آشنایی با انواع و ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب

تا به حال از نرم افزار حضور و غیاب استفاده کرده‌اید؟ یکی از راه‌­های افزایش راندمان کاری پرسنل و همچنین بررسی عملکرد آن‌­ها در طول یک بازه زمانی مشخص، حضور و غیاب کارکنان است؛ حضور و غیاب در گذشته به صورت دستی و با ثبت بر روی برگه­‌های تردد و لیست حضور و غیاب پرسنل صورت می­‌گرفت.

همانطور که در پاراگراف فوق گفتیم ثبت کاغذی زمان‌بر و احتمال تقلب را افزایش می‌داد، به همین دلیل شرکت‌های نرم افزاری، نرم افزار حسابداری طراحی کرده‌اند که حضور و غیاب پرسنل را ثبت و تایید می‌کند. در مقاله پیش رو قصد معرفی نرم افزارهای حضور و غیاب را داریم.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب یا نرم افزار تردد، یکی از ارکان اصلی و زیرسیستم‌های نرم افزار اتوماسیون اداری و ثبت تردد بوده که نقش مهمی در مدیریت عملکرد کارکنان دارد.

نرم افزار ثبت ورود و خروج متنوعی از طرف شرکت‌­های طراح، به بازار عرضه شده است تا از ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج خلاصه پرونده پرسنل جلوگیری شود.

برنامه حضور و غیاب برنامه‌­ای است که اطلاعات ورود و خروج پرسنل یک مجموعه را از دستگاه حضور و غیاب دریافت می‌­کند و بعد از انجام پردازش­‌های ضروری و اصلاحات لازم، وضعیت ورود و خروج پرسنل را به صورت گزارش قابل ارائه تبدیل می­‌کند.

اهمیت و ضرورت استفاده از سیستم حضور غیاب

در دوره های حسابداری از اهمیت و ضرورت استفاده از نرم افزارها از جمله برنامه حضور غیاب پرسنل سخن گفته‌ایم. اهمیت و ضرورت برنامه حضور و غیاب از آن جهت است که سازمان‌­ها دیگر مجبور به ثبت تردد پرسنل به صورت دستی و کاغذی نیستند و تردد پرسنل به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره سازی می‌­شود.

اطلاعات ثبت شده در بانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری می­‌شود و در زمان مورد نیاز به راحتی قابل دسترسی است، به عبارت دیگر شرکت­‌ها و سازمان­‌ها با استفاده از سیستم حضور و غیاب نسبت به ثبت و ذخیره سازی زمان ورود و خروج پرسنل سازمان، محاسبه کارکرد آن­‌ها و ارائه گزارش‌­های آماری متنوع و مورد نیاز جهت مدیریت بهتر عملکرد پرسنل سازمان اقدام می­‌کنند.

نرم افزار ورود خروج پرسنل مناسب برای چه سازمان‌هایی است؟

تمامی شرکت‌­ها و سازمان­‌ها برای پیشبرد برنامه حسابداری شرکتی موسسه خود، برنامه حضور و غیاب پرسنل خود و یا به طور کلی کنترل تردد آن­‌ها اقدام به استفاده از نرم افزار حضور و غیاب می­‌کنند؛ زیرا با استفاده از این نرم افزار ساعت کاری پرسنل به صورت دقیق محاسبه می­‌شود و اهمیت آن به خصوص در شرکت‌­هایی که دستمزد پرسنل ساعتی پرداخت می­‌شود، نمایان می‌گردد.

برنامه حضور و غیاب چه پارامترهایی را ثبت می‌کند؟

با توجه به این که استفاده از نرم افزار حضور و غیاب به طور چشم­‌گیری افزایش پیدا کرده و دارای مزایای زیادی است، پارامترهایی از جمله میزان مرخصی کارمندان، تعیین کارکرد دقیق، ماموریت و اضافه کاری، شیفت های کاری، تقویم های کاری را ثبت، ذخیره و نگهداری می­‌کند.

مزایای استفاده از نرم افزار حضور غیاب

استفاده از نرم افزار حضور و غیاب برای شرکت­‌ها و سازمان­‌ها دارای مزایای زیادی است، به گونه‌­ای که حتی مدارس نیز از نرم افزارهای حضور و غیاب مدرسه استفاده می­‌کنند.

برای شرکت­‌های کوچک نیز امکان استفاده از برنامه حضور غیاب رایگان نیز وجود دارد، به طور کلی مزایای استفاده از برنامه حضور و غیاب پرسنل را در تصویر زیر نام برده ایم.

مزیت‌هایی که استفاده از نرم افزارهای حضور و غیاب در سازمان به همراه دارد

مزایا نرم افزار حضور غیاب در مدیریت منابع انسانی

با توجه به این که نرم افزار حضور و غیاب امکان یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد را دارد، با استفاده از این نرم افزار، سازمان‌ها از نظارت دستی بر حضور و غیاب پرسنل و مسئولیت‌های اداری مرتبط به آن و از وابستگی به برگه‌های کاغذی برای انجام فرآیند مرتبط رها شده و احتمال اشتباه و خطا کاهش می­‌یابد.

انواع نرم افزار حضور و غیاب

در یک تقسیم بندی نرم ‌افزارهای حضور و غیاب به دو گروه تک کاربره و چند کاربره تقسیم می‌شوند، نرم‌افزارهای حضور و غیاب تک کاربره فقط بر روی یک کامپیوتر نصب شده و بیشتر برای کسب و کارهای کوچک مناسب هستند، اما نرم افزارهای چند کاربره بر روی دو یا چند کامپیوتر با مرکزیت یک کامپیوتر شده و مناسب شرکت‌­های بزرگ می‌باشند.

در یک تقسیم بندی دیگر نرم افزارهای حضور و غیاب تک کاربره و چند کاربره به سه دسته نرم‌افزار حضور غیاب ویندوزی، نرم افزار حضور غیاب تحت وب و برنامه‌­های بدون نیاز به دستگاه تقسیم می‌شوند.

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و آنلاین

نرم افزار حضور غیاب تحت وب بدون نیاز به نصب نرم افزار بر روی کامپیوتر کاربران قابلیت اجرا دارد، به گونه‌ای که نسخه‌ی اصلی نرم افزار حضور غیاب تحت وب بر روی کامپیوتر سرور با مشخصات سخت افزای مناسب نصب شده و کاربران با استفاده از یک مرورگر و طبق مجوزهای تعریف شده به منوهای حضور و غیاب دسترسی پیدا می‌کنند.

با استفاده از نرم افزار حضور غیاب آنلاین، سازمان‌­ها بدون استفاده از هیچ دستگاه و سخت افزاری می‌­توانند تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را کنترل کنند، نمونه­‌های مختلفی از نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و آنلاین در بازار وجود دارد که سازمان­‌ها و اتحادیه با توجه به نیاز خود می‌­توانند، برنامه حضور و غیاب تحت وب رایگان یا بهترین نرم افزار حضور غیاب تحت وب را استفاده کنند.

نرم افزار دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی

برای استفاده از نرم افزار حضور غیاب اثر انگشتی باید دستگاهی نصب شود که قابلیت شناسایی اثر انگشت را داشته باشد، دستگاه مورد نظر با لمس انگشت اطلاعات را به نرم افزار منتقل می­‌کند و هر اثر انگشت به یک فرد تخصیص داده می­‌شود و به این طریق ورود و خروج پرسنل ثبت می­‌گردد تا برای ارسال لیست بیمه اطلاعات پرسنل دچار مشکل نشود.

نرم افزار حضور و غیاب چهره

علاوه بر دستگاه‌های تشخیص اثر انگشت، دستگاه‌هایی نیز وجود دارد که چهره افراد را اسکن کرده و با ارسال نرم افزار تشخیص چهره نسبت به احراز هویت کاربران جهت ثبت اطلاعات در لیست حقوق و دستمزد اقدام می‌کنند؛ قابل ذکر است که دستگاه‌هایی نیز ساخته شده است که هم قابلیت تشخیص چهره و هم قابلیت تشخیص اثرانگشت را دارند.

نرم افزار حضور و غیاب کارتی

یکی از انواع دستگاه‌­های ثبت تردد و حضور غیاب پرسنل دستگاه حضور و غیاب کارتی است، این دستگاه که به یک نرم افزار حضور غیاب کارتی مرتبط است، دارای قیمت پایینی است، به همین علت استفاده از آن در شرکت­‌های کوچک و متوسط بسیار بیشتر از سایر نرم ­افزار ساعت زنی است.

نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز

نرم‌افزار حضور و غیاب تحت ویندوز به صورت تک کاربره یا چند کاربره امکان نصب بر روی سیستم‌های مورد استفاده را را دارد؛ این نرم افزار علاوه بر قابلیت یکپارچگی با سایر نرم افزارها امکان گزارش‌دهی و جمع‌آوری داده‌ها، ثبت ساعات کاری کارکنان برای سند حقوق و دستمزد، تعریف نامحدود پرسنل، قابلیت نگهداشت و یا حذف سوابق عملکرد پرسنل را دارد.

شرکت­‌های کوچک برای استفاده می­‌توانند نسبت به دانلود رایگان نرم افزار حضور غیاب تحت ویندوز در اینترنت اقدام کنند، اما شرکت‌های بزرگ بهتر است که اقدام به خرید نرم افزار حضور غیاب تحت ویندوز اقدام کنند، اما به طور کلی استفاده از برنامه‌ی حضور و غیاب رایگان ویندوز به علت عدم پشتیبانی ممکن است مشکلاتی برای شرکت به وجود بیاورد.

نرم افزار حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه

یک برنامه حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه، برنامه‌ای است که بدون نصب دستگاه حضور و غیاب، شرکت‌­ها می­‌توانند نسبت به کنترل تردد پرسنل و ثبت ورود و خروج آن‌ها اقدام کنند، این دستگاه صرفه اقتصادی زیادی برای مدیران شرکت‌ها دارند و آن­‌ها می­‌توانند کنترل مناسبی روی منابع انسانی داشته باشند.

با استفاده از این نرم افزار افراد با روشن کردن وب‌کم و یا حتی در مواردی از طریق صدا و میکروفون باید نسبت به ثبت ورود یا خروج خود اقدام کنند.،در صورت نیاز شرکت­‌ها می­‌توانند نسبت به دانلود برنامه حضور و غیاب رایگان بدون نیاز به دستگاه از اینترنت اقدام کنند.

بخش‌های مختلف نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزارهای حضور و غیاب تنها اقدام به ثبت ورود و خروج پرسنل نمی‌کنند و هر یک دارای بخش‌های مختلفی می‌باشد که در تصویر زیر تمامی بخش‌ها را شرح داده‌ایم.

بخش‌ها و اقداماتی که نرم افزارهای حضور و غیاب انجام می‌دهند

وظایف هر بخش از نرم افزار حضور و غیاب رایگان

مهم‌ترین بخش‌­های بهترین نرم افزار حضور غیاب در پاراگراف قبل نام برده شد، اما وظایف این بخش‌­ها را در ادامه شرح خواهیم داد:

• مدیریت ثبت زمان کاری با برنامه حضور غیاب: یکی از موارد مهم برای کارکنان و مدیران ثبت صحیح ورود و خروج پرسنل جهت محاسبه کارکرد، اضافه کاری، ثبت ماموریت، مرخصی­‌ها است. با استفاده از نرم افزار حضور غیاب مدیران و واحد مالی به اطلاعات ترددی پرسنل دسترسی سریع خواهند داشت.

• مدیریت حضور کارمندان با بهترین نرم افزار حضور و غیاب: با ثبت ورود و خروج پرسنل در دستگاه مدیران نیاز به سرکشی و مراجعه حضوری به واحدهای مختلف جهت بررسی حضور پرسنل خود را نداشته و با مراجعه به این برنامه به راحتی می­‌توانند از حضور یا عدم حضور پرسنل مجموعه خود آگاهی پیدا کنند.

• امکان ثبت روزهای تعطیل: یکی از بخش‌های مهم نرم افزار حضور غیاب ثبت روزهای تعطیلات رسمی و روزهای تعطیل خود شرکت در نرم افزار است، با ثبت روزهای تعطیل در نرم افزار امکان اشتباه در محاسبه کارکرد پرسنل کاهش پیدا می­‌کند.

• امکان ارتباط کارمندان با مدیر: استفاده از برنامه حضور و غیاب کاهش تردد کارکنان را در پی خواهد داشت؛ به عبارتی کارکنان به جای آن که به صورت حضوری جهت تعیین تکلیف تردد خود اقدام کنند، به صورت بسیار ساده و سریع با مدیران خود ارتباط پیدا کرده و وضعیت تردد خود را برای آن­‌ها ارسال می­‌کنند.

• امکان ادغام با سایر سیستم‌های مدیریتی: یکپارچگی و استفاده از نرم افزارهای مختلف که امکان اتصال به یک دگیر را دارند، یکی از روش‌­های افزایش سرعت و دقت در فرآیند کاری هر مجموعه‌­ای است.

نرم افزار حضور غیاب اگر با ماژول‌های منابع انسانی، حقوق و دستمزد و اصول مشتری مداری ادغام شود، موجب بهبود شرایط شرکت یا سازمان می­‌شود.

• ارائه اطلاعات کسب و کار و گزارش دهی: سازمان‌­ها با استفاده از نرم افزار رایگان حضور و غیاب می‌­توانند به گزارش‌­های مفیدی در خصوص عملکرد کارکنان از نظر مدت زمان حضور در شرکت، اضافه کاری، مرخصی، ماموریت داشته باشند و در نهایت مدیران از این گزارش‌­ها برای ارزیابی عملکرد کلی شرکت استفاده می­‌کنند.

اتصال نرم افزار فرداد به دستگاه حضور و غیاب

نیازی اساسی جهت محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل استفاده از وضعیت تردد پرسنل در طول یک دوره است، ماژول حقوق و دستمزد نرم افزار فرداد برای آسان‌­تر شدن این فرآیند، امکان دریافت اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب به صورت آفلاین را دارد که همین امر موجب افزایش سرعت در محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان می­‌شود.

ویژگی‌های بهترین نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار دستگاه حضور غیاب مختلفی تولید و روانه بازار شده است، حتی در این زمینه اگر یک جستجوی ساده در بازار نرم افزار شود، نرم افزار حضور غیاب رایگان فراوانی نیز با قابلیت دانلود و استفاده یافت می­‌شود.

اما باید توجه کرد که همه نرم افزارها نمی‌­توانند به عنوان یک نرم افزار دستگاه حضور و غیاب مناسب مورد استفاده قرار بگیرند. در تصویر زیر چند مورد از ویژگی‌های یک نرم افزار حضور غیاب خوب را شرح داده‌ایم.

برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های نرم افزارهای حضور و غیاب

از دیگر ویژگی‌های بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• • ارتباطی کاملا خودکار با دستگاه حضور و غیاب داشته باشد، یا حتی بدون دستگاه بتواند وظیفه خود را به طور کامل انجام بدهد.
  • تمامی داده‌های مربوط به ساعت‌های ورود و خروج، مرخصی‌ها، اضافه‌کاری، کسر کار را به صورت یکجا ذخیره و نگهداری کند و امکان دانلود لیست حضور و غیاب پرسنل وجود داشته باشد.
  • هیچ خطا و نقصی در خصوص ثبت ورود و خروج داده‌­ها وجود نداشته باشد.

کاربرد نرم افزار کنترل تردد پرسنل در سازمان‌های بزرگ و کوچک

همانطور که از نام نرم افزار تردد نیز مشخص است، این نرم افزار در مرحله اول جهت کنترل تردد کارمندان یک سازمان چه بزرگ و چه کوچک مورد استفاده قرار می­‌گیرد، اما کنترل تردد پرسنل نتایج مثبتی در خصوص محاسبه ساعت کاری، اضافه کاری، مرخصی و در نهایت محاسبه حقوق و دستمزد خواهد داشت.

3 مورد از بهترین سیستم‌های حضور و غیاب خارجی

بهترین نرم افزار حضور و غیاب نرم افزاری است که بتواند نیازهای سازمان را به خوبی برآورده کند، حتی اگر یک نرم افزار ساده حضور و غیاب رایگان بتواند نیازهای یک سازمان را برآورده کند و در حین کار آن­‌ها را در بلند مدت دچار مشکل نکند، آن نرم افزار به عنوان بهترین برنامه ورود و خروج پرسنل برای آن سازمان خواهد بود.

به عبارت دیگر مدیریت و پیاده سازی بهترین دستگاه حضور و غیاب باید آسان باشد و پرسنل از کار با دستگاه کنترل تردد راضی باشند، علاوه بر این این سیستم باید قابلیت سازگاری با نرم افزارهای حقوق و دستمزد سازمان را داشته باشند، 3 مورد از بهترین سیستم‌های حضور و غیاب خارجی را در ادامه نام برده‌ایم:

• 1. Time Camp
  2. Factorial
  3. Jibble

معرفی چند مورد از بهترین نرم افزار حضور و غیاب ایرانی

شرکت­‌های طراح و توسعه دهنده نرم افزارهای حضور و غیاب ایرانی نیز نمونه­‌های بسیار خوبی را طراحی و روانه بازار کرده‌­اند که امروزه در بسیاری از سازمان­‌های بزرگ و کوچک مورد استفاده قرار می‌­گیرند؛ حتی برخی از آن­‌ها برای اقدام به تولید نمونه­‌ای رایگان نموده‌­اند که کاربران می­‌توانند نسبت به دانلود برنامه حضور و غیاب از اینترنت اقدام  کنند، چند مورد از بهترین برنامه حضور و غیاب ایرانی شامل موارد زیر است:

بهترین نرم افزار حضور و غیاب اندروید

یکی از وظایف واحد منابع انسانی سازمان کنترل تردد پرسنل است، اما در مواردی که پرسنل در خارج از شرکت یا سازمان مشغول به کار هستند ساعات کاری آن­‌ها به وسیله نرم افزار حضور غیاب اندروید امکان پذیر خواهد بود. از جمله بهترین نرم افزارهای حضور و غیاب اندروید موارد زیر می‌باشند:

• • برنامه حضور و غیاب تایم کمپ
  • برنامه حضور و غیاب تایم داکتر
  • برنامه حضور و غیاب دسک تایم

فرم حضور و غیاب پرسنل تحت اکسل

نرم افزار اکسل یکی از نرم افزارهای پرکاربرد در شرکت‌­ها و سازمان­‌ها است، از طرفی یکی از مهم ترین کاربردهای اکسل استفاده از آن برای ایجاد فرم حضور و غیاب پرسنل تحت اکسل است؛ تهیه فایل اکسل حضور و غیاب پرسنل دارای مزایا و معایبی است که سازمان­‌ها با توجه به شرایط خود باید نسبت به استفاده یا عدم استفاده از آن تصمیم گیری کنند.

نتیجه گیری

با پیشرفت روز افزون تکنولوژی روش‌های جدیدی برای شناسایی هویت کارکنان از جمله شناسایی با ابزار بیومتریک مانند اثر انگشت و تشخیص چهره ایجاد شده است، با توجه به معایب، مشکلات و عدم کارآیی روش سنتی و با پیدایش نمونه­‌های مختلفی از نرم افزار حضور و غیاب و مزایای این نرم افزارها سازمان­ها از این نرم افزارها استفاده می­‌کنند.

در مقاله‌ای که خواندید شما را با انواع نرم افزارهای حضور و غیاب آشنا کردیم و نام نرم افزارهای خارجی و ایرانی را نیز شرح دادیم تا بتوانید انتخاب مفید برای سازمان و کنترل تردد پرسنل خود داشته باشید. در انتها اگر سوالی در خصوص این نرم افزار دارید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.