فاکتور رسمی چیست؟ تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور صوری

امروزه هر فردی که اقدام به خرید محصول یا خدماتی می‌کند، برای پرداخت هزینه از فروشنده فاکتور طلب می‌کند. نرم افزار حسابداری بازرگانی می‌تواند در این کار به فروشنده کمک کند. فاکتور رسمی امکان پیگیری محصولات و خدمات خریداری شده را برای مشتریان فراهم می‌آورد.

در این مقاله به بررسی فاکتور رسمی چیست؟ ، معرفی فاکتور صوری، تفاوت فاکتور صوری و رسمی، کاربرد فاکتور رسمی، نحوه تهیه فاکتور رسمي در نرم‌افزار فرداد و… می پردازیم.

فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی نوعی فاکتور می باشد که مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تهیه و تنظیم می شود و اداره دارایی آن را تایید می نماید. تمام بنگاه ‌های اقتصادی که مشمول نظام مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید برای مشتریان خود فاکتور رسمي صادر نموده و به مشتریان خود فاکتور رسمي ارائه دهند. استفاده از نرم افزار حسابداری ابری فرداد یکی از سریع ترین و در دسترس ترین راه ها برای انجام این کار است.

معمولا صدور فاکتور رسمی توسط حسابدار انجام می شود؛ که به ماهیت فروش در حسابداری اشراف کامل دارد. اگر علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر درباره وظایف حسابدار هستید، مقاله شرح شغل حسابداری را مطالعه نمایید.

بررسی فاکتور رسمی توسط حسابدار

فاکتور صوری چیست و چه تفاوتی با فاکتوررسمی دارد؟

یکی از تفاوت ‌های فاکتور رسمی با فاکتور صوری این می باشد، که فاکتور صوری نوعی فاکتور غیر قانونی می باشد که از آن برای عملیات حساب سازی استفاده می‌شود.

درواقع فاکتور‌های صوری هم مانند فاکتور‌های رسمی صادر می شوند و دارای ماهیت قانونی می باشند؛ یعنی فرد صادر کننده باید با قانون جدید سامانه مودیان نیز آشنا باشد. اما روش استفاده و کاربرد این نوع فاکتور ها با فاکتور‌های رسمی متفاوت می باشد. صدور فاکتور‌های صوری غیر قانونی می‌باشد و سازمان امور مالیاتی خیلی راحت می تواند تفاوت فاکتور‌های صوری را از فاکتور‌های رسمی تشخیص دهد.

مقایسه تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور صوری

روش‌های تشخیص فاکتور صوری از رسمی

برای ثبت فاکتور می‌توانید از انواع نرم افزار حسابداری استفاده کنید. سازمان امور مالیاتی برای تشخیص تفاوت فاکتور صوری از فاکتور رسمی، روش هایی دارد، که این روش ها به شرح زیر می‌باشند.

• بررسی صوری بودن فروشندگان کالا و خدمات
• بررسی فروشندگان کالا و خدمات جهت مشخص شدن صوری بودن شرکت مورد نظر
• بررسی صحت شناسه ملی و بررسی فاکتور‌های صادر شده از طریق واحد‌های تجاری منحل شده یا غیر فعال
• بررسی اعتبار گواهی ارزش افزوده
• سنجش تناسب بین کالا و خدمات درج شده در فاکتور با حوزه فعالیت صادرکننده فاکتور
• بررسی و کنترل اسناد حمل بار مانند بیجک ها و بارنامه ها
• بررسی مستندات پرداخت‌های انجام شده مانند فیش ‌های واریز، چک ‌های بانکی و…

کاربرد فاکتور رسمی

فاکتور‌های رسمی جهت روشن شدن نوع معامله و همچنین عقد معامله مورد استفاده قرار می گیرند. با استفاده از فاکتور‌های رسمی در زمانی که نیاز به پیش پرداخت نمی باشد، دیگر مشتری نمی تواند از پرداخت هزینه‌های دریافت کالا و خدمات سر باز زند.

با استفاده از فاکتورها فروشنده به اسناد و مدارکی که ثابت می کند او کالا یا خدماتی را فروخته است دسترسی دارد.

مشتری می تواند از فاکتور به عنوان یک صورتحساب استفاده نموده و بررسی نماید که مبلغی که باید برای دریافت محصولات یا خدمات پرداخت نماید، چقدر می باشد.

کاربرد فاکتور رسمی

فاکتور های رسمی چطور تهیه می شوند؟

برای تهیه فاکتور رسمی باید به صورت کامل مشخصات فروشنده ( ازقبیل نام شخص، شماره اقتصادی، شماره تلفن و …)، مشخصات خریدار(شامل شماره اقتصادی، نام خریدار، شماره تلفن و …)، شماره سریال صورتحساب، تاریخ، شرایط فروش، میزان تخفیف، مالیات و عوارض و مهر و امضای هر دوطرف معامله وجود داشته باشد.

چه افرادی باید فاکتور رسمی تهیه کنند؟

سازمان امور مالیاتی کشور با استفاده از شماره اقتصادی به راحتی می توند تمام فعالیت‌های اقتصادی فعالان اقتصادی را بررسی نماید. بنابراین تمام مشمولین مالیات بر ارزش افزوده باید به مشتریان خود فاکتور رسمی ارائه نمایند. مشمولین مالیات بر ارزش افزوده عبارتند از:

• تمام اشخاص حقوقی
• اصناف و بازاریابانی که باید شماره اقتصادی دریافت نمایند.
• تمام بنگاه‌های اقتصادی که دارای گواهی ارزش بر افزوده می‌باشند.
• فروشندگانی که به صورت بنگاه‌های اقتصادی بزرگ و یا به صورت شخصی حقیقی در حال فعالیت هستند.

تمام مشمولین مالیات ارزش افزوده باید فاکتور رسمی تهیه نمایند.

ویژگی‌های فاکتور رسمي معتبر

یکی از عمده تفاوت های فاکتور رسمی معتبر با فاکتور صوری در اطلاعات موجود در فاکتور می باشد. یک فاکتور رسمي معتبر باید دارای شماره سریال مطابق با قوانین اداره مالیات کشور، اطلاعات خریدار و اطلاعات فروشنده، تخفیفات، مالیات و عوارض، مهر و امضاء و همچنین بدون خط خوردگی باشد.

اشخاص حقیقی و حقوقی برای فاکتور‌های خود باید از کاغذ تحریر 80 گرمی جهت استفاده در پرینتر و کاغذ تحریر 60 گرمی جهت نوشتن دستی استفاده نمایند.

سایز کاغذ ها معمولا A4 است اما استفاده از کاغذ هایی با اندازه A5 هم رایج می باشد.

تعداد برگه‌های فاکتور نیز با توجه به سلیقه افراد 2 برگی یا 3 برگی می باشد.

ویژگی‌های فاکتور رسمي مورد تایید اداره دارایی

تفاوت فاکتور رسمی و فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی سبب می شود که اداره مالیات فاکتوررسمی را تایید نماید. فاکتور رسمی که مورد تایید اداره مالیات باشد، باید دارای چند خصوصیات باشد که این خصوصیات به شرح زیر می باشند.

1. شماره سریال: نوع چاپ شماره سریال در فاکتور‌های رسمی، مهم ترین ویژگی این فاکتور ها می باشد. در فاکتور‌های رسمی، شماره سریال باید دارای رنگ قرمز، قالب افست یا ملخی و مقداری برجستگی باشد. بدین طریق به راحتی می توان شماره سریال را شناسایی نموده و آن را نسبت به شماره زن‌های معمولی و چاپ دیجیتال تشخیص داد.
2. اطلاعات خریدار و فروشنده: مشخصات خریدار و فروشنده از قبیل کد اقتصادی، شناسه ملی/ کد ملی، کد پستی، شماره تلفن و … باید در فاکتور‌های رسمی درج شوند.
3. تخفیفات، مالیات و عوارض: در فاکتور رسمی باید تعداد اجناس و میزان تخفیف ها درج شوند و همچنین مالیات و عوارض بر ارزش افزوده محاسبه شوند.
4. امضاء و مهر: فاکتور‌های رسمی حتما باید از مهر و امضاء برخوردار باشد. همچنین فاکتور رسمی نباید دارای خط خوردگی باشد.

فاکتور رسمی فروش چیست؟

فاکتور رسمی فروش نیز نوعی فاکتور در انواع حسابداری است که اغلب در شرکت ها و فروشگاه ها دارای کاربرد می باشد. فروشنده تمام اطلاعات محصولات خریداری شده را با قیمت و تعداد محصولات در فاکتور فروش درج می نماید. بدین طریق مشتری یک نوع سند بابت خرید خود دریافت می نماید.

کارشناس در حال بررسی تفاوت های فاکتور رسمی و فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی

نحوه صدور فاکتور های رسمی در نرم افزار فرداد

برای صدور فاکتور رسمی در بهترین نرم‌ افزار حسابداری بازرگانی ابتدا باید در ماژول فروش، از سربرگ اسناد فروش گزینه فاکتور فروش را انتخاب نمود.

در صفحه ای که باز می شود اطلاعات مورد نیاز ازقبیل مشتری، فروشنده، نام انبار، کد کالا، مقدار، فی و… را وارد می نماییم. پس از تکمیل اطلاعات از قسمت بالای صفحه گزینه ذخیره را انتخاب می کنیم.

مرحله اول صدور فاکتور رسمی در فرداد

پس از ذخیره اطلاعات، میزان تخفیف، عواض و مالیات ارزش افزده محصولات یا خدمات موردنظر به صورت اتوماتیک محاسبه شده و نمایش داده می شود.

مرحله دوم صدور فاکتور رسمی در نرم‌افزار فرداد

البته توجه داشته باشید که برای محاسبه تخفیف، عوارض و ارزش افزوده به صورت اتوماتیک، باید قبل از صدور فاکتور در سیستم فروش نحوه محاسبه این عوامل در نرم‌افزار تعریف شده باشند. برای ثبت اطلاعات مربوط به عوارض، تخفیف و مالیات در نرم‌افزار فرداد، از بخش امکانات و دسترسی ها، در ماژول کاربران و تنظیمات سیستم، در سربرگ امکانات پیشرفته، گزینه تنظیم عوامل دوره ای را انتخاب کنید.

مرحله اول ثبت عوامل افزاینده و کاهنده در نرم‌افزار فرداد

سپس از پنجره ای که باز می شود، ابتدا نوع فروش را رسمی انتخاب نموده و سپس اطلاعات مورد نیاز را وارد می کنیم.

مرحله دوم ثبت عوامل افزاینده و کاهنده در نرم‌افزار فرداد

4 پرسش مهم درباره فاکتور رسمی

تا این بخش به معرفی فاکتور رسمي و تفاوت فاکتور رسمی با فاکتور صوری و فاکتور غیر رسمی پرداختیم. شما یاد گرفتید که فاکتور رسمي ثبت نمایید و همچنین عوامل افزاینده و کاهنده را در نرم‌افزار فرداد تعریف کردیم. اما همچنان پرسش‌های بسیاری در زمینه فاکتور‌های رسمی و صوری وجود دارد و به همین جهت ما در این بخش به بررسی 4 مورد از مهم ترین پرسش و پاسخ‌های مرتبط با فاکتور های رسمی می پردازیم.

پرسش و پاسخ‌های متداول فاکتور های رسمی

1. فاکتور رسمی چه تفاوتی با فاکتور غیر رسمی دارد؟

فاکتور های رسمی مطابق قوانین وزارت امور اقتصاد و دارایی تهیه می شوند، اما فاکتور غیر رسمی از استاندارد‌های وزارت اقتصاد برخوردار نمی باشد و فقط برای اطلاع مشتریان تنظیم می شود. چون فاکتور‌های غیر رسمی از استاندارد‌های لازم برخوردار نمی باشند، نمی توان این فاکتورها را به وزارت دارایی ارائه نمود.

2. آیا اداره مالیات تصویر فاکتور های رسمی را می پذیرد؟

خیر. فاکتوری که به اداره مالیات ارائه می شود، باید اصل، چاپ شده و دارای شماره سریال و مشخصات استاندارد باشد. تصویر و یا کپی فاکتور های رسمی برای اداره مالیات قابل قبول نمی باشد.

3. فاکتور های رسمی چگونه چاپ می شوند؟

اگر فاکتور های رسمی به صورت دستی نوشته شده باشند، باید یکی از طرفین معامله با مراجعه به سازمان امور اقتصادی و دارایی  فاکتور را به مسئولین مربوطه ارائه داده و توسط سازمان امور اقتصادی و دارایی شماره سریال مشخص به صورت دستی بر روی فاکتور ها چاپ شده و فاکتور ها به رسمیت سازمان امور اقتصادی و دارایی در می آیند.

اگر فاکتور رسمی به صورت الکترونیکی اماده شده باشد، با استفاده از نرم‌افزار ها، پرینتر ها و دستگاه‌های چاپ سریال می توان اطلاعات مورد نیاز را در فاکتور درج نمود.

4. چرا باید از فاکتور های رسمی استفاده کرد؟

فاکتور های رسمی صحت اطلاعات معامله که در فاکتور ذکر شده است را مشخص نموده و باعث می شوند، که خیال هر دو طرف از اعتبار معامله راحت باشد.

با استفاده از فاکتور های رسمی طرفین معامله می توانند حق و حقوق خود را به صورت رسمی پیگیری نمایند. بعضا پیش میاد که برخی افراد درباره لیست سختی کار مشاغل از دید سازمان تامین اجتماعی سوالاتی وجود دارند. به این دوستان پیشنهاد می‌کنیم مقاله سختی کار تامین اجتماعی را مطالعه کنند.

نتیجه گیری

فاکتور رسمی یکی از انواع فاکتور ها می باشد که مورد تایید اداره اقتصاد و دارایی بوده و به طرفین معامله امکان پیگیری معاملات خود به صورت رسمی را می دهد. برخی از شرکت‌های مشمول مالیات بر ارزش افزوده، از فاکتور صوری و یا فاکتور غیر رسمی برای ارائه به مشتریان استفاده می کنند، که این کار غیر قانونی بوده و توسط سازمان امور مالیاتی با این شرکت ها برخورد خواهد شد.

در این مقاله فاکتور رسمی را به صورت کامل مورد بررسی قرار دادیم. تلاش ما این بود که به بیشتر سوالات احتمالی شما در این مورد پاسخ دهیم. ما به شما پیشنهاد می‌دهیم در صورتیکه قصد استفاده از نرم افزار انبارداری فرداد را دارید، حتما در دوره آموزش صفر تا صد انبارداری فرداد به رایگان شرکت کنید. اگر سوالات دیگری دارید و یا تمایل دارید نکته دیگری را اضافه نمایید، برای این مقاله کامنت بگذارید.