نرم افزار حسابداری ابری و نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری که با نام­‌های دیگری مانند نرم افزار حسابداری آنلاین یا نرم افزار حسابداری تحت وب نیز شناخته می‌شود، یک سیستم اطلاعات حسابداری است که در فضای ابری اجرا می­‌شود؛ این بدان معناست که نرم افزار و داده‌­ها در سرورهایی که توسط یک ارائه دهنده خدمات ابری (ISP) میزبانی می­‌شوند، ذخیره می­‌شوند.

نرم افزار حسابداری ابری برای انواع کسب و کارها، از کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMB) گرفته تا شرکت­‌های بزرگ مناسب است، حسابداری ابری دارای مزایا و ویژگی‌­هایی است که در مقاله پیش رو سعی داریم؛ توضیحاتی در خصوص آن‌ها و تفاوتی که با سایر نرم افزارها دارند را بیان کنیم.

کاربرد نرم افزار حسابداری آنلاین و ابری

سیستم حسابداری ابری از قابلیت گزارش‌دهی بسیار بالایی برخوردار است؛ به صورتی که این سیستم گزارش‌های مالی و رفتار کاربر را در قالب نمودار نشان می‌دهد، در طول استفاده از نرم افزار ابری در حسابداری، از داده‌های مالی به‌طور‌خودکار نسخه بکاپ گرفته می‌شود.

به همین دلیل در شرایط اضطراری ما می‌­توانیم به داده‌های مالی‌ دسترسی داشته باشیم؛ علاوه ­بر این کاربرد نرم افزار حسابداری ابری در کسب و کارها بسیار گسترده است که این نرم افزار می‌­تواند به کسب و کارها در انجام امور زیر کمک کند:

• • ثبت اسناد مالی: نرم افزار حسابداری ابری امکان ثبت اسناد مالی مانند فاکتور، رسید و صورتحساب را فراهم می­‌کند، این امر می­‌تواند باعث بهبود دقت و سرعت ثبت اسناد مالی شود.
  • مدیریت حساب­‌ها: نرم افزار حسابداری ابری امکان مدیریت حساب­‌های مالی مانند حساب­‌های دریافتنی، حساب‌­های پرداختنی و حساب‌­های جاری را فراهم می‌کند؛ این امر می­‌تواند باعث بهبود کنترل مالی کسب و کار شود.
  • تهیه گزارشات مالی: نرم افزار حسابداری ابری امکان تهیه گزارشات مالی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه را فراهم می‌­کند؛ این امر می‌­تواند به مدیران کسب و کار در تصمیم‌­گیری بهتر کمک کند.
  • اتصال به سایر سیستم­‌ها: نرم افزار حسابداری ابری می­‌تواند به سایر سیستم‌­های کسب و کار مانند سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستم مدیریت انبارداری (WMS) متصل شود که این امر می­‌تواند باعث بهبود هماهنگی بین بخش های مختلف کسب و کار شود.

معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین

انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ابری به عوامل مختلفی مانند اندازه کسب و کار، نیازهای مالی کسب و کار و بودجه کسب و کار بستگی دارد؛ برخی از معیارهای مهمی که باید در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری در نظر گرفته شوند را در تصویر زیر نام برده‌ایم.

نرم افزار حسابداری آنلاین که انتخاب می‌کنید باید مناسب کسب و کار شما باشد

اکنون که با معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری ابری یا همان نرم افزار حسابداری تحت وب و نرم افزار حسابداری آنلاین آشنا شدید؛ بهتر است که بدانید هر یک چه معنا و مفهومی دارند:

• • اندازه کسب و کار: نرم افزار حسابداری ابری برای طیف گسترده­‌ای از کسب و کارها، از جمله کسب و کارهای کوچک، متوسط و بزرگ مناسب است که نرم افزارهای حسابداری ابری برای کسب و کارهای کوچک ساده تر و ارزان تر هستند؛ ولی نرم افزارهای حسابداری ابری برای کسب و کارهای متوسط و بزرگ پیچیده‌تر و گران‌تر هستند.
  • نیازهای مالی کسب و کار: نرم افزار حسابداری ابری باید بتواند نیازهای مالی کسب و کار شما را برآورده کند.
  • بودجه کسب و کار: هزینه نرم افزارهای حسابداری ابری متفاوت است؛ برخی از نرم افزارها بر اساس تعداد کاربران، برخی بر اساس حجم داده­‌ها و برخی بر اساس ویژگی­‌های ارائه شده قیمت گذاری می­‌شوند.

علاوه بر این معیارهای کلی، برخی از معیارهای خاص نیز می­‌توانند در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری ابری مورد توجه قرار گیرند، به عنوان مثال اگر کسب و کار شما در یک صنعت خاص فعالیت می‌­کند، ممکن است بخواهید نرم افزاری را انتخاب کنید که ویژگی­‌ها و گزارشات خاص آن صنعت را ارائه دهد.

در اینجا برخی از سوالات کلیدی را آوردیم که می‌­تواند به شما کمک کند تا نرم افزار ابری مناسب کسب و کار خود را پیدا کنید:

• • چه نوع کسب و کاری دارم؟
  • نیازهای مالی کسب و کار من چیست؟
  • بودجه من چقدر است؟
  • چه ویژگی هایی برای کسب و کار من مهم است؟

مزایا نرم افزار حسابداری آنلاین

نرم افزار حسابداری آنلاین یا ابری، نرم افزاری است که بر روی سرورهایی در فضای ابری اجرا می‌­شود، این نرم افزار به کاربران امکان می­‌دهد تا از طریق اینترنت به اطلاعات مالی خود دسترسی داشته باشند و عملیات حسابداری را انجام دهند.

نرم افزار حسابداری آنلاین مزایای زیادی نسبت به نرم افزار حسابداری سنتی دارد؛ از جمله این مزایا می‌­توان به موارد زیر اشاره کرد:

• • دسترسی از هر مکان و زمان: کاربران می­‌توانند از طریق اینترنت به نرم افزار حسابداری آنلاین دسترسی داشته باشند، این امر به ویژه برای کسب و کارهایی که کارمندان دورکاری دارند یا دارای شعب متعدد هستند، مفید است.
  • کاهش هزینه‌­ها: هزینه­‌های نگهداری و پشتیبانی نرم افزار حسابداری آنلاین بر عهده ارائه دهنده خدمات است، این امر می­‌تواند باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه­‌های کسب و کار شود.
  • امنیت: اطلاعات مالی در نرم افزار حسابداری آنلاین با استفاده از آخرین فناوری­‌های امنیتی محافظت می­‌شوند.
  • به روز رسانی‌­های مداوم: نرم افزار حسابداری آنلاین به طور مداوم به روز می­‌شود که این امر باعث می­‌شود که کاربران از آخرین ویژگی­‌ها و اصلاحات بهره‌­مند شوند.

تفاوت نرم افزار حسابداری تحت وب و ابری چیست؟

نرم افزار حسابداری ابری (Cloud Accounting) و نرم افزار حسابداری تحت وب (Web-Based Accounting) هر دو از نرم افزارهای حسابداری هستند که از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند؛ با این حال تفاوت‌های کلیدی بین این دو نوع نرم افزار وجود دارد.

تفاوت اصلی بین نرم افزارحسابداری تحت وب و آنلاین در نحوه ذخیره و پردازش داده‌ها است، به صورتی که در نرم افزار حسابداری ابری، داده‌ها در سرورهایی در فضای ابری ذخیره و پردازش می‌شوند؛ اما در نرم افزار حسابداری تحت وب، داده‌ها در سرورهایی در محل شرکت ذخیره و پردازش می‌شوند.

تفاوت دیگر بین این دو نوع نرم افزار در میزان انعطاف‌پذیری آن‌ها است، به شکلی که نرم افزار ابری معمولاً انعطاف‌پذیرتر از نرم افزار حسابداری تحت وب است. در ادامه  برخی از تفاوت‌های دیگر بین نرم افزار ابری و تحت وب را بیان خواهیم کرد.

• •  ذخیره و پردازش داده‌ها
  • دسترسی از هر مکان و زمان
  • کاهش هزینه‌­ها
  • انعطاف‌پذیری

جدول مقایسه نرم افزار تحت وب و نرم افزار ابری

در جدول زیر نرم افزار ابری یا همان نرم افزار حسابداری آنلاین را با نرم افزار حسابداری تحت وب مقایسه کرده‌ایم:

خرید نرم افزار ابری برای کدام کسب و کارها الزامی‌ست؟

خرید نرم افزار ابری برای کسب و کارهایی که نیاز به 4 مورد زیر دارند، الزامی می‌باشد:

1. 1. دسترسی از هر مکان و زمان: اگر کسب و کار شما کارمندان دورکاری دارد یا دارای شعب متعدد است، به نرم افزار ابری نیاز دارید تا کاربران بتوانند از هر مکان و زمانی به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشند.
   2. کاهش هزینه‌­ها: نرم افزار ابری می­‌تواند باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزینه­‌های کسب و کار شود، با استفاده از نرم افزار ابری، نیازی به خرید و نگهداری سخت افزار و نرم افزار نیست و همچنین هزینه‌­های پشتیبانی و نگهداری نرم افزار بر عهده ارائه دهنده خدمات است.
   3. امنیت: نرم افزار ابری با استفاده از آخرین فناوری­‌های امنیتی، از اطلاعات مالی کاربران محافظت می­‌کند.
   4. به روز رسانی های مداوم: نرم افزار ابری به طور مداوم به روز می­‌شود؛ این امر باعث می‌­شود که کاربران از آخرین ویژگی­‌ها و اصلاحات بهره­مند شوند.

علاوه بر موارد فوق، کسب و کارهایی که نیاز به موارد زیر دارند نیز می توانند از نرم افزار ابری استفاده کنند:

• • کسب و کارهای کوچک و متوسط: نرم افزار ابری معمولاً برای کسب و کارهای کوچک و متوسط مناسب‌تر است، این امر به دلیل هزینه‌­های کم‌تر نرم افزار حسابداری ابری و انعطاف پذیری بیشتر آن است.
  • کسب و کارهایی که نیاز به انعطاف پذیری بالایی در نرم افزار حسابداری خود دارند: نرم افزار ابری معمولاً انعطاف پذیرتر از نرم افزار حسابداری تحت وب است؛ این بدان معناست که کاربران می‌­توانند نرم افزار را متناسب با نیازهای خود سفارشی سازی کنند.
  • کسب و کارهایی که نیاز به دسترسی به اطلاعات مالی خود از طریق دستگاه های مختلف دارند: نرم افزار ابری را می­‌توان از طریق مرورگر وب، تلفن همراه یا تبلت استفاده کرد؛ این امر باعث می­‌شود که کاربران بتوانند به اطلاعات مالی خود از هر دستگاهی دسترسی داشته باشند.

آیا نرم افزار حسابداری آنلاین امنیت دارد؟

بله نرم افزار حسابداری آنلاین امنیت دارد. ارائه دهندگان نرم افزار حسابداری آنلاین از آخرین فناوری‌­های امنیتی برای محافظت از اطلاعات مالی کاربران خود استفاده می‌­کنند؛ این فناوری ها شامل مواردی می­‌شود که در این مقاله به آن پرداخته ایم:

1. • رمزنگاری: داده­‌ها قبل از ذخیره‌­سازی در سرورهای ابری رمزگذاری می­‌شوند؛ این امر باعث می­‌شود که حتی اگر داده‌ها به سرقت روند، قابل خواندن نباشند.
   • احراز هویت دو مرحله ای: احراز هویت دو مرحله ای یک لایه امنیتی اضافی برای محافظت از حساب­‌های کاربران ایجاد می­‌کند، در این روش، علاوه بر نام کاربری و رمز عبور، یک کد یکبار مصرف نیز برای احراز هویت کاربر ارسال می­‌شود.
   • کنترل دسترسی: دسترسی به اطلاعات مالی کاربران محدود به کاربران مجاز است، این امر از دسترسی غیرمجاز به اطلاعات مالی جلوگیری می کند.
   • پشتیبان گیری منظم: داده‌­های کاربران به طور منظم پشتیبان گیری می­‌شوند، این امر در صورت بروز مشکل در سرورهای ابری، از دست رفتن اطلاعات جلوگیری می­‌کند.

برای افزایش امنیت نرم افزار حسابداری تحت وب و نرم افزار حسابداری آنلاین باید احراز هویت دو مرحله‌ای فعال شود

در تصویر فوق گفتیم که باید برای افزایش امنیت اقداماتی انجام شود، آن اقدامات شامل موارد زیر می‌باشد:

• • استفاده از رمز عبور قوی: رمز عبور قوی باید حداقل 12 کاراکتر داشته باشد و شامل حروف بزرگ و کوچک، اعداد و نمادها باشد.
  • تغییر رمز عبور به طور منظم: رمز عبور خود را حداقل هر سه ماه یک بار تغییر دهید.
  • استفاده از احراز هویت دو مرحله ای: احراز هویت دو مرحله ای را برای حساب خود فعال کنید.
  • آگاه بودن از حملات فیشینگ: از حملات فیشینگ آگاه باشید و از کلیک بر روی لینک­‌های مشکوک خودداری کنید.

با انجام این اقدامات می­‌توانید امنیت اطلاعات مالی خود را در نرم افزار حسابداری آنلاین افزایش دهید.

رایج ترین اصطلاحات نرم افزار ابری ویژه حسابداران

در ادامه برخی از رایج‌­ترین اصطلاحات حسابداری درخصوص نرم افزار ابری ویژه حسابداران آورده شده است:

• • حساب: حساب یک رکورد مالی است که اطلاعات مربوط به یک موضوع خاص را ذخیره می­‌کند، به عنوان مثال حساب‌های مالی شامل حساب­‌های دارایی، بدهی، سرمایه، درآمد و هزینه می­‌شوند.
  • سند مالی: سند مالی مدرکی است که یک معامله مالی را ثبت می‌­کند. اسناد مالی شامل رسیدها، فاکتورها، وجوه نقد و چک­‌ می­‌شوند.
  • دفتر کل: دفتر کل یک دفتر حسابداری است که اطلاعات مالی را از اسناد مالی جمع آوری می­‌کند.
  • ترازنامه: ترازنامه چیست؟ ترازنامه یک صورت مالی است که وضعیت مالی یک شرکت را در یک زمان خاص نشان می‌دهد.
  • صورت سود و زیان: صورت سود و زیان یک صورت مالی است که عملکرد مالی یک شرکت را در یک دوره زمانی نشان می­‌دهد.
  • جریان نقدینگی: جریان نقدینگی یک صورت مالی است که جریان های ورودی و خروجی نقدینگی را در یک دوره زمانی نشان می‌­دهد.
  • بودجه: بودجه یک برنامه مالی است که اهداف مالی یک شرکت را تعیین می­‌کند.
  • کنترل داخلی: کنترل داخلی مجموعه ای از اقدامات است که برای اطمینان از دقت و صحت اطلاعات مالی و محافظت از دارایی­‌های یک شرکت انجام می­‌شود.

نتیجه گیری

نرم افزار حسابداری ابری یک انتخاب عالی برای کسب و کارهایی است که به دنبال راه حلی کارآمد، ایمن و مقرون به صرفه برای مدیریت امور مالی خود هستند؛ برای این‌که بتوانیم نرم افزار مناسبی برای کسب وکار­های خود انتخاب کنیم باید به عوامل مختلفی مانند اندازه کسب ‌وکار، نیازهای مالی کسب ‌وکار و میزان انعطاف‌پذیری مورد نیاز کسب و کار توجه کنیم.

در مقاله‌ای که خواندید شما را با ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزار ابری و نرم افزار حسابداری آنلاین و همچنین نرم افزار حسابداری تحت وب آشنا کردیم، در انتها اگر سوالی دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه مقاله برایمان بنویسید تا کارشناسان در اسرع وقت پاسخ دهند.