اهمیت افزایش بهره وری در محیط کار و 11 روش کاربردی

بهره وری در زیان و یا سوددهی کسب و کارها یک جنبه بسیار مهم است. در این خصوص هم مهم­ترین قسمت بهره وری، بهره وری پرسنل و افزایش بهره وری در محیط کار است. همچنین مدیران یک مجموعه اقتصادی باید با نحوه افزایش بهره وری در محل کار آشنایی کامل داشته باشند تا از زیان ده شدن و ورشکستگی شرکت جلوگیری کنند. نرم افزار حسابداری نیز نقش زیادی در ارتباط با این موضوع دارد.

در این مقاله به پرسش­‌های بهره وری چیست و افزایش بهره وری یعنی چه پاسخ داده شده است. همچنین در رابطه با نحوه افزایش بهره وری در محیط کار، افزایش بهره وری کارکنان و یکسری نکات مهم نحوه افزایش بهره وری در محل کار مطالبی ارائه شده است.

بهره وری چیست؟

بهره وری به صورت‌‌های مختلف تعریف می‌‌شود، اما در تمامی تعریف‌‌ها به یک نقطه مشترک یعنی افزایش کارایی و اثر بخشی می‌‌رسد. به این نکته باید توجه کرد که تغییر کارایی یا اثر بخشی به تنهایی نمی‌تواند منجر به افزایش بهره وری شود. باید افزایش کارایی و اثر بخشی به صورت همزمان و هماهنگ باشد.
توضیح بهره وری در یک مثل ساده به این شرح است که فرض کنید واحد تولیدی A با مصرف مواد اولیه‌ای به میزان یک تن 100 کیلوگرم محصول تولید می‌کند، اما واحد تولیدی B با همان شرایط مشابه با مصرف یک تن مواد اولیه 90 کیلوگرم محصول تولید می‌کند، در نتیجه در مصرف مواد اولیه برای تولید محصول کارخانه A بهره وری بالاتری نسبت به کارخانه B دارد.
به طور کلی بهره وری به مفهوم کسب حداکثر سود و استفاده بهینه از تمامی امکانات موجود از جمله نیروی کار است. افزایش بهره وری در محیط کار نقش اساسی در افزایش رقابت پذیری شرکت دارد. زیرا یکی از فاکتورهای اساسی در خصوص رقابت پذیری شرکت‌ها بحث سودآوری است.

افزایش بهره وری در محیط کار یعنی چه

افزایش بهره وری یعنی چه؟

هر شرکتی با فعالیت‌های انجام شده به میزان مشخصی از تولید دست پیدا می‌کند. اگر شرکتی بخواهد در قبال مقدار معینی از محصول مصرف شده میزان تولید خود را افزایش بدهد، در واقع باید نسبت به افزایش بهره وری اقدام کند.

در پاسخ به پرسش افزایش بهره وری یعنی چه؟ می‌توان گفت یعنی افزایش میزان سود دهی با ثابت ماندن عوامل تولید. لازم به ذکر است نرم افزار حسابداری تولیدی نیز نقش زیادی در محاسبه دقیق سود در یک شرکت را دارد.

اهمیت افزایش بهره وری در محیط کار

شرکت‌ها و سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای افزایش بهره وری در محیط کار استفاده می‌کنند. از جمله روش‌های افزایش بهره وری در کار به پیاده سازی فناوری و تکنولوژی جدید، چیدمان محیط کار، به کارگیری متخصصان افزایش بهره وری کاری می‌توان اشاره کرد.
هر چند بهره وری و سود دهی معنای نزدیکی نسبت به هم دارند اما این دو واژه تفاوت‌هایی با یکدیگر دارد. شناخت و ایجاد تمایز میان دو واژه از اهمیت بالایی برخوردار است.

به طور کلی بهره وری شاخصی است که کیفیت تولید، قیمت محصول، قیمت تمام شده تولید و برخی فاکتورهای دیگر در یک صنعت را در خود جای می‌دهد.
کارکنان با بهره وری بالا به یک شرکت کمک می‌کنند تا خود در درجه اول از نظر سطح مهارت و توانمندی‌ها ارتقاء یابند و سپس به اهداف تعیین شده دست پیدا کنند. بهره وری، روحیه سازمان را تقویت و فرهنگ تعالی ایجاد می‌کند که در نتیجه، باعث ارتقا سطح کیفی محیط کار می‌شود.
تا اینجا با اهمیت بسیار بالای افزایش بهره وری در محیط کار آشنا شده اید، اگر علاقمند هستید بدانید چه دلایلی باعث شکست استارتاپ ها می‌شود می‌توانید به مقاله دلایل شکست استارتاپ ها مراجعه نمایید.

عوامل مؤثر در بهره وری

عوامل متعددی بر افزایش بهره وری در محیط کار تاثیر گذار است. هر یک از عوامل موثر در صورتی که رعایت شود موجب پیشبرد اهداف و دست­یابی به اهداف از پیش تعیین شده خواهد شد. در تصویر زیر چند مورد از عوامل موثر بر افزایش بهره وری در سازمان اشاره شده است.

عوامل مؤثر در بهره وری

در یک تقسیم بندی کلی عوامل موثر در بهره وری به دو دسته عوامل درونی (ابزار و تجهیزات، نیروی کار، تکنولوژی موجود و …)  و عوامل بیرونی (سیاست، تورم، فرهنگ، نیاز بازار و…) تقسیم می‌­گردد.

افزایش بهره وری کارکنان و کارمندان

نیروی کار یکی از مهم‌ترین عوامل موثر در تولید کالا یا ارائه خدمات هر سازمان یا شرکت است. از طرف دیگر افزایش بهره وری کارکنان و کارمندان از جمله مهم‌ترین معیارهای دست یابی به اهدف از پیش تعیین شده از جمله افزایش سود، باقی ماندن در بازار رقابت و … است. در نتیجه برای دست یابی به اهداف شرکت باید به نیروی کار توجه ویژه‌ای شود.
افزایش بهره وری در محیط کار (Increase Productivity In The Workplace) علاوه بر افزایش کارایی کارکنان، موجب شکوفا شدن استعدادهای پرسنل می‌گردد. به همین علت مدیران در پی افزایش بهره وری کارکنان بوده و سعی در فراگیری روش‌ها و نحوه افزایش بهره وری در محل کار هستند.

بهترین چیدمان برای افزایش بهره وری در محیط کار

روش‌های مختلفی برای افزایش بهره وری وجود دارد. برخی از این روش‌ها در جهت افزایش بهره وری در خارج از محیط کار بوده و برخی از آن‌ها مخصوص افزایش بهره وری در محیط کار است. یکی از روش‌های موثر و مورد توجه نحوه چیدمان در محیط کار است.
چیدمان محیط کار علاوه بر مکان اتاق کار پرسنل درجهت تعامل پرسنل با یکدیگر، شامل چیدمان محیط داخل اتاق‌ها، چیدمان میز کار، محل و نحوه قرار گیری اشیاء نیز می‌شود.

زیرا با جابجایی کارمندان در طول روز و همچنین استراحت‌های کوتاه مدت آن‌ها موجب کاهش استرس، افزایش سلامتی کارکنان و در نهایت افزایش بهره وری آن‌ها می‌شود.

11 روش افزایش بهره وری در محل کار

افزایش بهره وری در محل کار یکی از نیازهای حیاتی شرکت‌ها و سازمان‌ها برای بقاست. مدیران یک مجموعه باید با روش‌های افزایش بهره وری کاری آشنایی کافی داشته باشند و نسبت به استفاده و به کار بستن این روش‌ها در سازمان یا شرکت خود اقدام نمایند.
در مطالب قبل در رابطه با بهره وری، اهمیت افزایش بهره وری در محیط کار، عوامل موثر در بهره وری توضیحاتی ارائه شد.

حال با مطالب ارائه شده سوالی که پیش می‌آید این است که روش و نحوه افزایش بهره وری در محل کار چگونه است. برای آشنایی بیشتر 11 روش افزایش بهره وری در محیط کار در تصویر شرح داده شده است.

روش های افزایش بهره وری در محیط کار

1. وجود ابزارهای مناسب و افزایش مهارت کارکنان

بخشی از افزایش بهره وری در محیط کار مربوط به خود کارمندان است. یعنی کارمند باید توانایی لازم برای فراگیری مطالب جدید و توانایی پذیرش تغییرات را داشته باشد. اما از طرف دیگر افزایش مهارت کارکنان مربوط به وجود ابزار مناسب در شرکت یا سازمان است.
وجود مدیران خلاق و آموزش دیده را نیز در همین راستا می‌توان در نظر گرفت. زیرا هنگامی که مدیران یک سازمان با نحوه رهبری صحیح کارکنان و روش‌های صحیح مدیریت کاربردی آشنا باشند، می‌توانند نسبت به افزایش بهره وری کارکنان و در نهایت افزایش بهره وری سازمان اقدام نمایند.

2. ایجاد تعهد و انگیزه

انگیزه تحت تاثیر برآورده شدن نیازهای ضروری افراد است. برانگیخته شدن انگیزه افراد در دنیای واقعی از طریق رفتار، سطح درگیری، فعال سازی عصبی و روانشناسی امکان پذیر می‌­گردد.

به طور کلی در صورتی که نیاز کارمندان یک سازمان برآورد شود، موجب ایجاد انگیزه در آن­‌ها شده که در نهایت این امر می­‌تواند منجر به تعهد کاری کارمندان شود.

پس نتیجه می­‌گیریم که مدیران یک سازمان برای افزایش بهره وری در محیط کار باید نسبت به ایجاد انگیزه در کارکنان از طریق قدردانی کلامی یا اهدای پاداش مالی به افزایش تعهد پذیری آن­‌ها اقدام نماید، یعنی شرایطی برای تربیت کارکنانی متعهد در سازمان فراهم شود.

3. توجه به تغییرات و کاهش ضایعات

یکی از نیازهای اساسی سازمان‌ها برای رشد و توسعه، ایجاد تغییرات در سازمان یا صنف است. در واقع هر سازمان باید انعطاف پذیری لازم با تغییرات را داشته باشد. زیرا تغییرات مثبت منجر به افزایش بهره وری و حفظ رقابت پذیری در بازار رقابت خواهد شد.

از طرف دیگر عدم توجه به تغییرات و عدم انعطاف پذیری منجر به کاهش توان رقابتی شده و در نهایت هزینه بسیاری را در پی خواهد داشت. برای افزایش بهره وری علاوه بر تغییر پذیری باید در یک کسب و کار میزان ضایعات کاهش یابد. به نظر شما ماهیت هزینه در حسابداری چیست؟

زیرا کاهش ضایعات منجر به کاهش هزینه‌های اضافی شده و در نتیجه سود دهی کسب و کار مورد نظر افزایش می‌یابد. با افزایش سود دهی، مدیران توانایی بیشتر برای ایجاد انگیزه در میان کارکنان را خواهند داشت.

4. تمرکز بر آینده و اندازه‌گیری بهره وری

هنگامی که مدیران با روش‌های مدیریتی افزایش بهره وری در محیط کار آشنایی داشته باشند و نسبت به استفاده از این روش‌ها اقدام نمایند، در نهایت برای موفقیت یا عدم موفقیت روش‌های استفاده شده باید نسبت به اندازه گیری بهره وری در سازمان اقدام نمایند.
به طور کلی بهره وری باید در بازه زمانی مشخص اندازه گیری و سنجیده می‌شود تا میزان تاثیر گذاری هر روش بر میزان بهره وری مشخص شود.

برای دست یابی به این هدف باید با تمرکز بر آینده، در سازمان سیستمی صحیح و اصولی، طراحی و پیاده شود تا نسبت به تحلیل و ارزیابی راهکارهای ارائه شده اقدام نماید.

5. محیط کاری انعطاف‌پذیر

شاید هنگامی که در خصوص محیط کار انعطاف پذیر صحبت می‌شود، تصور این باشد که در این میان بیشترین نفع را کارمند می‌برد و افراد کمتری در رابطه با منفعت سازمان در خصوص محیط کار انعطاف پذیر صحبت کنند.

اما باید بدانید که فعالیت در محیط کاری انعطاف پذیر موجب کاهش استرس و افزایش رضایت کارکنان می‌شود. این امر در نهایت موجب افزایش بهره وری کارکنان و سود سازمان خواهد بود.

6. تعیین هدف

هدف به عنوان راهنمای یک سازمان یا شرکت در نظر گرفته می‌شود که باید مدیران به آن توجه داشته و بر آن متمرکز شوند. اگر مجموعه دارای هدف مشخصی باشد تمامی کارکنان می‌توانند با تمرکز بر روی هدف موجب افزایش بهره وری در محیط کار و در نهایت موفقیت مجموعه شوند.

7. کشف و توجه به استعداد کارکنان

یکی از منابع مهم و تاثیر گذار در هر سازمان، منابع انسانی آن سازمان است. به همین علت سازمان‌ها به دنبال جذب و نگهداری افراد مستعد هستند.

افزایش تقاضا توسط کارفرمایان برای جذب نیروی با استعداد از یک طرف و تمایل کارکنان برای تصاحب مشاغل با ارزش از طرف دیگر، موجب تلاش سازمان‌ها برای جذب افراد با استعداد شده است.
یک سازمان زمانی موفق است که بتواند در میان کارکنان و پرسنل موجود نسبت به کشف استعداد کارکنان و پرورش آن‌ها اقدام نماید. زیرا در این حالت سازمان هزینه اضافی برای جذب و آموزش نیروی جدید را نخواهد داشت و در نهایت این امر منجر به افزایش بهره وری در محیط کار خواهد شد.

8. افزایش مهارت مدیریت زمان

ضعف در برنامه ریزی و عدم مدیریت زمان توسط کارکنان و مدیران می‌تواند نتایج منفی برای سازمان در پی داشته باشد. به طور کلی مدیریت زمان یک نوع مهارت است که باید تمامی افراد از جمله کارکنان و مدیران این مهارت را با تمرین و تکرار فرا بگیرند.
مهارت در مدیریت زمان موجب اولویت بندی کارها شده و این امر در نهایت منجر به افزایش کیفیت کارها می‌شود. افزایش کیفیت کار در نتیجه سبب افزایش کارایی و افزایش بهره وری می‌گردد. از جمله مهارت‌هایی که موجب بهبود مدیریت زمان می‌شود در تصویر زیر آمده اند:

مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در محیط کار

9. استقلال و آزادی کارکنان

در منابع مختلف در خصوص استقلال کاری تعاریف مختلفی ارائه شده است. همه این تعاریف به یک مفهوم ختم می‌شود. به طور کلی هدف از استقلال کاری یعنی اینکه در یک سازمان به تک تک کارکنان این اختیار داده شود تا آن‌ها بتوانند وظایف و محیط کاری خود را مطابق میل خود به گونه‌ای طراحی کنند که بهترین عملکرد را از خود نشان بدهند.
در تعریف فوق دو نکته طراحی محیط کار و انجام فعالیت به دلخواه به چشم می‌خورد. با توجه به مطالب قبل و نکات ذکر شده در صورتی که فرد بتواند محیط کاری خود را مطابق میل خود طراحی کند و بهترین عملکرد را داشته باشد، در نهایت موجب افزایش بهره وری در محیط کار و در نهایت موجب پیشبرد اهداف سازمان خواهد شد.

10. جذب نیرو دورکار

با پیدایش تکنولوژی و فناوری‌های جدید امکان انجام‌ کارها به صورت غیر معمول دورکاری فراهم شده است. در این میان با توجه به مزایایی که مشاغل دورکاری برای کارمندان و شرکت‌ها دارد، بسیاری از شرکت‌ها با آگاهی کامل نسبت به استخدام نیروی دورکار اقدم نموده‌اند.
مشاغل دورکار دارای مزایای مانند سبک زندگی انعطاف‌پذیر، سلامت جسمی و روحی بیشتر، تجدید اشتیاق و علاقه به کار و … می‌باشد. این مزایا سبب می‌شود تا کارمند وظایف خود را به نحو احسن انجام بدهد.

انجام وظایف با علاقه و به نحو مطلوب موجب افزایش کارایی کارمند و در نهایت موجب افزایش بهره وری در سازمان می‌شود.

11. اشتراک گذاشتن تجربیات با اعضای تیم

مدیران موفق افرادی هستند که در دوران کاری خود با شکست‌ها و موفقیت‌های بسیاری روبرو شده‌اند. این مدیران برای جلوگیری از تکرار شکست‌ها برای پرسنل و استفاده از نتایج موفقیت‌ها باید نسبت به انتقال تجربیات خود به کارمندان اقدام نمایند. این اشتراک تجربیات موجب افزاش بهره وری در محیط کار می‌شود.
تا اینجای مقاله 11 مورد از عواملی که باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شوند را همراه با توضیحات ارائه دادیم، حال در مقاله بهترین شرکت های حسابرسی در دنیا  چند مورد از بهترین شرکت های حسابرسی که این عوامل را به کار گرفته‌اند معرفی کرده ایم.

چگونگی افزایش بهره‌وری خود در محل کار

در صورتی که کارکنان در محیط کار از ساعت کاری خود برای انجام فعالیت‌های مرتبط با سازمان استفاده کنند و بیشترین استفاده را از این ساعت‌ها ببرند، موجب افزایش بهره وری خود در محل کار شده و در نهایت این امر موجب افزایش بهره وری سازمان و دست یابی به اهداف از پیش تعیین شده خواهد شد.
برای اینکه هر کارمند به تنهایی بر سازمان تاثیر مثبت بگذارد و موجب افزایش بهره وری در سازمان شود، باید ابتدا نسبت به افزایش بهره وری خود در محیط کار اقدام نماید. افزایش بهره وری در محیط کار با استفاده از روش‌های ذکر شده در جدول امکان پذیر می‌شود:

عوامل موثر بر کارایی افراد سازمان

روش‌های زیادی در جهت افزایش بهره وری در محیط کار وجود دارد. هر سازمان باید مطابق برنامه و اهداف از پیش تعیین شده عوامل موثر بر کارایی افراد در سازمان را بیابد و برنامه ریزی لازم برای اجرای موثر این عوامل داشته باشد.

به طور کلی موثرترین عوامل تاثیر گذار بر کارایی افراد سازمان در تصویر زیر شرح داده شده اند.

موثرترین عوامل تاثیر گذار بر کارایی افراد

نکات مهم نحوه افزایش بهره وری در محل کار

روش‌های افزایش بهره وری در محیط کار برای مشاغل مختلف با یکدیگر متفاوت است. حتی در شغل‌های مشابه با توجه به اهداف سازمان می‌توانند با یکدیگر متفاوت باشد.

در مطالب قبل سعی بر این شد که به طور کلی در خصوص افزایش بهره وری و نحوه افزایش بهره وری در محل کار مطالبی ارائه گردد. در همین راستا در ادامه به سوالاتی در این خصوص پاسخ داده شده است.

چگونه طراحی محیط کاری بر افزایش بهره ‌وری تأثیر می‌گذارد؟

شاید از خود بپرسید طراحی محیط کار چگونه می‌تواند بر افزایش بهره وری تاثیر گذار باشد. در پاسخ به این سوال می‌توان گفت هنگامی که طراحی محیط کار مطابق میل کارمند و به صورت اصولی باشد، می‌تواند نتایج زیر را در پی داشته باشد:

•  این امر تا حدی موجب کاهش خستگی کارمند می‌شود.
• در این روش کارمند احساس ارزشمند بودن را پیدا خواهد کرد.
• طراحی محیط کار مطابق میل کارمند در واقع به نوعی اعطای پاداش و امتیاز به کارمند می‌تواند محسوب شود.

همچنین علاوه بر این 3 مورد، ده‌ها نتایج دیگری که نتیجه تمامی آن‌ها افزایش بهره وری در محیط کار را در پی دارد.

چگونه کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید؟

تمامی افراد دارای انبوهی از کارها، مسئولیت‌ها، برنامه‌های شخصی و … هستند، برای انجام این فعالیت‌ها امکان افزایش زمان وجود ندارد. این افراد تمایل دارند که بازدهی بالاتری از خود نشان بدهند.

برای افزایش بازدهی یا به عبارت دیگر افزایش بهره وری در محیط کار، باید کارهای بیشتر در مدت زمان کمتری انجام شود. برای افزایش بازدهی و یا به عبارت دیگر انجام کار بیشتر در مدت زمان کمتر اقدامات زیر موثر است:

• نظم و ترتیب دادن به محل فعالیت
• برنامه ریزی براساس توان و انرژی
• اولویت بندی کارها و حذف کارهای بی اهمیت
• استفاده از استراتژی‌های مدیریت زمان

ارتباط بهره وری و فرسودگی شغلی

پرسنل فعال در هر رده و موقعیت شغلی که باشند، با انجام مستمر فعالیت مرتبط، بعد از مدت زمانی دچار خستگی می‌شوند. این خستگی‌های معمول با یک استراحت بر طرف می‌شود.

اما گاهی فرد دچار تحلیل قوای روانی و در نهایت همراه با افسردگی خواهد بود. در این حالت در واقع شخص دچار فرسودگی شغلی و یا کار زدگی می‌شود.
فرسودگی شغلی اغلب ناشی از کار بوده و بیشتر بخاطر استرس کار و مسئولیت‌های بیش از اندازه است. اما علاوه بر استرس سایر عوامل مرتبط با کار، عوامل مرتبط با سبک زندگی، عوامل مرتبط با ویژگی‌های شخصیتی نیز در فرسودگی شغلی تاثیر گذار است.
فرسودگی مرتبط با کار عوامل متفاوتی دارد که این عوامل شامل موارد زیر است:

• احساس نداشتن کنترل روی کار
• محیط کاری کسل کننده
• عدم آگاهی از اهداف سازمان و نقش خود در سازمان
• عدم تناسب حقوق و کار انجام شده
• عدم توجه بابت عملکرد خوب پرسنل
• انتظارات شغلی نامشخص یا بیش ‌از حد زیاد
• کار یکنواخت یا تکراری
• کار کردن در یک محیط تحت فشار یا پر هرج ‌و مرج

میان سلامت روانی کارمند و بهره­ وری او رابطه مستقیمی وجود دارد. یعنی اگر کارمندان از سلامت روانی مناسبی برخودار باشند، افزایش بهره وری در محیط کار را در پی خواهد داشت.

فرسودگی شغلی موجب دلزدگی و عدم تمرکز کافی و در نتیجه عدم سلامت روانی کارمند خواهد شد، همچنین نتیجه عدم تمرکز کاهش بهره وری را در پی خواهد داشت.

نتیجه گیری

پیشرفت، بهبود شرایط موجود و افزایش سود دهی شرکت از اهداف اصلی هر شرکت و یا سازمانی است. آن‌­ها برای دست یابی به این اهداف باید توجه ویژه‌­ای به پرسنل خود داشته باشند. زیرا توجه به پرسنل و برنامه ریزی صحیح موجب افزایش بهره وری در محیط کار می­‌شود. افزایش بهره وری کارکنان  سبب بهبود شرایط سازمان می‌­شود.

عوامل مختلفی در افزایش بهره وری در محیط کار موثر بوده و روش‌­های متفاوتی برای افزایش بهره وری در سازمان وجود دارد. به همین علت در این مقاله در رابطه با بهره وری، راه‌­های افزایش بهره وری کارکنان، اهمیت افزایش بهره وری در محیط کار، ارتباط بهره وری و فرسودگی شغلی و … توضیحاتی ارائه شده است.