آموزش کامل و کاربردی تهیه و ارسال لیست حقوق و دستمزد

همه ما کم و بیش با تعاریف لیست حقوق و دستمزد آشنا هستیم. به صورت کلی، درآمد حاصل از کار در یک مجموعه تجاری یا اداری را، حقوق و دستمزد می‌گویند. در سازمان‌ها و ادارات، معمولا مبلغی که برای کارکرد کارمندان روز مزد یا ساعتی پرداخت می‌شود را دستمزد و میزان پرداختی ماهانه را، حقوق قلمداد می کنند.

محاسبه حقوق و دستمزد باید به دقت انجام شود، زیرا تاثیر کاملا مستقیم بر قیمت نهایی محصول یا خدماتی خواهد داشت که سازمان ارائه می‌دهد. دقیقا به همین خاطر است که سازمان‌ها و ادارات مختلف، برای تعیین پرداختی کارمندان، از یک لیست به نام لیست حقوق و دستمزد استفاده می‌کنند.

با ما همراه باشید تا در ادامه مقاله، به شما نشان دهیم که چطور باید لیست حقوق و دستمزدی دقیق تهیه کنید.

لیست حقوق و دستمزد چیست؟

در بسیاری از سازمان‌ها و موسسات کوچک، میزان حقوق دریافتی کارمندان، کاملا سلیقه‌ای تعیین می‌شود. اما برای رعایت انصاف و عدالت و همچنین همسو بودن با موازین قانونی کشور در زمینه قانون کار، باید یک لیست کامل و دقیق از عوامل تاثیرگذار بر حقوق و دستمزد کارمندان خود تهیه کنید و پرداختی خود را بر همان اساس انجام دهید.

در این لیست مواردی همچون مشخصات کامل کارمند، کسورات مختلف، حقوق متفاوت و مسائل مالیاتی درج شده است. شما باید این لیست را به عنوان یک کارفرما یا یک حسابدار، با دقت تمام تهیه نمایید و تمام مسائل و عوامل را در آن در نظر بگیرید تا محاسبات شما کاملا صحیح و عادلانه و بر اساس میزان ارزش افزوده‌ای باشد که کارمند برای مجموعه شما به ارمغان می‌آورد. برای سهولت و تسریع در محاسبه این موارد، بهتر است از یک نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد استفاده کنید.

با مهم‌ترین بخش‌های لیست حقوق و دستمزد آشنا شوید

یک لیست حقوق و دستمزد شامل بخش‌های متعددی است که در این قسمت قصد داریم تا به صورت کامل آنها را بررسی نماییم. به صورت کلی، بخش‌های اساسی و مهم این لیست، در هفت دسته مختلف طبقه بندی می‌شوند:

بخش‌ های مهم لیست حقوق و دستمزد در هفت دسته مختلف طبقه بندی می‌شوند

1. بخش مشخصات کارمند

در این بخش که باید با وسواس و دقت فراوان تکمیل شود، اطلاعات کامل کارمند اعم از نام، نام خانوادگی، کد ملی، شماره بیمه و غیره را وارد کنید. به این شکل، شما می‌توانید هر گونه پرداختی، حقوق، مزایا و کسورات را در جلوی نام و بخش مخصوص همان کارمند وارد کنید تا دچار هیچگونه مشکلی نشوید.

2. قسمت کارکرد کارکنان

پس از اینکه مشخصات اولیه کارمندان را در لیست حقوق دستمزد خود ثبت کردید، نوبت به بررسی میزان کارکرد کارکنان شما می‌رسد. در این بخش باید تعداد روزهای کاری فرد، نوبت کاری، اضافه کاری، شب کاری و از این قبیل مسائل به صورت کامل درج شود. برای هر یک از این موارد، باید یک بخش کاملا جداگانه در نظر گرفته باشید و هر یک را در بخش مخصوص به خود قرار دهید.

3. بخش قیمت واحد

قیمت واحد همان میزان ثابت حقوق و دستمزدی است که هرساله از طرف وزارت کار تعیین می‌شود و با نام حداقل حقوق وزارت کار شناخته می شود و باید به عنوان قیمت واحد در لیست حقوق و دستمزد خود آن را بگنجانید. این بخش به صورت سالانه باید به روز رسانی شود.

4. قسمت حقوق و مزایای مشمول بیمه و مالیات

در این قسمت، حقوق و مزایای افرادی که مشمول مالیات و بیمه هستند را باید به صورت دقیق درج نمایید و در نهایت آنها را جمع کرده و عدد به دست آمده را در قسمت پایانی ستون‌ها وارد نمایید. اگر با مزایای مشمول بیمه حقوق آشنایی ندارید و یا برای محاسبه بیمه حقوق احتیاج به کسب اطلاعات بیشتری دارید، حتما مقاله بیمه حقوق را مطالعه کنید.

5. قسمت مزایای مشمول بیمه

در این قسمت تنها بخش‌هایی از حقوق را باید درج کرد که صرفا مشمول بیمه هستند. در نهایت نیز اعداد به دست آمده را با مجموع حقوق و مزایای مشمول بیمه و مالیات جمع نمایید و عدد به دست آمده را زیر ستونی جداگانه قرار دهید و آن را ستون مزایای مشمول بیمه نامگذاری کنید.

6. مزایای معاف از بیمه و مالیات

همانطور که اشاره کردیم، باید در یک ستون منحصر به فرد دیگر، تمامی موارد مربوط به معاف بودن از بیمه و مالیات را درج نمایید و مجموع به دست آمده را تحت ستون دیگری با نام مزایای غیر مشمول بیمه و مالیات قرار دهید. درصورتی که نمیدانید در سال 1403 چه مزایایی معاف از مالیات هستند، حتما مقاله محاسبه مالیات حقوق 1403 را مطالعه کنید.

7. بخش کسورات

کسورات در حقیقت حین ساخت لیست حقوق و دستمزد، یک مقوله بسیار بحث برانگیز است و اختلاف‌های بسیار زیادی بر سر این به وجود می‌آید. به صورت کلی کسورات را باید هر گونه مبلغی دانست که از مبلغ نهایی حقوق و دستمزد کارمند کسر می‌شود. به عنوان مثال، سهم بیمه کارگر، مالیات حقوق و مزایا، وام از صندوق سازمان یا هر گونه کسورات توافقی باید در این بخش آورده شوند و در یک ستون جداگانه درج شوند.

آموزش تهیه لیست حقوق و دستمزد

برای تهیه لیست حقوق و دستمزد، پس از اینکه اطلاعات کاری و میزان ثابت قیمت واحد را در دست داشتید، بهتر است در نرم افزار اکسل یا یک نرم افزار حسابداری مالی دارای بخش حقوق و دستمزد، یک جدول تهیه کنید و لیست خود را در این فابل بسازید. این جدول باید به اندازه تعداد کارمندان شما سطر داشته باشد.

اطلاعات خود را بیشتر کنید

جدول حداقل دستمزد و حقوق سال 1403

اما در مورد ستون‌های آن، باید هفت مورد ذکر شده در بالا را به تفکیک مزایا و کسورات درج نمایید. به این ترتیب، تنها کافی است تا میزان کارکرد، کسورات و مزایای کارمندان را در این لیست وارد کرده و در نهایت خالص پرداختی را دریافت نمایید. به علاوه اینکه بهتر است در انتها شماره حساب کارمندان را نیز درج کنید تا حسابدار بتواند به راحتی تمام مراحل پرداخت را انجام دهد.

نمونه از لیست حقوق دستمزد

در اینجا قصد داریم تا یک نمونه از لیست حقوق و دستمزد را به شما ارائه دهیم تا بتوانید به سادگی از آن برای لیست شخصی خود استفاده نمایید.

نمونه لیست حقوق دستمزد کارکنان

همانطور که در این جدول مشاهده می‌کنیم، در ستون دوم، ابتدا باید مشخصه کارمندی فرد را یادداشت کنید. سپس در ستون سوم، نام و نام خانوادگی او را درج نمایید. در ستون چهارم و پنجم در صورتی که فرد متاهل و یا صاحب فرزند باشد، حق اولاد و حق خوار و بار و مسکن به او تعلق می‌گیرد و باید مبلغ آن را در این قسمت قرار دهید.

در دو ستون بعدی، باید قیمت پایه هر ساعت اضافه کاری که بر اساس دستورالعمل وزارت کار تعیین می‌شود و همچنین پس از محاسبه اضافه کاری فرد، میزان آن را وارد کنید و در ستون هفتم، ضرب ستون پنجم و ششم را قرار دهید. اگر فرد در مدت ماه جاری، حق شیفت یا حق ماموریت داشته، مبلغ آن را در ستون هفتم و هشتم قرار دهید.

ستون نهم مربوط به سایر مزایا است که امکان دارد شامل حال فرد شود. در ستون دهم، شما باید تمام مبالغ حقوق و مزایا (حقوق پایه، تمام مزایا و میزان اضافه کار، حق شیفت، حق ماموریت و سایر مزایا) را با هم جمع کرده و درج نمایید.

در ستون دهم به بعد، نوبت به کسورات می‌رسد. در اینجا کسوراتی همچون سهم بیمه کارمند که حدود هفت درصد است، اقساط وامی که از مجموعه اخذ کرده، مالیات یا میزان معافیت مالیاتی، هزینه بیمه تکمیلی و همچنین هر نوع کسورات دیگر قرار دارند.

شما باید به تفکیک مبلغ دقیق هر نوع کسورات را قرار دهید و در نهایت داخل ستون شانزدهم مبلغ نهایی را درج نمایید. حال باید کسورات را از مبلغ کل حقوق و مزایا کسر کرده و در ستون آخر قرار دهید. بهتر است یک ستون اضافه کرده و شماره حساب فرد را نیز وارد نمایید تا مراحل پرداخت به راحتی انجام شود. برای اینکه محاسبات و انجام امور مربوطه برای حقوق پرسنل به صورت لحظه‌ای و با سرعت بیشتری انجام شود، می‌توانید از یک برنامه حسابداری ابری استفاده کنید.

نمونه لیست حقوق و دستمزد تامین اجتماعی

با نمونه لیست حقوق و دستمزد به سادگی می توانید لیست شخصی خود را تهیه کنید

همانطور که مشاهده می‌کنید، این لیست بیمه تامین اجتماعی است که تدارک دیده شده. در ستون دوم لیست، باید شماره بیمه و در ستون سوم، باید نام و نام خانوادگی فرد را به دقت وارد نمایید. ستون چهارم مربوط به پست و جایگاه فرد در سازمان شما است.

در ستون پنجم و ششم، باید کد ملی و شماره شناسنامه فرد را درج نمایید و در ستون هفتم، نام پدر او را وارد کنید. ستون هشتم مربوط به تاریخ آغاز کار این نیرو، در مجموعه شما است. این تاریخ باید کاملا دقیق و بر اساس قرارداد رسمی باشد. ستون نهم، مربوط به تاریخ ترک کار است.

اگر فرد شرکت شما را ترک نکرده است، باید عدد صفر یا خط سیاه قرار دهید. ستون یازدهم مربوط به کارکرد بوده و نشان دهنده تعداد روز ماه است. ماه‌ها 30 روزه، 29 روزه و 31 روزه هستند و باید به این نکته توجه کنید. تعداد مرخصی‌های مجاز، نباید در مقدار این ستون کسر کند، اما اگر فرد غیبت غیر موجه داشته است، باید از میزان این رقم کسر نمایید.

در ستون دوازدهم، دستمزد یا همان حق الزحمه روزانه و در ستون سیزدهم، حقوق یا همان حق الزحمه ماهانه قرار دارد. این دو مبلغ باید بر اساس قرارداد کاری شما با کارمند درج شود و به صورت دقیق آن را محاسبه کنید. در ستون چهاردهم، شما باید به صورت کامل، جمع مزایا و حقوق را وارد نمایید.

ستون آخر مربوط به مشمولین و غیر مشمولین است. تنها مزایایی که شامل حال مشمولین بیمه نمی‌شود، حق اولاد است. البته سنوات پایه نیز باید اعلام شود اما مشمول بیمه نمی‌شود. اگر برای شما هم تفاوت سنوات پایان سال و پایه سنوات سوال می باشد، حتما مقاله حق سنوات چیست را مطالعه کنید. با توجه به توضیحات ذکر شده مشخص شد که تمامی مزایا به غیر از حق اولاد، شامل حال هفت درصد بیمه می‌شود.

یک نمونه لیست حقوق و دستمزد به شرح ذکر شده در تصویر می باشد .

نمونه لیست حقوق دستمزد جهت ارائه به بانک

این لیست مربوط به دستور پرداخت حقوق پرسنل به بانک می‌شود. در ستون دوم این لیست باید نام و نام خانوادگی پرسنل، در ستون سوم مبلغ پرداختی و در ستون چهارم شماره حساب او درج شود. سپس ممهور به دست بانک برسانید تا بانک روند پرداخت را انجام دهد.

موارد مشمول بیمه در لیست حقوق و دستمزد

• مزد، حقوق و دستمزد
• مزایای شغلی مستمر و فوق‌العاده
• بابت اضافه کار (شرکت در وبینار فراموش نشه 👈 نکات انواع اضافه کاری و نوبتکاری)
• مزد بابت روزهای تعطیلی و مرخصی
• کمک هزینه مسکن
• پاداش مستمر
• هزینه مربوط به ایاب و ذهاب کارکنان که به صورت ماهیانه پرداخت می شود
• دستمزد کارکنانی که به صورت کارمزدی مشغول کار هستند
• دستمزد کارآموزان
• کار در شب و کشیک فوق‌العاده
• فوق‌العاده برای کارهای سخت و زیان آور
• حق‌الزحمه
• شیفت کاری
• حق مربوط به حضور در جلسات

تغییرات لیست حقوق و دستمزد سال 1403

در سال 1403، حقوق پایه به 7 میلیون و 166 هزار تومان افزایش پیدا کرد. کسانی که درآمدی کمتر از این دارند، حداقل دریافتی آن ها باید برابر با حقوق پایه قانون کار باشد.

نکات مهم پس از تهیه لیست حقوق و دستمزد

تا این قسمت با حقوق و دستمزد و شیوه تهیه لیست حقوق دستمزد اشنا شدید. اما با توجه به اهمیت این لیست و رعایت تمام موارد مشمول، توجه به یک سری نکات مهم پس از تهیه لیست حقوق می تواند میزان خطا را به حداقل برساند.

توجه به نکات تهیه لیست حقوق و دستمزد ضروری است

• اطلاعات باید به دقت بازبینی شوند.
• لیست باید کاملا خوانا و دقیق باشد.
• لیست را باید جهت ارائه به بانک برای پرداخت وجه آماده کنید.
• در این لیست باید همه مزایا و کسورات به تفکیک قرار داده شده باشند.
• بهتر است برای بررسی دقیق روزهای کاری، از سیستم حضور و غیاب دیجیتال استفاده کنید.
• برخی از نرم افزارهای ایرانی و خارجی، قادر به محاسبه لیست حقوق و دستمزد هستند و این کار را کاملا مکانیزه انجام می‌دهند. به علاوه اینکه، امکان وصل کردن دستگاه حضور و غیاب به این نرم افزارها وجود دارد.
• توجه داشته باشید که این لیست بنا بر تغییرات حقوق و دستمزد در سال‌های مختلف باید تغییر کند.
• این لیست را می‌توانید به کارمندان ارائه دهید و همزمان با پرداخت حقوق، از آنها رسیدی مبنی بر صحت اطلاعات و محاسبات دریافت نمایید تا در آینده دچار مشکل نشوید. در عین حال می‌توانید آن را نزد خود نگه داشته و آرشیو نمایید تا در مواقع لزوم از آن استفاده کنید.
• حتما مزایا و کسورات را به دقت برای هر کارمند بررسی کنید. زمان اتمام اقساط وام یا اضافه شدن حق اولاد، این‌ها مسائلی هستند که معمولا فراموش می‌شوند. پس حتما آنها را در هر ماه به صورت جداگانه بررسی کنید.

نتیجه گیری

در نهایت باید گفت که حقوق و دستمزد یک قسمت بسیار مهم در حسابداری است و باید برای تهیه آن، وقت زیادی بگذارید. این لیست باید در هر شرکت و سازمانی وجود داشته باشد. همچنین باید لیست حقوق و دستمزد را به شکل خاصی، برای سازمان تامین اجتماعی ارسال کنید. این سازمان دقت بسیار بالایی در بررسی اعداد و ارقام دارد.

به همین خاطر باید برای تهیه آن، وقت زیادی صرف کنید و دقت بالایی داشته باشید. زیرا کوچک‌ترین اشکال، می‌تواند باعث دردسرهای زیادی شود. برای اینکه دقت شما در محاسبات بیشتر شود، خرید نرم افزار حسابداری کاربردی و مناسب با نیاز شما، از جمله کارهای ضروری است. نظر شما در مورد لیست حقوق دستمزد چیست؟ آیا به نظر شما تهیه لیست حقوق و دستمزد کار دشواری است؟ یا با کمی تمرین و تکرار می‌توان آن را تهیه کرد؟ در انتها نظرات خود را با ما در میان بگذارید تا تبادل اطلاعات خوبی با هم داشته باشیم.