آموزش ثبت اسناد خزانه داری

ثبت اسناد خزانه داری چگونه باید انجام شود؟ یکی از واحدهای مهم هر سازمان یا شرکتی، واحد مالی آن سازمان است، زیرا واحد مالی در برنامه حسابداری، یکی از اصلی‌­ترین مسائل سازمان یعنی با بحث مالی سازمان در ارتباط است. در این واحد ثبت، کنترل و نگهداری تمامی مراودات مالی سازمان و تمامی گزارش‌­های موردنیاز در این واحد تهیه و ارائه می­‌شود.

در مقاله پیش‌رو سعی کرده‌ایم تمامی نکات اسناد خزانه داری، ثبت و ابطال اسناد، حسابداری خزانه داری را با توجه به آموزش حسابداری بازار کار شرح دهیم، تا بتوانید کلیه‌ی مفاهیم مهم در این زمینه را آموزش ببینید و متوجه شوید در زمان صدور و یا عدم صدور چک چه ثبت‌هایی باید در دفاتر انجام شود.

اسناد خزانه داری چیست؟

یکی از بخش­‌های عملیاتی مهم و حساس در واحد حسابداری و مالی، خزانه داری است. در واقع خزانه داری فعالیتی است که در آن قسمت سرمایه­‌های نقدی مربوط به واحد تجاری یا سازمان، نگهداری و سازماندهی می­‌شود، به طور مشخص در این بخش ثبت اسناد دریافتنی و پرداختنی یا ثبت اسناد خزانه داری در حسابداری انجام می­‌گردد.

حال که با مفهوم خزانه داری آشنا شده‌­اید، بهتر است بدانید که بخش خزانه، دارای اسناد و مدارکی است که از طریق این اسناد و مدارک خزانه‌دار اقدام به ثبت عملیات حسابداری دریافت و پرداخت می­‌کند.

این اسناد شامل انواع چک­‌های دریافتنی، پرداختنی، چک­‌ها و سفته‌های مربوط به ضمانت‌­ها و تعهدات است. ممکن است برخی از افراد ندانند که سفته چیست و باید پیش از اقدام هر کاری، اطلاعات خود را نسبت به این مفاهیم بالا ببرند.

حسابداری خزانه داری

در نگاه اول می‌­بینید که خزانه داری در حسابداری تعریف می­‌شود، اما در صورتی که بخواهید در واحد مالی به خصوص بخش خزانه داری یک شرکت، مشغول به فعالیت شوید، بهتر است بدانید که خزانه، حسابداری مخصوص به خود را دارد. یکی از اقدامات مهم برای موفقیت فارغ التحصیلان حسابداری، گذارندن برنامه خزانه داری است.

عملیات نقدی شرکت مربوط به حساب­‌های شرکت مانند صندوق، تنخواه و بانک است، در این حساب­‌ها با واریز یا برداشت وجه نقد، خزانه دار باید نسبت به ثبت اسناد خزانه داری مربوط به دریافت یا پرداخت وجه نقد اقدام کند. با انجام این فرآیند یک طرف از حساب‌ها بدهکار و طرف دیگر بستانکار می­‌شود.

پیش از ثبت زدن، خزانه دار باید با ماهیت حساب‌ها آشنا باشد، تا بتواند به درستی عملیات را به پایان برساند. علاوه بر عملیات نقدی صورت گرفته در واحد تجاری یا شرکت، عملیات غیرنقدی متعددی نیز در آن رخ می‌­دهد، این عملیات که به طور معمول به صورت یک تعهد ثبت می­‌گردد.

انواع اسناد خزانه داری

تمامی عملیات خزانه داری در حسابداری به کمک اسناد صورت می‌­گیرد. از جمله اسنادی که در خزانه داری مورد استفاده قرار می­‌گیرد می‌توانیم به اسناد دریافتنی و پرداختنی مانند چک­‌های دریافتی از مشتریان یا چک­‌های برگشتی، اسناد مربوط به ضمانت نامه، اسناد مالی مربوط به خزانه اشاره کنیم.

اسناد دریافتنی و پرداختنی چیست؟

حتما شما هم در معاملات روزانه شخصی نیز با خرید و پرداخت در آینده مواجه شده‌­اید. شرکت‌­ها نیز از این قاعده مستثنی نیستند و در مواردی دریافت و پرداخت‌­ها را به صورت مدت­‌دار و تعهد طرف­‌های مقابل به یکدیگر انجام می­‌دهند. در این شیوه برای اطمینان از پرداخت در آینده شرکت­‌ها اقدام به اخذ اسنادی مانند چک، سفته، ضمانت­نامه می­‌نمایند.

در حسابداری اسناد یاد شده که در معامله مدت‌­دار شرکت­‌ها مورد استفاده قرار می‌­گیرند، به عنوان اسناد دریافتنی و پرداختنی و یا به عبارتی اسناد خزانه داری شناخته می­‌شوند، با دریافت یا پرداخت اسناد خزانه داری، خزانه داری شرکت باید اقدام به ثبت اسناد خزانه داری نماید.

نحوه ثبت اسناد خزانه داری در حسابداری

در مطالب قبل به این نکته اشاره شد که شرکت­‌ها با هدف مدیریت اسناد دریافتنی و پرداختنی، ثبت و ضبط چک‌­ها، ضمانت­نامه­‌ها بخش خزانه داری را راه اندازی می­‌کنند. عملیات ثبت اسناد خزانه داری بر روی اسنادی مانند اسناد دریافتنی، اسناد پرداختنی و سایر اسناد مربوطه انجام می­‌گیرد.

اسناد دریافتنی

اسناد دریافتنی چیست؟ در معاملات روزمره بنا به صلاحدید اشخاص، معاملات به صورت نسیه یا تعهدی صورت می‌­گیرد، در این گونه از معاملات مقرر می­‌گردد که شخص بدهکار در تاریخ مشخصی اقدام به پرداخت وجه معین نماید. برای جلوگیری از کتمان و مشکلات بعدی، شخص طلبکار از فرد بدهکار اسنادی مانند چک یا سفته دریافت می­‌کند.

چک رمزدار یا سفته­ دریافت شده در اسناد حسابداری و خزانه­‌داری شخص طلبکار به عنوان اسناد دریافتنی ثبت و نگهداری می­‌گردد، در زمان سررسید، فرد طلبکار با هدف دریافت وجه، چک دریافت شده را به بانک ارسال می‌کند و در صورت عدم موجودی، معمولا چک عودت داده می‌شود.

تفاوت حساب‌های دریافتنی با اسناد دریافتنی

بدهکار یا بدهکاران مطابق اسناد دریافتنی متعهد می­‌شوند که در زمان تعیین شده مبلغ مشخصی را بابت بدهی خود به طرف مقابل پرداخت کنند، به این اوراق یا اسنادی که در دست طلبکار است، از دید طلبکار و در حسابداری با عنوان اسناد دریافتنی شناخته می‌شوند.

در حساب‌­های دریافتنی یا ثبت سند حساب دریافتنی، بدهکار متعهد می­‌گردد که مبالغی بابت بدهی خود، به طلبکار بپردازد اما تفاوتی که با اسناد دریافتنی دارد، در این است که در حساب­‌های دریافتنی، طلبکار هیچ گونه اسنادی از بدهکار در قبال طلب خود دریافت نمی­‌کند، به همین علت در حساب‌های دریافتنی احتمال وصول مطالبات، کمتر از اسناد دریافتنی است.

اسناد پرداختنی

یکی دیگر از اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری، اسناد پرداختنی است. هنگامی که شخص یا شرکتی در قبال خرید کالا یا خدمات از طرف مقابل به جای پرداخت وجه نقد، اقدام به پرداخت اسناد معتبر خزانه می­‌کند، به این اسناد صادر شده در حسابداری اسناد پرداختنی تجاری می‌­گویند.

به عبارت دیگر شخص خریدار خدمت یا کالا، در ازای تعهدات ایجاد شده به شخص طلبکار اسنادی پرداخت می­‌کند که به این اسناد، از دید بدهکار اسناد پرداختنی تجاری گفته می‌شود و باید در موعد مقرر به وجه نقد تبدیل گردند. از جمله اسناد پرداختنی به چک می­‌توان اشاره کرد.

اگر شخص بدهکار، چک‌های زیادی داشته باشد و نداند که زمان سررسید هر چک، چه تاریخی است؛ می‌تواند از راس گیری چک استفاده کند.

تفاوت حساب پرداختنی و اسناد پرداختنی

اگر بخواهید تفاوت حساب پرداختنی و اسناد پرداختنی را بدانید، باید توجه کنید که اسناد پرداختنی اسنادی هستند، مانند چک که در قبال خرید کالا یا خدمت به طرف مقابل پرداخت می­‌شوند، این اسناد به عنوان یک سند مالی معتبر تضمین کننده وصول مطالبات است.

اما در خصوص حساب پرداختنی، باید بگوییم که بر خلاف اسناد پرداختنی، که فرد بدهکار به عنوان تعهد و ضمانت، سندی را به فرد طلبکار تحویل می‌دهد، درحساب پرداختنی هیچگونه سند و یا سفته‌ای به شخص طلبکار تحویل داده نمی‌شود. در اسناد پرداختنی شخص بدهکار حتما باید ضمانت نامه بانکی به طرف مقابل جهت اطمینان تحویل دهد.

نحوه ثبت اسناد خزانه داری

یکی از ارکان مهم در واحد مالی هر سازمان یا شرکتی بخش خزانه داری است، این بخش وظیفه ثبت و نگهداری تمام عملیات‌های دریافت و پرداخت را بر عهده دارد. کارشناس خزانه داری با ثبت اسناد خزانه داری کنترل تمامی گردش‌­های مالی که منجر به دریافت و پرداخت می­‌گردد را در اختیار سازمان قرار می‌­دهد.

در ادامه مقاله برای آشنایی بیشتر شما، در خصوص ثبت سندهای خزانه داری، توضیحاتی را ارائه خواهیم داد که می‌توانید برای ثبت زدن آن‌ها، از برنامه حسابداری ابری نیز استفاده کنید. فراموش نکنید که خرید برنامه حسابداری یکی از بهترین تصمیمات برای سازمان و موسسات است که می‌تواند در ثبت اسناد و گزارشگیری کمک بسیاری به شما کند.

ثبت اسناد پرداختنی

هنگامی که چکی صادر می‌گردد، خزانه دار برای ثبت حسابداری آن باید اسناد پرداختی را بستانکار و فرد طلبکار را به عنوان دریافت کننده چک، بدهکار ثبت کند. در تصویر زیر ثبت سند حسابداری اسناد پرداختنی (چک) در زمان صدور چک از طرف بدهکار را شرح داده‌ایم.

ثبت حسابداری اسناد پرداختنی در زمان وصول

ثبت سند وصول اسناد پرداختنی

ثبت فوق که انجام دادیم، برای زمانی بود که چک را به فرد طلبکار تحویل دادیم، اما در زمان پرداخت بدهی و وصول چک، سند حسابداری که باید در خزانه داری بدهکار ثبت شود، اسناد پرداختنی است که تسویه گردیده و طرف بستانکار صندوق یا بانکی است که وجه نقد، از آن برداشت شده است. می‌توانید ثبت دوم تصویر فوق را برای درک بیشتر مطالب مشاهده کنید.

ثبت سند عودت چک پرداختی

اگر به هر دلیلی مانند عدم موجودی در حساب بانکی، فسخ معامله، برگشت کالا و موارد مشابه پیش آمد و طرف طلبکار (فروشنده) چک دریافتی را به صادرکننده چک عودت دهد باید ثبت اول تصویر فوق در دفاتر انجام شود.

آشنایی با ثبت حسابداری عودت چک پرداختی

ثبت اسناد دریافتنی

امروزه به صورت گسترده در معاملات تجاری از چک استفاده می­‌شود، به همین دلیل آموختن نحوه ثبت حسابداری اسناد دریافتنی الزامی می‌باشد. برای ثبت اسناد دریافتنی در زمان دریافت چک باید ثبت دوم تصویر فوق را در دفاتر موسسه و سازمان انجام دهیم.

ثبت سند چک خرج شده

هنگامی که چک نقد می­‌شود، یا به اصطلاح چک خرج می‌­شود، وجه آن توسط بانک به حساب شخص یا شرکت طلبکار واریز می­‌گردد. در این زمان خزانه داری صادر کننده چک باید نسبت به ثبت اسناد خزانه داری مانند ثبت اولیه تصویر زیر اقدام نماید.

چگونگی ثبت چک خرج شده در اسناد خزانه داری

ثبت سند واگذاری چک به بانک

در زمان واگذاری چک به بانک می­‌توان از یک حساب واسط به نام اسناد در جریان وصول استفاده کرد، این حساب در زمان واگذاری چک به بانک بدهکار شده و با وصول یا برگشت چک بستانکار می­‌گردد. ثبت دوم تصویر فوق در این خصوص می‌باشد.

نحوه ثبت سند چک برگشت خورده

اگر در سررسید، گیرنده چک با ثبت چک در حساب واسط، اقدام به ارسال چک به بانک نماید و موجودی حساب چک کافی نباشد، در این حالت در صورت تمایل دارنده چک، چک توسط بانک برگشت می­‌خورد. با برگشت خوردن چک، باید خزانه دار شرکت نسبت به ثبت سند اولیه تصویر زیر استفاده نماید.

نحوه بدهکار و بستانکار بودن حساب‌ها در زمان برگشت چک

در این حالت چک از اسناد در جریان وصول خارج شده، اما از طرف دیگر باید توجه داشت که این چک جزء اسناد دریافتنی هم نیست و با توجه به این‌که چک برگشت خورده، شخص یا شرکت قصد حقوقی کردن و پیگیری وصول آن را خواهند داشت، در این صورت ثبت حسابداری شرح داده شده در تصویر فوق را در دفاتر انجام می‌دهیم.

ثبت سند وصول چک دریافتی

در صورتی که بابت معامله صورت گرفته چکی دریافت شود و در موعد مقرر با ارسال چک به بانک چک وصول شود و شرکت برای ارسال چک به بانک از حساب واسط “اسناد در جریان وصول” استفاده نماید، ثبت سند خزانه داری آن به شرح زیر خواهد بود:

سند ابطال پرداخت

سند ابطال پرداخت، از جمله اسناد مدت دار خزانه داری است که کارشناس خزانه داری در بسیاری از مواقع مانند برگشت چک، باید نسبت به ثبت اسناد خزانه داری ابطال پرداخت اقدام کند. برای دسترسی آسان به لاشه چک در آینده، هنگام ثبت سند ابطال پرداخت، باید نام بانک، پرداخت‌کننده و صندوقی که قرار است ابطال چک در آن انجام شود قید گردد.

ثبت سند ابطال در اسناد دریافتنی و پرداختنی

برای این‌که حساب­‌های شرکت در سند حسابداری دچار مشکل نشود، باید نسبت به ثبت سند ابطال برای اسنادی که ابطال شده­‌اند اقدام شود، از جمله اسنادی که احتمال ابطال آن‌­ها وجود دارد، اسناد دریافتنی و پرداختنی است. در آموزش‌­های حسابداری خزانه داری این نکات به خوبی آموزش داده می‌­شود.

به طور مثال، فرض کنید اگر اتحادیه شرکت A اقدام به فروش کالایی به شرکت B کند و در قبال فروش کالا، یک فقره چک با مدت زمان معلوم دریافت کند؛ در این صورت ثبت این معامله در دفاتر خریدار و فروشنده به شرح زیر خواهد بود:

• ثبت‌ دفتر شرکت A

اسناد دریافتنی (بدهکار)

فروش (بستانکار)

• ثبت دفتر شرکت B

خرید (بدهکار)

اسناد پرداختنی (بستانکار)

در صورتی که بنا به دلایلی شرکت B کالای خریداری شده را به شرکت A عودت بدهد، در این صورت ثبت بهای تمام شده، سند ابطال در دفاتر شرکت­‌ها به شرح زیر خواهد بود:

• دفتر شرکت A

برگشت از فروش (بدهکار)

اسناد دریافتنی (بستانکار)

• دفتر شرکت B

اسناد پرداختنی (بدهکار)

برگشت از خرید (بستانکار)

تعریف و تغییر اسناد مدت دار

اگر دریافت و پرداخت­‌های شرکت به صورت مدت دار و تعهد شرکت و طرف‌های مقابل به یکدیگر انجام شود، این تعهدات با استفاده از اسناد دریافتنی و پرداختنی مختلف انجام می‌شود. به این اسناد دریافتنی و پرداختنی، اسناد مدت دار خزانه داری در حسابداری می‌گویند که نحوه ثبت اسناد خزانه داری در مطالب قبل شرح داده شد.

حال به دنبال رخ دادن رویدادهای مالی و اقتصادی در شرکت، با توجه به صدور اسناد دریافتنی و پرداختنی احتمال ایجاد تغییراتی در اسناد خزانه داری نیز وجود دارد، اما باید به این نکته توجه شود که با اعمال تغییرات، مناسب‌­تر است که بر روی سند حسابداری تغییری اعمال نشود.

شرکت برای نشان دادن تغییرات ایجاد شده بر روی اسناد خزانه داری، باید نسبت به اصلاح سند قبل یا صدور سند جدید استفاده نماید. در صورتی که نسبت به اصلاح سند قبل اقدام شود، امکان تغییر و سوء استفاده از حساب‌­ها به وجود می‌­آید و در نهایت با ایجاد اصلاح، کشف علت تغییرات در دوره­‌های بعد با مشکل مواجه خواهد شد.

نکات و سوالات مهم مرتبط با ثبت اسناد خزانه داری

در رابطه با اسناد دریافتنی و پرداختنی و ثبت اسناد خزانه داری (Registration Of Treasury Documents) در مطالب قبل توضیحات لازم ارائه شد، اما در این خصوص امکان دارد سوالات متعددی برای افراد پیش بیاید؛ به همین خاطر برای آگاهی بیشتر در ادامه به چند مورد از سوالات احتمالی پاسخ داده شده است.

اسناد دریافتنی شامل چه اسنادی است؟

اسناد دریافتنی مانند چک یا سفته در واقع بدهی مشتریان یا سایر افراد به شخص یا شرکت است. این اسناد طلب یک شخص یا شرکت از شخصی دیگر در ازای ارائه کالا یا خدمت می‌باشد، این اسناد مدت دار بوده و دارنده چک یا سفته در زمان معین با مراجعه به بانک نسبت به وصول مطالبات خود اقدام می­‌نماید.

ثبت سند پرداخت غیر نقد

پرداخت­‌های نقدی، با انجام معامله وجه نقد به صورت مستقیم به حساب صندوق و یا بانک فروشنده کالا واریز می­‌شود، اما در پرداخت غیر نقدی معمولا در قبال اسناد مدت دار یا اسناد خزانه داری انجام می­‌گردد، ثبت سند پرداخت غیر نقد در واقع همان ثبت اسناد خزانه داری است که در مطالب قبل شرح داده شد.

نتیجه گیری

یکی از بخش‌­های مهم در واحد مالی هر شرکتی، بخش خزانه داری آن شرکت است، زیرا این بخش نسبت به ثبت و نگهداری اسناد و مدارک مربوط به فعالیت‌­های دریافت و پرداخت ­از جمله چک، سفته، ضمانت­ نامه یا به طور کلی به ثبت اسناد خزانه داری اقدام می‌­نماید که می‌توانید پرداخت‌ها و دریافت‌های خود را در زمان کوتاهی انجام دهید.

با توجه به اهمیت بخش خزانه داری در سازمان‌ها، در این مقاله مفاهیم و نکاتی که لازم بود را توضیح و شرح دادیم. در انتهای مقاله به چند سوال که احتمال مبهم ماندن آن‌ها وجود داشت را نیز پاسخ دادیم تا به موضوع تسلط کامل داشته باشید. می‌توانید در قسمت دیدگاه نظرات خود را در خصوص مقاله برایمان بنویسید.