حساب انتظامی چیست و چه کاربردی در حسابداری دارد؟

حساب انتظامی چیست؟ در فرآیند مالی یک شرکت علاوه بر حساب­‌هایی که با پرداخت یا دریافت پول یا تهاتر تسویه می‌­شوند، حساب­‌هایی نیز با نام حساب انتظامی وجود دارد که برای انجام ثبت­‌های مربوط به تضامین اخذ شده یا تضامین واگذار شده به اشخاص و شرکت‌­ها استفاده می­‌شود.

هر چند حساب‌های انتظامی یک حساب بدون ماهیت هستند و از نظر برنامه مالی شاید دارای اهمیت آن‌چنانی نباشد؛ اما با توجه به این‌که با کمک این حساب می‌­توانید نسبت به پیگیری تضامین دریافتی و یا پرداختی خود اقدام کنید، بنابراین آشنایی با ثبت حساب انتظامی، بستن حساب­‌های انتظامی در پایان سال مالی ضروری است.

حساب انتظامی به چه معناست؟

در دوره حسابداری مقدماتی گفتیم که، حساب انتظامی حسابی است که باید با هدف مراقبت از  اسناد تضمین مانند سفته و چک واگذاری به دیگران و یا دریافتی از دیگران و همچنین شفاف سازی در خصوص بعضی از اتفاقات و امور مالی در شرکت‌­ها از آن استفاده می‌شود، این حساب به دلیل فاقد ماهیت بودن در ترازنامه یا به شکل سود و زیان فاقد جایگاه است.

دلایل استفاده از حساب انتظامی

بیشتر شرکت­‌ها و سازمان­‌ها برای آن‌که وامی اخذ کنند و یا پروژه‌­ای را برای شرکت یا سازمانی انجام بدهند، باید نسبت به اخذ یا واگذاری سفته یا چک اقدام کنند، زمانی که سفته یا چک دریافت و یا واگذار می‌­شود، باید به مبلغ ریالی در حساب­‌های انتظامی ثبت شود.

ثبت اسناد در حساب­ انتظامی موجب می­‌شود تا در صورت نیاز و یا تسویه حساب مالی با طرف مقابل به راحتی بتوانید نسبت به پیگیری اسناد ما نزد دیگران و یا اسناد دیگران نزد ما اقدام کنید؛ در نهایت با ثبت سند انتظامی عکس سند اولیه می‌­توانید نسبت به آزاد سازی اسناد ضمانت اقدام نمایید.

ویژگی ‌‌‌های حساب انتظامی

ویژگی‌­هایی که در حساب­‌های انتظامی وجود دارد، موجب شده تا حساب انتظامی با سایر حساب­‌ها متفاوت باشد، ویژگی‌های این حساب را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

حساب انتظامی در واقع برای ضمانت بوده و مانند یک وثیقه عمل می‌کند

مهم ترین کاربرد‌های حساب انتظامی

در شرکت­‌های مختلف مشاهده کرده‌­اید که با شرکت یا سازمانی برای انجام پروژه­، ارائه خدمات و یا تولید محصول یا کالایی اقدام به انعقاد قرارداد می­‌کنند، در این زمان هر کدام از طرفین بابت حسن نیت تحویل به موقع کار و همچنین پرداخت منظم مبلغ قرارداد اقدام به رد و بدل کردن سفته یا چک می‌­کنند.

چک یا سفته‌­ای که به این طریق و برای تضمین منافع طرفین رد و بدل می‌­شود؛ در دفاتر هر دو طرف باید در حساب‌های انتظامی ثبت و نگهداری شود.

انواع حساب های انتظامی

اگر شما به عنوان یک حسابدار در یک مجموعه مشغول به فعالیت باشید، متوجه می­‌شوید که سفته یا چک به عنوان ضمانت از سایر شرکت‌­ها اخذ و یا به آن‌­ها واگذار می­‌شود؛ بنابراین براساس همین دریافت و یا واگذاری چک ثبت حسابداری اسناد تضمین به دو بخش تقسیم می­‌شود:

• • ثبت حسابداری حساب انتظامی هنگامی که شرکت به عنوان ضمانت چک یا سفته دریافت می­‌کند:

بدهکار: حساب­‌های انتظامی به نفع شرکت

بستانکار: طرف حساب‌­های انتظامی

• • ثبت حسابداری حساب انتظامی هنگامی که شرکت به عنوان ضمانت چک یا سفته واگذار می­‌کند:

بدهکار: حساب­‌های انتظامی به عهده شرکت

بستانکار: طرف حساب‌­های انتظامی

انواع تضمین برای حساب انتظامی

در مطالب قبل یاد گرفتید که حساب انتظامی چیست، اما علاوه بر این باید با انواع تضمین که برای حساب انتظامی وجود دارد نیز شناخت کافی پیدا کنید؛ بنابراین انواع اسناد تضمینی که در شرکت­‌ها اقتصادی مورد استفاده قرار می‌­گیرند را در ادامه شرح خواهیم داد.

ضمانت نامه وجه نقد

از ضمانت نامه وجه نقد هنگامی باید استفاده کنید که شرکت شما بخواهد در مناقصه یا مزایده شرکت کند؛ در این حالت وجه نقدی در اختیار کارفرما باید قرار بدهید، فقط باید توجه داشته باشید که وجه نقد مذکور دارای ماهیت ضمانت خواهد بود.

ضمانت نامه چک و سفته

زمانی که شرکت شما بخواهد اعتماد شرکت یا سازمان مقابل را جلب کند، از ضمانت نامه چک و سفته استفاده می­‌کند، ضمانت نامه چک و سفته عندالمطالبه است و مانند یک تضمین با ویژگی­‌های عندالمطالبه با آن برخورد می­‌شود.

اسناد ملکی

در طول اجرای قرارداد شخص حقیقی یا حقوقی، سند ملکی را به عنوان ضمانت به ضمانت گیرنده می­‌دهد؛ برای ردیابی بهتر در آینده و همچنین جلوگیری از مفقود شدن اسناد، هر دو طرف باید نسبت به ثبت حساب انتظامی مربوط به سند ملکی اقدام کنند.

زمانی که شرکت چک یا سفته می‌دهد اما قرار بر وصول آن نیست حساب انتظامی را ثبت می‌کنیم

ضمانت نامه بانکی

ضمانت نامه بانکی نوعی ضمانت است که بانک با اخذ تضامین، ضمانت نامه‌­ای را در اختیار شما قرار می­‌دهد تا شما در رابطه با تعهدات و موضوع قرارداد خود آن را به طرق مقابل ارائه بدهید، در صورتی که به تعهدات خود عمل نکنید، طرف مقابل با ارائه ضمانت نامه به بانک به مبلغ ضمانت نامه از بانک تقاضای وجه می­‌کند.

به هر حال با صدور و ارائه ضمانت نامه هم شما و هم گیرنده ضمانت نامه باید نسبت به ثبت ضمانت نامه در حساب‌­های انتظامی اقدام کنید.

نحوه ثبت حساب انتظامی

برای اینکه بتوانید نسبت به ثبت اسناد حسابداری مربوط به تضمین در حساب انتظامی اقدام کنید، باید با تعریف حساب انتظامی و طرف حساب انتظامی آشنایی کافی داشته باشید، در خصوص تعریف حساب انتظامی در مطالب قبل توضیحات لازم ارائه شد، طرف حساب انتظامی هم حساب مقابل حساب انتظامی است.

ثبت اسناد انتظامی دریافتی

وقتی شرکت شما چک یا سفته‌­ای را از شرکت طرف معامله خود دریافت می­‌کند، باید نسبت به ثبت اسناد انتظامی دریافتی به شرح زیر اقدام کنید:

• • حساب‌­های انتظامی به نفع شرکت (بدهکار)
  • طرف حساب­‌های انتظامی (بستانکار)

ثبت اسناد انتظامی پرداختی

اما اگر چک، سفته یا ضمانت نامه‌­ای را به عنوان تضمین به شخص حقیقی یا حقوقی واگذار کنید؛ در این صورت باید نسبت به ثبت اسناد انتظامی پرداختی اقدام کنید، ثبت انتظامی تضمین واگذار شده در دفاتر به شرح زیر می‌باشد:

• • حساب­‌های انتظامی به عهده شرکت (بدهکار)
  • طرف حساب­‌های انتظامی (بستانکار)

نحوه بستن حساب انتظامی

بستن حساب به معنی صفر کردن حساب است، با توجه به ماهیت حساب‌ها در حسابداری اگر حسابی بدهکار باشد، برای بستن آن باید با صدور سندی مرتبط آن را بستانکار و اگر بستانکار باشد آن را بدهکار نمود. برای بستن حساب انتظامی مربوط به اسناد انتظامی دریافتی در زمان استرداد اسناد سند زیر را باید صادر کنید:

• • طرف حساب­‌های انتظامی (بدهکار)
  • حساب­‌های انتظامی به نفع شرکت (بستانکار)

همچنین در صورتی که اسناد پرداختی را دریافت کنید، سند حسابداری زیر را باید صادر کنید:

• • طرف حساب­‌های انتظامی
  • حساب­‌های انتظامی به عهده شرکت

کدینگ حساب های انتظامی

با توجه به اینکه امروزه از نرم افزارهای حسابداری استفاده می­‌شود، کدینگ حسابداری، حساب­‌های انتظامی ضروری است، با کدینگ حساب انتظامی با کمک نرم افزار حسابداری ابری با توجه به این‌که سطح تفضیل نیز به آن اختصاص می­‌دهید، در صورت لزوم به راحتی می‌­توانید از روی نام شرکت مقابل سند مورد نظر را پیدا کنید.

نحوه ثبت اسناد انتظامی

در خصوص نحوه ثبت اسناد انتظامی در حساب‌­های انتظامی در مطالب قبل توضیحات لازم ارائه گردید؛ اگر شما کدینگ حساب­‌های انتظامی را بدانید، در ثبت اسناد انتظامی نیز مشکلی نخواهید داشت، برای آشنایی بیشتر در ادامه مثال ثبت حساب انتظامی آورده شده است.

مثال اسناد حساب انتظامی

فرض کنید یک فقره چک به مبلغ 200 میلیون ریال به عنوان ضمانت حسن انجام تعهدات به کارفرمای خود ارائه کرد­ه‌­اید، در این صورت ثبت سند حسابداری آن به صورت زیر می‌باشد:

اما اگر در مثال فوق شما به عنوان گیرنده چک باشید، در این حالت ثبت سند حسابداری آن به صورت زیر است:

حساب‌­های انتظامی به نفع شرکت (بدهکار) 200,000,000

طرف حساب­‌های انتظامی (بستانکار) 200,000,000

آموزش ثبت حساب انتظامی در نرم افزار فرداد

امروزه در بسیاری از کسب و کارها برای انجام عملیات حسابداری خود از نرم افزار فرداد استفاده می­‌کنند، لزوما در کدینگ انجام شده باید حساب انتظامی نیز تعریف شود؛ ثبت حساب انتظامی در فرداد همانند سایر نرم افزارهای حسابداری بوده و مطابق آنچه که توضیح داده شد، می‌­توانید اقدام کنید.

نتیجه گیری

اسناد تضمین اسنادی هستند که شرکت­‌ها برای کسب اطمینان بیشتر از طرف مقابل دریافت می‌­کنند، هر چند این اسناد باید در دفاتر شرکت ثبت شود تا قابل پیگیری و کنترل باشد، اما امکان ثبت در بدهکار یا بستانکار حساب­‌های مالی شرکت وجود ندارد؛ بنابراین این اسناد در حساب انتظامی باید ثبت شود.

در مقاله‌ای که خواندید در خصوص حساب‌های انتظامی توضیحاتی ارائه شد و دانستید که ثبت حسابداری آن‌ها به چه صورت است، در انتها از شما می‌خواهیم اگرسوالی و یا نظری درمورد مقاله دارید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید تا کارشناسان در اسرع وقت پاسخ دهند.