سیستم اطلاعات مدیریت چیست؟ انواع، اجزا و وظایف آن

آیا می دانید سیستم اطلاعات مدیریت چه تاثیری بر تصمیم گیری مدیران سازمانها دارد؟ مدیران یک سازمان در جهت رسیدن به اهدافی که برای سازمان خود تعیین کرده اند، با توجه و اطلاعات و داده هایی که از سازمان خود دارند، تصمیماتی می گیرند که بر روند سازمان تاثیر گذار است. این اطلاعات را سیستم اطلاعاتی مدیریت در اختیار مدیران قرار می دهد.

هرچه اطلاعات و داده‌هایی که در اختیار مدیران قرار می گیرد دارای صحت بیشتر و اطمینان بالاتری برخوردار باشد، مدیران با ریسک کمتری برای موسسه برنامه ریزی و تصمیم گیری می کنند. در این مقاله سعی داریم عواملی را که بر تصمیم گیری مدیران تاثیر گذارند و همچنین با در اختیار قرار دادن اطلاعات صحیح در زمان مناسب موجب کاهش ریسک برنامه ریزی موسسه می شوند معرفی کنیم پس تا پایان مقاله با ما همراه باشید.

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

آنچه که از تعاریف مختلف سیستم های اطلاعات مدیریت متوجه می شویم، آن است که سیستمی که یکسری اطلاعات مربوط به سازمان را جمع آوری، سازماندهی و پردازش می کند و در نهایت در اختیار مدیران سازمان قرار می دهد؛ سیستم اطلاعاتی مدیریت یا به اختصار MIS نامیده می شود. مدیران نیز از این اطلاعات به منظور شناخت بهتر سازمان و در نتیجه برنامه ریزی و تصمیم گیری استفاده می کنند.

تاریخچه سیستم های مدیریت اطلاعات

با گسترش رایانه‌ها در قرن بیستم سرعت و ظرفیت پردازش اطلاعات نیز بیشتر شد، در اواسط همین قرن سیستم اطلاعات مدیریت با سرعت بیشتری رشد کردند و گسترش یافتند اما قبل از اینکه رایانه ها گسترش پیدا کند، MIS با سرعت کمی در حال رشد و تکامل بودند.

اهداف سیستم مدیریت اطلاعات MIS چیست؟

با توجه به تعریف این سیستم‌ها، مهم ترین هدف MIS ارائه اطلاعات سازمانی به مدیران است. در راستای این هدف، اهدافی مانند جمع آوری اطلاعات، بایگانی، پردازش و سرعت بخشیدن به دسترسی به اطلاعات نیز شامل اهداف سیستم مدیریت اطلاعات می‌شود. البته برخی از این اطلاعات در برنامه مالی مورد استفاده سازمان موجود هست.

اهداف سیستم های اطلاعات مدیریت

تعریف سیستم های اطلاعات مدیریت

سیستمی که هدف اصلی آن رساندن اطلاعات صحیح و کافی در رابطه با سازمان در کمترین زمان به مدیریت است. این سیستم اطلاعات سازمان را جمع آوری و نگهداری و پردازش می کند و در اختیار مدیران قرار می‌دهد، مدیران با استفاده از این اطلاعات برای موسسه برنامه ریزی و تصمیم گیری می کنند.

توجه داشته باشید که یک سیستم حسابداری خوب باید گزارش های مدیریتی، صورت‌های مالی، گزارش‌های تهیه شده برای افراد خارجی و اطلاعات کافی برای ارائه اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهد. شما می توانید با مراجعه به صفحه سیستم حسابداری اطلاعات بیشتری درباره قابلیت‌ها و ویژگی‌های سیستم حسابداری کسب نمایید. فاکتورهای فروش که در سازمان صادر می شوند، باید به عنوان صورتحساب های فروش برای سامانه مودیان مالیاتی ارسال شوند.

کاربرد MIS

هدف نهایی یک سازمان و موسسه از سرمایه گذاری در بخش‌های مختلف سازمان کسب سود و به عبارتی به حداکثر رسانیدن ثروت صاحبان سرمایه موسسه است. MIS با اطلاعاتی که در اختیار مدیران قرار می دهد، به آنها کمک می کند تا با تصمیمات خود در جهت این هدف تلاش کنند.

پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت

شرکت‌ها به منظور پیاده سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت باید در مرحله نخست شناخت کافی داشته باشند، بعد از مرحله شناخت باید سیستم را آنالیز کرده و با پایان آنالیز آن را اجرا می کنند، مرحله بعدی پیاده سازی MIS آزمایش طرح جدید است، در مرحله آخر استقرار طرح جدید می باشد.

وظایف MIS

وظایف Mis را می‌توان به صورت خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

• خدمات رایانه ای را برای سازمان انجام می‌دهد.
• طبقه بندی اطلاعات
• فراهم کردن سیستم‌های اطلاعاتی مناسب
• امکان سنجی و بررسی‌های فنی و مالی

وظایف سیستم های اطلاعات مدیریت

مزایای سیستم های اطلاعات مدیریت

با توجه به اینکه اطلاعاتی جامع در رابطه با موسسه در اختیار مدیران قرار می دهد، امکان کشف نقاط ضعف و قوت موسسه وجود دارد. مدیر می تواند یک نمای کلی از موسسه داشته باشد. این اطلاعات در برنامه ریزی برای آینده موسسه و تصمیم گیری مدیران می تواند بسیار تاثیر گذار باشد.

انواع سیستم های اطلاعات مدیریت در سازمان

در حالت کلی انواع سیستم اطلاعات مدیریت را می توان به سه دسته کلی تقسیم نمود. در ادامه به معرفی هریک از این انواع می پردازیم.

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

سیستم مدیریت پروژه که یکی از انواع سیستم اطلاعات مدیریت می باشد، شامل مجموعه ای از روش‌ها و راهکارها برای مدیریت پروژه است، که اطلاعات مربوط به یک پروژه را جمع آوری و سازماندهی می کند تا مورد استفاده مدیران قرار گیرد.

سیستم اطلاعاتی مدیریت پیشرفته

پیشرفته از دیگر انواع سیستم اطلاعات مدیریت می باشد که به جمع آوری و ذخیره و پردازش اطلاعات مورد نیاز مدیران پرداخته و این اطلاعات را در اختیار مدیران قرار می دهد، اما نسبت به MIS پیشرفته تر است و این کار را با جزئیات بیشتری انجام می دهد.

سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی

نرم افزار اطلاعات مدیریت منابع انسانی به عنوان یک محل ذخیره سازی و پردازش اطلاعات مربوط کارمندان است و این اطلاعات را در اختیار گروه مدیریت منابع انسانی قرار می دهد. مدیریت منابع انسانی با توجه به ارتباطی که با کارمندان دارد و درواقع رابطی بین کارمندان و مدیریت شرکت است، باید به صورتی وظایف خود را انجام بدهد که هم پرسنل و هم مدیران از او راضی باشند. بنابراین سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی از دیگر انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت می باشد.اگر می خواهید بدانید یک مدیر منابع انسانی دقیقا چه وظایفی دارد،حتما مقاله وظایف و اهداف مدیریت منابع نسانی را مطالعه کنید.

سیستم های اطلاعات مدیریت در سطوح مختلف سازمان

بر اساس سطوح مختلف سازمان سه نوع MIS به شرح زیر وجود دارد، که عبارتند از:

1. سیستم اطلاعات ردۀ عملیاتی: با پیگیری عملیات عادی موسسه، این اطلاعات را در اختیار مدیران عملیاتی قرار می‌دهد.
2. سیستم اطلاعات ردۀ مدیریت: به مدیران میانی کمک می‌کنند تا در فعالیت‌های اداری تصمیم گیری و پیگیری ها را انجام بدهند.
3. سیستم اطلاعات ردۀ راهبردی: اطلاعات این سیستم در تصمیم گیری‌های مدیران ارشد در رابطه با سازمان کمک می کنند.

سطوح سیستم های اطلاعات مدیریت

نقش سیستم MIS در تصمیم گیری مدیران

اطلاعات یک پایه و اساس منطقی برای فرایند تصمیم گیری است، تصمیم گیری فرایند تبدیل اطلاعات به عملکرد می باشد. تصمیم گیری های درست و به موقع و برنامه ریزی‌های کوتاه مدت و بلند مدت برای سازمان، موجب رشد و پیشرفت سازمان خواهد شد. سیستم اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری را فراهم می آورد.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی عملکرد

اگر بخواهیم به صورت خلاصه نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی عملکرد را بیان کنیم، می گوییم که این سیستم با ثبت و ذخیره کردن تمامی اطلاعات سازمان، مانند اطلاعات خرید و فروش، اطلاعات حقوق و دستمزد، اطلاعات کارکنان، اطلاعات بازار، اطلاعات مشتریان و سپس پردازش این داده ها، از عملیات سازمان پشتیبانی می کند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی از تصمیم گیری

سیستم های اطلاعات مدیریت می توانند از طریق ارائه گزارش های قابل درک و تفسیر به مدیران، میزان مغایرت و انحراف از برنامه‌های مشخص شده را نشان دهند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی استراتژیک

مدیر MIS باید از تمامی عوامل محیطی و بیرونی سازمان آگاه باشد، همچنین ارزش سیستم‌های موجود را اطلاع داشته باشند. در بسیاری از موسسات گزارش‌های معاونت این سیستم به مدیریت عالی ارائه می شود.

اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریت

اجزاء  سیستم مدیریت عبارتند از:

• سیستم
• اطلاعات
• مدیریت

سیستم به معنای سیستمی است که می‌تواند به تعداد زیادی کاربر خدمت رسانی کند. اطلاعات یعنی نرم افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه داده توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند همچنین به تمام مدیران اطلاعات مورد نیازشان را ارائه می دهد.

اجزای سیستم اطلاعات مدیریت

عناصر اصلی سیستم MIS

سیستم اطلاعاتی مدیریت دارای چند عنصر اصلی می باشد، که این عناصر عبارتند از:

• کامپیوتری که با استفاده از یک پایگاه اطلاعات چندین نرم افزار اطلاعاتی را به یکدیگر مرتبط می نماید.
• نرم افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه داده توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند.
• ارائه اطلاعات مورد نیاز به تمام مدیریان در سطوح مختلف
• پشتیبانی از عملیات و تصمیم گیری
• رابط کاربری ماشینی جهت پاسخگویی به جستجوهای فوری و موقتی

امکانات سیستم های اطلاعات مدیریت

بنا بر تعریف دیویس و اولسون امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای رایانه ای، آیین نامه‌ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم گیری و یک دیتابیس است.

رابطه‌ی بین ERP و MIS

ERP به معنی برنامه ریزی منابع سازمانی است و سیستمی است که به سازمان کمک کند تا با کمک داده ها به مدیریت منابع خود بپردازد، در واقع ERP بخشی از سیستم MIS است.

تفاوت های میان MIS و ERP

مهم ترین تفاوت این دو سیستم در در نحوه اجرای عملیات در سیستم های ERP است، در ERP تمام اطلاعات مورد نیاز به صورت یک بانک اطلاعاتی مشترک در همه قسمت‌ها استفاده می شوند و بخش های مختلف سیستم با یکدیگر در ارتباط اند؛ در صورتی که MIS اطلاعات مورد نیاز هر بخش را به طور جداگانه در اختیار هر بخش قرار می دهد.

MIS از روش‌های موجود استفاده می کند در صورتی که ERP به دنبال ایجاد روش‌های جدید و نوین می‌باشد.

MIS بیشتر به مسائل داخلی سازمان می‌پردازد، در صورتی که ERP بیشتر هر دو مسائل داخلی سازمان و برون سازمانی را پوشش می دهد.

بررسی تفاوت هاس دو سیستم اطلاعاتی

5 سوال مهم درباره سیستم اطلاعات مدیریت

تا این بخش از مقاله به شرح MIS و مطالب پیرامون این موضوع پرداختیم. در ادامه این مقاله به مهم ترین سوالات مهم در ارتباط با سیستم اطلاعاتی مدیریت پاسخ می‌دهیم. قبل از شرح سوالات لازم دانستیم یادآوری کنیم که اگر سازمان شما جزء گروههای معاف از مالیات باشد، باز هم لازم است که مطابق قانون سامانه مودیان فاکتورهای فروش خود را برای سامانه مودیان مالیاتی ارسال نماید.

1. سیستم مدیریتی ایران به چه صورت است؟

در ایران، سازمان‌ها تمایل به داشتن سیستم‌های اطلاعات یکپارچه از جمله سیستم برنامه ریزی منابع سازمان در سال‌های اخیر داشته اند؛ اما به دلیل تحولات مختلف سیاسی و اقتصادی و … دستیابی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه به طور کامل محقق نشده است.

2. نرم افزار مدیریت اطلاعات Mis چه تفاوتی با سیستم BPMS دارد؟

از تفاوت‌های نرم افزار مدیریت اطلاعات با سیستم BPMS می‌توان تفاوت در مدل فرآیند، مدل داده، تعریف فرم‌ها، قوانین تجاری، ایفا کنندگان و انتشار فرایند نام برد. به طور کلی می‌توان گفت سیستم BPMS نمی‌تواند جایگزین نرم افزار mis باشد، این دو سیستم به صورت کاملا مجزا از یکدیگر هستند.

3. سیستم مدیریت اطلاعات Mis چه امکاناتی دارد؟

امکانات این سیستم شامل برنامه ها و سخت افزارهای رایانه ای، آیین نامه ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم گیری و یک دیتابیس است.

4. اثرات سیستم اطلاعاتی مدیریت در سازمان

پیاده سازی سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان باعث می شود تا مدیران با اطمینان بیشتری نسبت به مسائل سازمان تصمیم گیری کنند و با توجه به اطلاعاتی جامعی که از سازمان دارند، می‌توانند برنامه ریزی بهتری برای سازمان داشته باشند. در واقع سیستم اطلاعات مدیریت دارای اطلاعات بسیار جامع تری در مقایسه با برنامه حسابداری ابری است.

5. سامانه اطلاعاتی مدیریتی همان MIS است؟

بله، سیستم اطلاعاتی مدیریت یا سامانه اطلاعات مدیریت ترجمه شده کلمه Management Information System است که به صورت اختصار MIS گفته می شود.

نتیجه گیری

زیان‌ها و هدر رفت منابع مالی و انسانی، اکثر مواقع ناشی از تصمیمات و برنامه ریزی های اشتباه مدیریت است؛ علت این اشتباهات مدیران در دست نداشتن اطلاعات کافی و به‌هنگام از سازمان است.

سیستم اطلاعات مدیریت که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت با در اختیار قرار دادن این اطلاعات، تا حدود زیادی این مشکلات را بر طرف کرده است. از شما دعوت می‌کنیم تا ما را از نظرات خود پیرامون موضوعات یاد شده بهره‌مند سازید. همچنین، اگر فکر می‌کنید این مطلب می‌تواند به افزایش آگاهی اطرافیانتان درباره سیستم های اطلاعات مدیریت کمک کند، حتما این مقاله را برای آن‌ها ارسال نمایید.