مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت و ثبت صورتجلسه آن

مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت چیست؟ همانطور که می‌دانید اشخاص حقوقی یا همان شرکت‌ها، در طول دوران فعالیت خود به دفعات مطابق مقررات و یا به دلیل ایجاد تغییرات در شرایط اداره شرکت، مجبور به اعمال تغییراتی می‌باشند، این تغییرات باید مطابق قانون و طی کردن فرآیندهای قانونی به ثبت برسند.

برای آشنایی بیشتر با موضوع و همچنین مدارک موردنیاز ثبت تغییرات شرکت در این مقاله به موضوع ثبت تغییرات شرکت، مدارک لازم برای ثبت تغییرات و نرم افزار حسابداری موسسات پرداخته‌ایم تا بتوانید مباحث مربوطه را بهتر درک و انجام دهید.

ثبت تغییرات شرکت

شرکت­ ها برای هر تغییری که بخواهند انجام بدهند، مطابق مقررات باید صورتجلسه‌­ای متناسب با آن تغییرات تنظیم و بعد از تایید و امضا توسط حاضرین در جلسه نسبت به ثبت آن اقدام نمایند.

بعد از انجام مراحل و با تایید اداره ثبت شرکت‌­ها، مجوز آگهی تغییرات توسط اداره ثبت شرکت­‌ها صادر و در روزنامه رسمی نیز ثبت می‌گردد.

ثبت آگهی تغییرات شرکت و انواع تغییرات در ثبت شرکت‌ها

انواع تغییرات در ثبت شرکت­‌ها می­‌تواند به شرح زیر باشند، برای ثبت هر یک از این تغییرات مدارکی مورد نیاز است که در ادامه در خصوص مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت (Required Documents For Registering Company Changes) توضیحات لازم ارائه شده است:

• • تغییر اساسنامه
  • تمدید مدت فعالیت شرکت
  • انحلال شرکت، حتی در مواردی که انحلال به واسطه ی انقضای مدت فعالیت شرکت باشد.
  • تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تبدیل شرکا یا خروج بعضی از آن ها از شرکت
  • تغییر نام یا آدرس دفتر مرکزی یا محل فعالیت شرکت
  • تغییر مدیر یا مدیران شرکت

دلایل کلی تغییرات شرکت‌ها

بعد از ثبت هر شرکت به عنوان شخص حقوقی، طبق قانون و یا طبق وضعیت شرکت، شرایطی پیش می­‌آید که شرکت نیاز به تغییر و تحولاتی دارد، این تغییر و تحولات که در قانون نیز مشخص شده، باید در اداره ثبت شرکت­‌ها ثبت شود تا وجه قانونی پیدا کند؛ از جمله دلایل اصلی تغییرات شرکت‌­ها به موارد زیر می‌­توانیم اشاره کنیم:

• • تغییر مدیر یا مدیران شرکت
  • تغییرات اساسنامه
  • تغییرات مدت زمان فعالیت شکت
  • تغییرات در صورت انحلال و تصفیه شرکت
  • تغییرات حساب­‌های مالی یا تغییرات در تعداد شرکا
  • تغییر نام شرکت
  • تغییرات کلی در متن اساسنامه شرکت
  • انحلال و یا اعلام ورشکستگی شرکت
  • وارد شدن شرکای جدید به شرکت و یا خروج آن­‌ها

روش‌های ثبت تغییرات در شرکت‌ها

در گذشته نمایندگان اشخاص حقوقی برای ثبت تغییرات شرکت، باید ضمن در دست داشتن مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت به اداره ثبت شرکت‌­ها مراجعه می­‌کردند و مراحل ثبت تغییرات شرکت را طی می‌­کردند، اما امروزه علاوه بر این، آن­‌ها می‌­توانند به صورت اینترنتی و یا با ارائه مدارک به شرکت­‌های مشاوره و ارائه دهنده خدمات جهت ثبت تغییرات اقدام کنند.

ثبت صورتجلسه تغییرات

صورتجلسه نوشته‌­ای است که در آن مذاکرات و تصمیمات اتخاذ شده و مصوبات جلسه­‌های رسمی مربوط به اشخاص حقوقی قید می‌شود، به عبارت دیگر اگر یک شخص حقوقی بخواهد تغییراتی که در مطالب قبل به آن­‌ها اشاره شد، انجام بدهد باید نسبت به ثبت صورتجلسه تغییرات اقدام کند.

مدارک مورد نیاز ثبت صورتجلسه تغییرات

گفتیم که ثبت تغییرات می‌تواند در خصوص سرمایه گذاری و تغییرات اساسنامه و یا دلایل مشابه دیگر باشد، در صورتی که شرکتی بخواهد نسبت به ثبت صورتجلسه تغییرات اقدام کند، ابتدا باید با مراحل ثبت تغییرات شرکت و سپس مدارک ثبت تغییرات شرکت آشنایی داشته باشد. مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

مدارکی که برای ثبت تغییرات شرکت باید ارائه شود

هزینه صورتجلسه تغییرات چقدر است؟

هزینه­ های حق الثبت، انتشار آگهی در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار و هزینه‌­های متفرقه از جمله هزینه پست، پاکت، کپی و برابر اصل مدارک از جمله هزینه­‌های مربوط به ثبت صورتجلسه تغییرات است، در اکثر موارد هزینه­‌های مذکور یکسان و مبلغ مشخصی دارد، که باید تمامی هزینه‌ها را با توجه به ماهیت حساب‌ها آن‌ها در دفاتر و یا نرم افزار حسابداری بازرگانی موسسه ثبت کنید.

سامانه ثبت صورتجلسه تغییرات

با هدف جلوگیری از رفت و آمدهای مکرر افراد به اداره ثبت شرکت‌­ها و همچنین کاهش هزینه­‌های مربوطه توسط متقاضیان، سامانه ثبت صورتجلسه تغییرات طراحی و راه اندازی شده است، متقاضیان در این سایت که به آدرس irsherkat.ssaa.ir است، می­‌توانند تمامی مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات را انجام بدهند.

انواع صورتجلسه تغییرات شرکت ها

نوع صورتجلسه تغییرات با توجه به نوع تغییراتی که قرار است در شرکت اتفاق بیفتد با یکدیگر فرق می‌­کند، به طور کلی برای انواع تغییرات صورتجلساتی به شرح موارد زیر تهیه و تنظیم می­‌شود:

• • صورتجلسه هیات مدیره
  • صورتجلسه مجمع عمومی عادی
  • صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

مجمع عمومی شرکت

به جلسه‌­ای که با دعوت از سهامدارن و مدیران شرکت با هدف تصمیم‌گیری درباره مسائل مهم شرکت برگزار می­‌شود، مجمع عمومی عادی شرکت می‌­گویند، در این جلسه تصمیماتی مبنی بر انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان، تعیین روزنامه کثیرالانتشار، رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی قبل اخذ می‌­گردد.

با برگزاری جلسه مذکور در صورتجلسه تنظیم شده عنوان صورتجلسه نام کامل شرکت به همراه شماره ثبت، شناسه ملی شرکت و نوع حقوقی شرکت، سرمایه ثبت شده و در نهایت موضوع تصویب شده قید می­‌گردد، با تحویل مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت مربوط به مجمع عمومی عادی شرکت اداره ثبت شرکت‌­ها، موضوع ثبت می­‌گردد.

نحوه ثبت صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

یکی دیگر از جلسات مجمع عمومی، مجمع عمومی فوق العاده است. هر نوع تغییری مانند تغییر در مواد اساسنامه، افزایش یا کاهش سرمایه، اجازه صدور اوراق قرضه، انحلال شرکت، تغییر در تعداد مدیران و مدت خدمت آن­‌ها، تعیین بازرسان که قرار باشد در اساسنامه‌­ی اتحادیه شرکت ایجاد شود، باید طبق صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به اداره ثبت شرکت­‌ها اعلام شود.

بعد از برگزاری جلسه به صورت رسمی و مطابق مقررات و با حضور اعضا پیش بینی شده در قانون، در صورت تصویب موارد مطرح شده، باید نسبت به تنظیم صورتجلسه اقدام گردد، با تنظیم صورتجلسه همانند صورتجلسه مجمع عمومی عادی باید مراحل ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکت­‌ها انجام شود.

مجامع هیات مدیره

مجامع هیات مدیره که به صورت ماهانه یک بار با حضور اعضاء هیات مدیره برگزار و در خصوص سمت­‌های مختلف راس شرکت مانند رئیس، نایب رئیس و مدیرعامل، بررسی و اخذ تصمیمات لازم درباره درآمدها و بدهی‌های شرکت، معاملات و قراردادهای شرکت، انتخاب مدیران بخش های داخلی تصمیم گیری می‌­شود.

با برگزاری جلسه مذکور باید تصمیمات اخذ شده طی صورت­جلسه‌­ای ثبت و به امضا اعضا هیات مدیره برسد، مدارک لازم جهت تغییر اعضای هیئت مدیره اصل و کپی مدارک شناسایی مربوط به اعضاء هیات مدیره و صورت جلسه تنظیم شده می­‌باشد.

مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت

پس از ایجاد تغییرات در شرکت برای دریافت آگهی تغییرات و انتشار آن در روزنامه رسمی، باید مدارکی در سامانه اداره ثبت شرکت‌­ها بارگذاری شود؛ یا این که به صورت حضوری تحویل این اداره گردد. به طور کلی مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت شامل موارد زیر می‌باشد:

• • تصویر مدارک هویتی تمامی سهامداران و مدیران شرکت
  • اصل مدارک شناسایی افرادی که خارج می شوند و حضور اشخاص خارج شده در دفاتر اداره ثبت شرکت­‌ها جهت امضا
  • لیست شرکا با درصد سهام آن­‌ها
  • کپی روزنامه آخرین تغییرات شرکت و هیأت مدیره.
  • کپی اساسنامه شرکت

مدارک لازم برای تغییرات شرکت با مسئولیت محدود

در شرکت­‌های با مسئولیت محدود نیز در شرایط زمانی مختلف و با توجه به اتفاق­‌های رخ داده تغییراتی رخ می­‌دهد، با ایجاد تغییرات در این شرکت‌­ها نیز باید نسبت به ثبت تغییرات شرکت اقدام شود؛ مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود شامل موارد ذکر شده در جدول زیر می‌باشد:

ثبت تغییرات در شرکت سهامی خاص

نوع شرکت‌­های ثبت شده و فعالیت ­آن‌­ها مانع از عدم ثبت تغییرات ایجاد شده در شرکت در اداره ثبت شرکت­‌ها نمی‌­شود، به طور کلی تمامی شرکت‌­ها باید در خصوص تغییرات ایجاد شده در شرکت مطابق مقررات اقدام کنند؛ مدارک موردنیاز ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص شامل موارد زیر می‌باشد:

• • تکمیل فرم اطلاعات مورد نیاز شرکت
  • کپی شناسنامه و کارت ملی کلیه سهامدران و هیات مدیره و بازرسان شرکت (یا نماینده شخص حقوقی)
  • کپی برابر اصل شناسنامه و کارت ملی سهامداران یا هیات مدیره و بازرسان جدید شرکت
  • کپی روزنامه رسمی تاسیس شرکت
  • کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات شرکت (در صورت وجود)
  • اظهارنامه شرکت
  • آخرین لیست سهامداران شرکت (در صورت داشتن نقل و انتقال از تاریخ تاسیس)
  • آخرین روزنامه رسمی شرکت و احکام نمایندگی اشخاص حقوقی هیات مدیره و سهامدارن اشخاص حقوقی

مراحل ثبت تغییرات شرکت

به طور کلی شرکت­‌ها هر تغییری که داشته باشند، باید در اداره ثبت شرکت‌­ها ثبت کنند تا بعد از انتشار آگهی در روزنامه رسمی وجه قانونی پیدا کند؛ با آماده کردن مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت، اشخاص حقوقی برای ثبت تغییرات شرکت باید مراحل ذکر شده در تصویر زیر را انجام دهند.

مراحل و چگونگی ثبت تغییرات در شرکت‌ها

مراحل ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی

برای ثبت تغییرات شرکت به صورت اینترنتی باید به سامانه اداره ثبت شرکت‌­ها به نشانی irsherkat.ssaa.ir مراجعه و سپس مراحل ثبت را به شرح زیر انجام داد:

• وارد کردن شناسه‌­ی ملی یا شماره ثبت شرکت در قسمت مربوطه
• انتخاب نوع شرکت (مبنی بر این که شرکت سهامی خاص است، با مسؤلیت محدود، نسبی یا تضامنی است.)
• تکمیل اطلاعات مربوط به جلسه
• انتخاب نوع صورتجلسه (مجمع عمومی سالیانه است، مجمع عمومی عادی است یا فوق العاده)
• تکمیل مشخصات اشخاص حاضر در جلسه
• تکمیل اطلاعات اشخاص
• بارگذاری متن صورتجلسه
• ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها

زمان ثبت تغییرات شرکت

شرکت بعد از این که اقدام به ثبت صورتجلسه تغییرات در سامانه نموده، 3 روز فرصت خواهد داشت تا نسبت به تحویل مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت به پست اقدام کند، در صورتی که تمامی مراحل به ترتیب و بدون ایراد صورت بگیرد، ثبت تغییرات شرکت طی 10 روز کاری صورت می­‌گیرد.

نکات مهم درباره ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت فرآیندی قانونی است که با هدف ثبت تغییر در اعضا شرکت، میزان سهام، امضا و اساسنامه، تمدید مدت فعالیت انجام می‌­شود، تمامی این تغییرات باید با تنظیم صورتجلسه و ارسال مدارک به اداره ثبت شرکت‌­ها انجام شود. هر چند در مطالب قبل توضیحات لازم ارائه گردید اما به نکاتی در این خصوص در ادامه پرداخته شده است.

مالیات شرکت‌ها و فعالیت‌های مالی و مالیاتی آن‌ها نیز مانند مالیات اشخاص حقیقی یا همان صاحبان مشاغل باید در سامانه مودیان با رعایت الزامات و قوانین پایانه های فروشگاهی باید به ثبت برسد تا تایید گردد.

شرایط ثبت تغییرات شرکت

هر شرکتی در طول فعالیت خود دارای تغییر و تحولاتی است، بنابراین برای این که انجام این تغییرات به صورت قانوین صورت بگیرد، باید در اداره ثبت شرکت­‌ها ثبت شود؛ پس برای این که بتوان نسبت به ثبت تغییرات اقدام نمود باید تغییرات حاصل شده را با توجه به توضیحات تصویر زیر انجام دهید.

شرایطی که برای تغییرات در شرکت الزامی می‌باشد

هزینه ثبت تغییرات شرکت

با توجه به تعداد صورتجلسات، هزینه ثبت تغییرات شرکت متفاوت است، علاوه بر این که هر صورتجلسه باید جداگانه ثبت شود، ثبت در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار هم مشمول هزینه می­‌شود و همچنین طول و تعداد کاراکترهای آگهی در روزنامه نیز بر میزان هزینه پرداخت شده تاثیر گذار است.

به طور کلی براساس تعرفه­‌های سال 1402 برای هر صورتجلسه تغییرات به طور میانگین حدود 2,500,000 الی 3,500,000 ریال باید هزینه شودt البته این مبلغ با توجه به نوع تغییرات، هزینه روزنامه رسمی، هزینه پست و تمبر می‌­تواند بیشتر یا کم‌تر شود.

سامانه ثبت تغییرات شرکت ­ها

سامانه‌­ای که به عنوان بخشی از سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور معرفی شده و اشخاص می­‌توانند نسبت به ثبت تغییرات شرکت در آن اقدام کنند، سامانه irsherkat.ssaa.ir می‌­باشد؛ با بارگذاری مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت در این سامانه از رفت آمدهای مکرر افراد به اداره ثبت جلوگیری می‌­شود.

نتیجه گیری

با راه اندازی شرکت و کسب و کارها صاحبان شرکت باید نسبت به ثبت آن شرکت اقدام کنند تا شرکت بتواند دارای هویت قانونی شود و از مزایای مشمول استفاده نماید، همچنین علاوه بر ثبت شرکت باید تغییرات حاصل شده در طول دوره فعالیت نیز با استناد به مدارک مورد نیاز ثبت تغییرات شرکت ثبت گردد.

در مقاله‌ای که خواندید مدارک و مراحل ثبت تغییرات در برنامه حسابداری شرکتی در تمام شرکت‌های تجاری و غیرتجاری را خواندیم و دانستیم که در زمان ایجاد تغییرات باید چگونه رفتار کنیم، در انتها اگر سوالی دارید که بی پاسخ مانده است در قسمت دیدگاه با ما در میان بگذارید.