست در دفاتر شعب غیرمستقل چیزی ثبت کنیم. همچنین گفتیم شعب غیرمستقل باید روزانه لیست معاملاتش را برای شعبه مرکزی بفرستد تمامی اتفاقات فوق نیز در یک روز انجام شده است.

روش‌های ارسال کالا به شعب

ارسال کالا به شعب می‌تواند روش‌های مختلفی داشته باشد و براساس آن محصولات ارسال شود. این کار باعث تشخیص قیمت کالا و جزئیات بیشتر می‌شود که برای هر موسسه‌ای الزامیست. روش ارسال کالا به شعبه می‌تواند کمک کند که ثبت حسابداری آن را آسانتر انجام دهیم.

3 روش ارسال کالا از مرکز به شعبه

در حسابداری شعب روش‌های ارسال کالا از مرکز به شعبه، به سه دسته کلی تقسیم می شوند که عبارتند از:

1. روش قیمت تمام‌ شده
2. روش قیمت تمام‌ شده + درصدی از بهای تمام شده
3. قیمت فروش

روش قیمت تمام شده

اولین روش ارسال کالا از مرکز به شعبه در حسابداری شعب، روش قیمت تمام‌شده است. حالا می‌خواهیم بدانیم قیمت تمام شده چیست و چه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد.

گاهی در موسسات اتفاق می‌افتد که نمی‌توان قیمت فروش را تعیین کرد و از طرفی هم نمی‌توان محصولات را به مدت طولانی در انبار نگه‌داشت مانند محصولاتی که تاریخ انقضا دارند و پس از گذشت چند ماه دیگر نمی‌توانم آن‌ها را استفاده کرد در این مواقع ما برای جلوگیری از این اتفاق باید از روش بهای تمام شده استفاده کنیم. در این بخش با ذکر یک مثال به آموزش روش بهای تمام شده در حسابداری شعب می پردازیم، که شما بهتر این مبحث را یاد بگیرید.

در صورتی که علاقمند به یادگیری مباحث و حل مشکلات و چالش های انبارداری هستید، می‌توانید مقاله مدیریت انبار را مطالعه کنید. همچنین برای اطلاع از امکانات و مزایا بهترین نرم افزار انبارداری به صفحه خرید نرم افزار انبارداری مراجعه نمایید.

مثال: شرکت آریان در همدان شعبه‌ای غیرمستقل در کبودرآهنگ افتتاح کرد، که ارسال کالا به این شعبه را به روش قیمت تمام‌شده داشته است.

فعالیت شعبه در یک دوره به شرح زیر است:

مطلوبست ثبت تمای عملیات‌های فوق و بستن حساب‌ها به روش قیمت تمام‌شده

پاسخ:

1: موجودی شعبه          10,000,000

کالای ارسالی به شعبه     10,000,000

2: کالای برگشت خورده به مرکز   100,000

موجودی شعبه    10,000

3: حساب دریافتنی 200,000

موجودی شعبه   200,000

4: هزینه مطالبات سوخت شده         170,000

بدهکاران            170,000

5: صندوق        500,000

موجودی شعبه     500,000

6: موجودی پایان دوره 250,000

موجودی شعبه        250,000

7: موجودی شعبه        90,000

صندوق      90,000

روش قیمت تمام شده + درصدی از بهای تمام شده

دومین روش ارسال کالا به شعب، روش قیمت تمام‌شده به علاوه درصدی از بهای تمام شده است. گاهی در دنیای تجارت اتفاق می‌افتد که می‌توانیم قیمت فروش را پیش‌بینی و درصدی را روی قیمت فروش به عنوان سود اضافه کنیم.

در این مواقع که امکان پیش‌بینی وجود دارد از روش قیمت تمام‌شده به علاوه درصدی از بهای تمام شده استفاده می‌کنیم و به همین خاطر سودناویژه تقریبی را محاسبه شده می‌دانیم و در حسابی تحت عنوان «ذخیره سود تحصیل نشده» ثبت می‌کنیم.

قیمت فروش

سومین و آخرین روش ارسال کالا از مرکز به شعب، روش قیمت فروش است. گاهی پیش می‌آید که مرکز می‌تواند هم قیمت فروش را پیش‌بینی و تعیین کند و هم می‌تواند کالا را در بازار انحصاری قرار دهد تا نرخ فروش آن ثابت بماند در این مواقع از روش قیمت فروش استفاده می‌شود.

در روش قیمت فروش ارسال کالا به شعبه به منزله‎ی فروش خالص شعبه است و نکته‌ای که در این روش باید به خاطر داشته باشید این است که در روش قیمت فروش ما سود و زیان تفکیکی هر شعبه را نداریم بلکه یک صورت مالی سود و زیان کلی در مرکز اصلی تهیه و ثبت می‌شود. درباره ماهیت فروش در حسابداری چه میدانید؟ آیا فروش ماهیت بستانکار دارد؟

بررسی قیمت فروش در دوایر و شعب

روش‌های قیمت‌گذاری کالاهای ارسالی به شعب

بعد از ارسال کالا به شعب، ما باید روش‌های قیمت گذاری کالاهای ارسالی به شعب را بلد باشیم، که این قیمت گذاری به سه شیوه مورد استفاده است.

1. مرکز می‌تواند کالا را به قیمت تمام شده به شعبه بفرست.
2. مرکز می‌تواند کالا را به قیمت تمام شده بفرستد و درصدی را روی قیمت تمام شده بکشد.
3. شعبه توانایی شناسایی سود را ندارد، زیرا محاسبه سود در مرکز اصلی با استفاده از مابه‌التفاوت قیمت فروش و قیمت تمام شده تعیین می‌گردد، که اگر این اتفاق بیفتد شعبه تنها متحمل زیان خواهد بود.

توجه داشته باشید که گزینه 2 مورد توجه تمامی مدیران و روشی کاربردی است.

ثبت و نگهداری مدارک و اسناد حسابداری در شعب و مرکز

زمانی که یک شرکت یا موسسه به دلیل حجم عظیم فعالیت و معاملات اقدام به تاسیس شعب در اقصی نقاط کشور یا اقدام به راه‌اندازی شعب خارجی می‌کند؛ هم مرکز اصلی و هم شعب باید اصولی که در استانداردهای حسابداری آمده است را رعایت کنند.

در خصوص ثبت و نگهداری مدارک و اسناد، اگر شعبه به طور مستقل اقدام به نگهداری و ثبت دفاتر قانونی کند یعنی از روش غیرمتمرکز استفاده شده است و با این کار باید در پایان هر دوره مالی در شعبه تراز آزمایشی را تهیه و به شرکت اصلی ارسال نماید. اگر برای تهیه تراز آزمایشی نیاز به تکمیل اطلاعات خود دارید و یا در تهیه آن به مشکل خورده اید، حتما مقاله تراز آزمایشی را مطالعه کنید.

نتیجه گیری

فروشگاه‌هایی که در یک محل، کالاهای مختلف را در قسمت‌های مجزا تحت نظر مدیریت به فروش می‌گذارند، دوایر و واحدهای تجاری یک موسسه و شرکت بازرگانی، که دور از مرکز اصلی به منظور گسترش فعالیت تجاری آن شرکت تاسیس شده اند شعب نامیده می شوند.

در این مقاله به صورت کامل به معرفی دوایر و شعب و نمایندگی، تفاوت دوایر و شعب ، تفاوت شعبه با نمایندگی و …. پرداختیم. درصورتی که این مقاله برای شما مفید بوده است و سوال یا نظری درباره آن دارید، از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.