ثبت های حسابداری فروش و ثبت های حسابداری خزانه

آیا ثبت های حسابداری فروش و ثبت های حسابداری خزانه داری را به یاد دارید؟ ثبت­‌های حسابداری از جمله مهم‌­ترین بخش‌های حسابداری است؛ زیرا با تکیه بر ثبت‌­های حسابداری می­‌توان نسبت به پیگیری الگوهای مخارج، سرمایه گذاری و پرداخت مالیات اقدام کرد.

واحد خزانه ­داری در هر شرکتی با هدف نگهداری و ساماندهی سرمایه‌های نقدی آن شرکت فعالیت می‌­کند، در مقاله پیش رو قصد داریم ثبت های حسابداری فروش و ثبت های حسابداری خزانه داری را در نرم افزار حسابداری شرح دهیم تا در مواقع نیاز دچار مشکل نشوید.

منظور از صحت ثبت سند چیست؟

در دوره های حسابداری قطعا در مورد ماهیت حساب‌ها و ثبت های آن‌ها در دفاتر و نرم افزار حسابداری آشنا شدید، اطلاعات مالی در هر سازمان و شرکتی از اهمیت بالایی برخوردار است.

بنابراین برای این که بتوان در آینده نسبت به پیگیری و برنامه ریزی شرکت اقدام کرد، باید اطلاعات مالی ثبت، ذخیره و نگهداری شود، به فرآیند ثبت و ذخیره اطلاعات مالی شرکت، ثبت‌­های حسابداری یا سند حسابداری گفته می­‌شود.

علاوه بر این‌که ثبت ­های حسابداری از جمله ثبت­ های حسابداری خزانه­ داری و ثبت­ های حسابداری فروش بایستی از نظر اسناد و مدارک پیوست صحیح و کامل باشند، باید نحوه ثبت سند نیز به درستی انجام شود؛ یعنی طرف بدهکار و بستانکار به درستی و در حساب معین و مرکز هزینه صحیح ثبت شود.

آیا ترازنامه صحت ثبت سند حسابداری را تایید می کند؟

با انجام ثبت­ های حسابداری خرانه ­داری و ثبت ­های حسابداری فروش در نهایت باید نسبت به صحت سنجی آن­‌ها اقدام شود، یکی از راه­‌های صحت سنجی ثبت سند حسابداری استفاده از تراز آزمایشی است، در استفاده از ترازنامه جهت صحت سنجی ثبت سند حسابداری، به مجموع بدهکار و بستانکار توجه شده و آن­‌ها را با هم تطبیق می­‌دهند.

انواع ثبت های حسابداری فروش کالا

شرکت­‌ها با فروش کالا یا خدمات، ناگزیر از ثبت‌ ­های حسابداری فروش (Sales Accounting Records) استفاده می­‌کنند، با انجام ثبت های حسابداری فروش میزان دارایی یا کالای فروش رفته، کاهش موجودی، افزایش نقدینگی یا مطالبات از سایر شرکت­‌ها مشخص می‌شود. انواع ثبت های حسابداری فروش کالا را در تصویر زیر نام برده‌ایم.

ثبت های حسابداری فروش که در دفاتر باید انجام شود

ثبت فاکتور در ثبت های حسابداری فروش

با فروش کالا یا خدمات، ثبت فاکتور فروش الزامی است؛ زیرا هم خریدار و هم فروشنده باید مستنداتی مبنی بر معامله خود جهت ثبت سندهای مرتبط داشته باشند.

با ثبت فاکتور توسط واحد فروش، حسابداری می‌­تواند نسبت به ثبت سند حسابداری فروش با طرف بدهکار بانک/ حساب‌­های پرداختنی و طرف بستانکار کالای فروش رفته بستانکار می­‌شود.

ثبت­ های حسابداری فروشگاهی

فروشگاه­‌ها معمولا کالاها را به صورت عمده خریداری کرده و به صورت خرده در اختیار خریداران خود قرار می­‌دهند؛ با هر فروشی که صورت می­‌گیرد، از میزان موجودی کالا کاسته شده و به میزان نقدینگی یا مطالبات فروشگاه از سایر اشخاص یا شرکت­‌ها افزوده می‌شود. مواردی از ثبت­‌های حسابداری فروشگاهی شامل موارد جدول می‌باشد:

ثبت ­‌های حسابداری فروش اقساطی تسهیلات

باید بدانید که تسهیلات فروش اقساطی مربوط به ثبت‌­ های حسابداری خزانه داری است که در ادامه مقاله به صورت مفصل توضیح خواهیم داد.

ثبت­ های حسابداری فروش دارایی ثابت

گاهی اتفاق می­‌افتد که شرکتی بنا به دلایلی اقدام به فروش دارایی ثابت خود می­‌کند، در این صورت باید با فروش دارایی ثابت نسبت به ثبت­ های حسابداری فروش دارایی مذکور در دفاتر حسابداری و یا نرم افزار فروش اقدام شود. نکته‌­ای که در ثبت مذکور باید رعایت شود، بحث استهلاک دارایی ثابت است.

دارایی ثابت در ابتدای سال 1400 به مبلغ 500 میلیون ریال خریداری می‌­شود، در صورتی که عمر مفید دارایی 5 سال باشد(روش استهلاک به روش خط مستقیم)، ثبت سند حسابداری فروش دارایی مذکور در پایان سال 1401 به مبلغ 600 میلیون ریال به شرح تصویر زیر خواهد بود.

هزینه استهلاک در هر سال برابر 100,000,000 ریال و ارزش اسقاط آن در پایان عمر مفید صفر است.

در زمان خرید دارایی و یا در زمان فروش استهلاک آن باید محاسبه و ثبت شود

ثبت حسابداری فروش با ارزش افزوده

به جز کالاهایی که مطابق قانون معاف از مالیات بر ارزش افزوده هستند، امروزه با فروش سایر کالاها باید مالیات بر ارزش افزوده نیز در فاکتور فروش شناسایی گردد، در صورتی که ارزش افزوده به درستی شناسایی نشود، در رسیدگی­‌های مالیاتی فروشنده کالا مشمول جریمه خواهد بود. ثبت حسابداری فروش با ارزش افزوده در دفاتر فروشنده به شرح تصویر زیر می‌باشد.

مالیات بر ارزش افزوده کالاها باید با نرخ 10 درصد محاسبه شوند

ثبت حسابداری بهای تمام شده

حسابداری بهای تمام شده شاخه‌­ای از حسابداری است که به سازمان­‌ها و شرکت­‌ها در محاسبه و کنترل هزینه‌­های تولید و ارائه خدمات و فروش کالا کمک می­‌کند و در نهایت شرکت­‌ها با تکیه بر حسابداری بهای تمام شده نسبت به قیمت گذاری تولیدات خود اقدام می‌­کنند.

ثبت حسابداری بهای تمام شده کالای فروش رفته

به جمع تمامی هزینه­‌های مستقیم مواد اولیه، دستمزد مستقیم و سربار تولید که برای تولید یک کالا مورد استفاده قرار می­‌گیرد، بهای تمام شده آن کالا می­‌گویند، با توجه به این‌ که برای محاسبه دقیق بهای تمام شده کالای فروش رفته از دو روش دائمی و ادواری استفاده می­‌شود، ثبت‌­های مربوطه را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

در زمان ثبت حسابداری بهای تمام شده کالای فروش رفته باید به نوع سیستم شرکت توجه شود

تخفیفات نقدی خرید در ثبت های حسابداری فروش

فروشندگان معمولا به مناسبت­‌های مختلف یا برای خریداران عمده خود و گاهی براساس نحوه تسویه اقدام به ارائه تخفیف به خریداران خود می­‌کنند، این تخفیفات که به تخفیفات نقدی خرید معروف است باید در دفاتر حسابداری نیز ثبت شود تا در آینده در صورت لزوم قابل پیگیری باشد. مثالی از ثبت تخفیفات نقدی خرید به شرح زیر است:

شرکتی در تاریخ 1402/01/10 مبلغ 950,000,000 ریال کالا با شــرط نسیه 30 روزه و 2 درصد تخفیف اگر تا 15 روز پرداخت شود (ن/30 ـ 2/15) خریداری کرد، این شرکت با هدف استفاده از تخفیف مذکور، در تاریــخ 1402/01/15 مبلــغ کالای مذکور را به صورت نقد پرداخت می­‌کند، ثبت­ های مربوط به این رویدادها به شرح تصویر زیر است.

تخفیفات نقدی برای اعمال تخفیف دارای محدودیت زمانی تسویه هستند

انواع ثبت های حسابداری خزانه داری

در مطالب قبل سعی بر این شد که نکات مهم در خصوص ثبت­ های حسابداری فروش ارائه شود؛ اما یکی از ثبت ­های مهم دیگر که در شرکت‌­ها به صورت روزانه ممکن است انجام شود، ثبت ­های حسابداری خزانه ­داری است، در ادامه چند مورد از ثبت‌ ­های حسابداری خزانه داری شرح داده شده است.

ثبت حسابداری وام کارکنان

در صورتی که وامی توسط شرکت به پرسنل پرداخت و مقرر شود که ماهانه از حقوق وی کسر گردد، در زمان پرداخت سند حسابداری به شرح زیر باید ثبت شود:

وام کارکنان (بدهکار)

بانک (بستانکار)

در زمان کسر قسط طرف بدهکار مربوط به آیتم­ های حقوق و دستمزد بوده و طرف بستانکار هزینه بیمه، حقوق پرداختنی و در نهایت قسط کسر شده در ماه مورد نظر می‌­باشد.

ثبت حسابداری وام خرید دین

فرض کنید شرکتی اقدام به دریافت وام خرید دین به مبلغ 2 میلیارد ریال از طریق واگذاری 5 فقره چک 500 میلیون ریالی به بانک با سررسیدهای متفاوت نموده است؛ ثبت­ های حسابداری خزانه داری (Treasury accounting records) مربوطه به شرح زیر خواهد بود:

سند حسابداری واگذاری اسناد به بانک

اسناد در جریان وصول- بانک(بدهکار) 2,500,000,000

اسناد دریافتنی نزد صندوق(بستانکار) 2,500,000,000

سند حسابداری واریز وجه اسناد تنزیل شده

بانک(بدهکار) 2,000,000,000

تسهیلات(بستانکار) 2,000,000,000

سند حسابداری پرداخت هر قسط و وصول هر چک

حساب تنزیل- بانک(بدهکار) 500,000,000

اسناد در جریان وصول(بستانکار) 500,000,000

هزینه بهره(بدهکار) 100،000،00

تسهیلات پرداختنی(بدهکار) 400،000،000

حساب تنزیل- بانک(بستانکار) 500،000،000

ثبت های حسابداری خزانه داری چک تضمینی

اگر شرکت ب برای حسن انجام تعهدات قرارداد شماره 1402 خود در قبال شرکت الف اقدام به ارائه چک بانکی تضمینی به مبلغ 500 میلیون ریال نماید، در این صورت ثبت اسناد خزانه­ داری چک مذکور به شرح زیر خواهد بود:

حساب‌های انتظامی به عهده شرکت(بدهکار) 500,000,000

طرف حساب‌های انتظامی(بستانکار) 500,000,000

ثبت های حسابداری خزانه داری چک پرداختنی

اما گاهی شرکت اقدام به انجام خریدی به صورت نسیه می‌­کند و در قبال خرید صورت گرفته چک صادر می­‌کند، در این صورت با صدور چک و در نهایت پرداخت مبلغ خرید، باید نسبت به ثبت­ های حسابداری خزانه ­داری نیز اقدام شود، ثبت­‌های مذکور به شرح زیر خواهد بود:

سند حسابداری خرید

کالا/ دارایی(بدهکار)

چک پرداختنی/ اسناد پرداختنی(بستانکار)

سند حسابداری تسویه بدهی

چک پرداختنی/ اسناد پرداختنی(بدهکار)

بانک(بستانکار)

ثبت های حسابداری خزانه داری چک برگشت خورده

اما گاهی اتفاق می‌­افتد که به علت کمبود موجودی حساب چک برگشت می­‌خورد، در این صورت چک برگشت خورده نیز باید ثبت حسابداری شود. در این صورت ثبت های حسابداری خزانه ­داری چک برگشتی به شرح زیر می‌باشد:

سند حسابداری صدور چک

طرف حساب(بدهکار)

چک پرداختنی/ اسناد پرداختنی(بستانکار)

سند حسابداری چک برگشتی

چک پرداختنی/ اسناد پرداختنی(بدهکار)

طرف حساب(بستانکار)

ثبت حسابداری چک روز

اگر شرکتی اقدام به صدور چک روز نماید، باید ثبت­ های حسابداری خزانه ­داری مربوط به صدور چک و در نهایت وصول چک صادر شود، منظور از چک روز چکی است که در همان روز وصول می­‌شود، پس سندهای حسابداری مربوطه تفاوتی با چک مدت دار نداشته و شبیه ثبت­‌های قبل باید در این خصوص نیز سند حسابداری صادر شود.

انواع اصلاح در اسناد حسابداری

همواره حسابداری با اعداد و رقم زیادی در ارتباط هستند، هر چند نرم افزارهای مالی مختلف و همچنین نظارت‌­هایی بر ثبت ­های حسابداری فروش و حسابداری خزانه داری وجود دارد، اما در مواردی به علت اشتباه در صدور سند باید نسبت به اصلاح اسناد صادر شده اقدام شود.

پیش پرداخت هزینه‌ها، پیش دریافت‌ها، درآمدهای ثبت نشده (درآمدهای تحقق یافته) و هزینه­‌های معوق از جمله انواع ثبت­‌های اصلاحی حسابداری هستند.

ارائه راه­ هایی برای کاهش اشتباهات در اسناد حسابداری

اشتباهات در حسابداری امری انکار ناپذیر است، اما تمامی افراد درگیر این مسئله با هدف جلوگیری از زیان­‌های احتمالی ناشی از صدور سند اشتباه، در تلاش هستند از راهکارهایی استفاده کنند تا اشتباهات موجود در صدور اسناد حسابداری را به حداقل ممکن برسانند.

از جمله روش‌­های کاهش اشتباهات در صدور اسناد حسابداری به موارد ذکر شده در تصویر زیر می‌توانیم اشاره کنیم.

برای کاهش اشتباهات باید حساب ها تفکیک و از نرم افزار حسابداری نیز استفاده شود

مشکلات عدم تفکیک حساب­‌ها در ثبت های حسابداری خزانه داری

اگر حسابداری به عنوان یک ماشین در نظر گرفته شود، آنگاه حساب­‌ها به عنوان اجزای ماشین خواهند بود؛ بنابراین برای این‌که از مشکلات حسابداری در خصوص ثبت اسناد، کاسته شود در ابتدای امر لازم است که تفکیک حساب­‌ها در سطوح کل، معین، تفصیل به درستی صورت بگیرد.

کنترل­ های قبل از ثبت حسابداری

حسابداران باید یاد بگیرند که قبل از صدور سند حسابداری، نسبت به کنترل تمامی اسناد و مدارک مرتبط با سند حسابداری، اقدام کنند.

این کنترل می­‌تواند شامل بررسی پیش پرداخت‌ها، مطالبات از طرف مقابل، مالیات بر ارزش افزوده، نوع و مقدار کالا و کنترل مشخصات فاکتور باشد.

نتیجه گیری

هر چند امرزوه نرم افزارهای حسابداری مختلف به کمک حسابداران برای انجام ثبت ­های حسابداری فروش و ثبت­ های حسابداری خزانه­ داری آمده است، اما در صورتی که حسابداران آموزش کافی در زمینه ثبت و صدور سند حسابداری ندیده باشند، واحد مالی را با چالش جدی مواجه خواهند نمود.

در مقاله ای که خواندید تمام موارد مهم و ثبت های حسابداری فروش و ثبت های حسابداری خزانه داری را شرح دادیم تا بتوانید در زمان ثبت حساب ها به درستی اقدام کنید و نیازی به اصلاح آن‌ها نباشد. در انتها اگر سوالی در خصوص موضوع مقاله دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.