مدیریت انبار کار ساده ای نیست و مدیران انبار با انواع چالش های سیستم مدیریت انبار رو به رو هستند. فرآیندهای اساسی حل مشکلات مدیریت انبار، پیچیده و پویا هستند و مشکلات بزرگی را برای مدیران انبار در صنایع ایجاد میکنند.
بنابراین برای چالشها و مشکلات انبارگردانی برنامهریزی کنید تا آمادگی و نحوه برخورد با خطای انبارداری موجب رشد و بقای سازمان شما شود.
در چند سال آینده، به دلیل تکنولوژیها و روشهای جدید در مورد بهینه سازی فضای انبارها و گردش کالا، میتوان انتظار داشت، که تحول چشمگیری در صنعت انبارداری رخ دهد. یک انباردار امروزه با چالشهای بسیاری، از جمله تقاضا برای دستگاههای ارتباطی همراه با سرعت بالا رو به رو هست.
در ادامه این مقاله به بررسی پنج مشکل مدیریت انبار و راه حل های آنها میپردازیم.
- تمام مدیران حسابداری شرکتهای تولیدی و بازرگانی
- مدیران کسب و کارهای تولیدی و بازرگانی
- سرپرست های انبار
- مدیران کارخانه های تولیدی که با انبار و خرید و فروش سر و کار دارند
- مسئولین انباری که با مشکلات انبارداری مواجه شدهاند
در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم:
انبارداری چیست؟
انبارداری ذخیره کالا در یک مکان است. کالای انبار شده از یک تولیدکننده خریداری و بعداً توزیع یا فروخته میشود. محل و نحوه انبار کردن کالا به کسب و کار شما بستگی دارد.
اگر شرکت شما بزرگ باشد، انبارداری شما نیز در یک فضای گستردهتر انجام میگیرد و اگر کسب و کار کوچکی دارید، ممکن است انبار کردن محصولات در یک اتاق، زیرزمین یا حتی گاراژ انجام شود و نیاز به دسترسی حمل و نقل نداشته باشید.
اما نباید فراموش کرد که انبارداری بخش مهمی از زنجیره تامین شرکت شماست. انبارداری و ذخیره موجودی بر همه چیز از مدیریت کارآمد موجودی گرفته تا گرفتن سفارشات و تحویل به موقع آن به مشتریان تاثیر میگذارد.
پس مدیریت صحیح انبار مستلزم بهره بردن از یک نرم افزار انبارداری و نرم افزار حسابداری دقیق است که بتوان ورود و خروج کالا و سایر سندهای مرتبط با آن را به دقت و سرعت ثبت کرد. نرم افزار حسابداری ابری فرداد بدون نیاز به تهیه سرور و سایر تجهیزات هزینه بر، این امکان را برای کسب و کارها بویژه شرکتهای کوچک فراهم میکند تا با هزینه پایین بتوانند نرم افزار حسابداری را تهیه و استفاده نمایند.
مدیریت انبارداری چیست؟
بنظر شما مدیریت انبارداری چیست؟ در جواب به این سوال که سیستم مدیریت انبارداری چیست باید گفت، به مجموعه ای از فرآیندها گفته میشود که به سازمان ها امکان میدهد تا از زمان ورود کالا و یا موارد دیگر به انبار تا زمان انتقال کالا, انبار را کنترل کنند.
اطلاعات خود را بیشتر کنید
انبارداری و انبار | فلوچارت انبار [100% آموزش کامل انبارداری]
تعریف 3 قسمت اصلی سیستم مدیریت انبار در حل مشکلات انبار
اگر چه اصول انبارداری طی سالهای متفاوت تغییری نکرده است، اما راهحلهای انبارداری تحولات زیادی در حل مشکلات سیستم انبارداری داشته است. مدیریت انبار، عملیات انبارداری و سیستمهای مدیریت انبار از مهمترین عناصر انبارداری است.
بحث دیگری که در ارائه راه حلهای کاهش چالش سیستم مدیریت انبار مطرح است، موضوع تدارکات انبارداری به عنوان هسته اصلی مشاغلی است که کالا را به صورت فیزیکی میفروشند.
1.مدیریت انبار
مدیریت انبار به معنای نظارت بر کلیه کارکنان، تغییرات، موجودی، امنیت، آموزش، رابطه با حاملهای حمل و نقل و سایر قطعات متحرک است. در واقع مدیریت انبارداری مجموعه عملیات استراتژیک روزانه ای است که در جهت ارتقاء، بهبود و کاهش مشکلات انبار انجام میشود.
مسئولیتهای مدیریت انبار عبارتند از:
- پیش بینی و مدیریت حجم کالای انبار و نیروی کار
- استفاده از تجهیزات ایمنی مناسب و انجام بهترین روشهای ایمنی در هر زمان
- اخذ گواهینامه و مجوزهای مناسب برای دارندگان تجهیزات عملیاتی
- مدیریت عملیات و برنامه ریزی مداوم با افزایش و پیچیده شدن کار
- ایمنی و در دسترس بودن کالا به همراه حسابرسی انبار در صورت لزوم(حتما بخوانید: حسابرسی داخلی)
- ارائه راهنمایی در مورد نحوه دریافت، باز کردن، بسته بندی و مدیریت موجودی کالا
- ثبت مستندات مناسب کلیه محمولههای ورودی و خروجی کالا
2.عملیات انبار
به فرآیندی که حول جابهجایی و پیگیری موجودی کالا در یک انبار انجام میشود، عملیات انبارداری میگویند.
این عملیات شامل کارکردهایی از قبیل دریافت موجودی و سپس قراردادن هر (SKU) یا (Stock Keeping Unit) به معنای واحد نگهداری موجودی کالا، در یک مکان اختصاصی ذخیرهسازی مثل قفسه یا روی پالت و ارسال محصول به مقصد بعدی آن است. عملیات کارآمد انبارداری کمک می کند تا به موارد زیر دست یابیم:
ردیف | نتیجه عملیات کارآمد انبارداری |
1 | کاهش هزینه |
2 | ارسال و دریافت به موقع موجودی |
3 | موجود بودن مقادیر کافی از محصول |
4 | فضای بهینه برای ذخیره کالا |
5 | استفاده موثر از تجهیزات |
6 | رضایت مشتریان |
7 | سیستم مدیریت انبار |
3.سیستم مدیریت انبار
بهترین نرم افزار انبارداری (WMS) یا (Warehouse Management System) نرم افزاری است که ابزارهای لازم برای مدیریت عملیات انبار و جابهجایی موجودی کالا را فراهم کردهاست. سیستم (WMS) به انبارداران جهت صرفه جویی در وقت و کاهش مشکلات انبارداری دستی کمک میکند.
برنامه مدیریت انبارداری به بهینه سازی ذخیره و ردیابی موجودی، عملیات انبارداری، توزیع بارِ کاری و حمل و نقل کالا کمک میکند. راهحلهای مدیریت انبارها امکان مشاهده و بینش واقعی نسبت به رخدادهای انبار را به شما میدهد و موجب کاهش مشکلات انبارگردانی میشود.
اطلاعات خود را بیشتر کنید
برای افزایش آگاهی و یادگیری امور حسابداری و مدیریتی به صورت رایگان می توانید بخش آموزش حسابداری را مطالعه و دنبال نمایید.
پنج چالش سیستم مدیریت انبار
مدیریت انبار، به دلیل حساسیت ویژه ای که انبار در هر شرکت یا سازمان دارد، از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و همواره با مشکلاتی همراه می باشد. چالشهای گوناگونی برای مدیریت سیستم مدیریت انبارداری وجود دارند، که برخی از مهم ترین آنها عبارتند از:
1. چیدمان و طراحی فضای انبار
چیدمان انبار اهمیت بسیاری در سادهسازی فرآیندهای انبار دارد. بنابراین بزرگترین چالش سیستم مدیریت انبار استفاده از فضا به عنوان کارآمدترین روش در موفقیت مدیریت انبار است.
عدم بهینهسازی سیستمهای ذخیرهسازی، پالت، فضای نامناسب و هدر رفته و استفاده ناکارآمد از فضای ذخیره سازی، از مشکلات شایع در انبارهایی است که طراحی فضا در آنها ضعیف است.
2. ردیابی محل موجودی
بسیاری از شرکتها برای پیشبرد امور کسب و کار خود، در زمانهای مشخص تعداد زیادی کالا را در انبار ذخیره میکنند. تصور کنید کالای جدیدی وارد انبار شده و پس از مدتی نمیدانید که محل قرارگیری این موجودی در کجای انبار است و یا حتی نمیدانید که کالا در کدام راهرو یا قفسه نگهداری میشود.
این مشکلات نشان دهنده این است که سیستم مدیریت انبارداری شما در معرض خطر بوده و با چالشی جدی رو به رو است. عدم نظارت بر موجودی کالا در سیستم مدیریت انبار میتواند منجر به ناکارآمدیهای بی شماری در داخل انبار شود. این ناکارآمدیها نیز سبب کند شدن عملیات انبارداری و افزایش هزینهها میشود.
عدم اطلاع از محل موجودی موجب صرف زمان بیشتری برای یافتن کالا در انبار شده و در نتیجه باعث آهسته شدن روند بارگذاری و تاخیر در حمل و نقل کالا میشود. از سوی دیگر ممکن است مدیریت انبارها خود را هنوز به شیوه سنتی و با استفاده کاغذ و قلم انجام دهید. در این حالت نیز شما با چالش انبارگردانی مواجه میشوید.
3. دقت در میزان موجودی انبار
داشتن کالای اضافی یا فقدان آنها ممکن است در مدیریت سیستم انبار مشکل ساز شود و این کار به عنوان یکی از مشکلات انبار، به هزینههای ذخیرهسازی یا از دسترفته فروش تبدیل میشود. موجودی بیش از حد منجر به عدم گردش پول، مشکلات مربوط به فضای انبار، هزینه موجودی بیشتر برای تهیه مواد اضافی و خدمات ضعیف به مشتری میشود.
کمبود موجودی و عدم دقت در میزان موجودی یک مشکل جدی است، زیرا می تواند منجر به عدم اجرا یا تأخیر در سفارشات شود.
از دیگر چالش های بخش انبار در هر شرکت استخدام انباردار می باشد، که ما در مقاله استخدام انباردار به صورت کامل به مراحل استخدام انباردار و بررسی 12 نکته در استخدام انباردار پرداخته ایم.
4. کنترل کیفیت
در بسیاری از موارد کارگرانی که مسئولیت کنترل کیفیت کالا را بر عهده دارند، وظیفه چیدن، بسته بندی و حمل کالاها را نیز برعهده دارند. متاسفانه این روند انجام کار موجب میشود، که هرگز میزان و نوع خطاها پیدا نشود، که این خود یکی دیگر از خطاهای انبارداری است.
5.نوسانات تقاضا
نوسانات تقاضا برای مدیران انبار و به خصوص برای تولیدکنندگان چالشهای جدی ایجاد میکند. اگرچه این نوسانات برروی همه صنایع و بهطور یکسان تاثیر نمیگذارد، اما مساله نوسانات تقاضا چالش سیستم مدیریت انبارداری را به دلیل عوامل خارج از کنترل انبار برجسته میکند.
نکته: عوامل داخلی و خارجی مانند فصل، آب و هوا و اقتصاد در نوسانات تقاضا نقش دارند.
به عنوان مثال یک بحران مالی جهانی منجر به نگرانی مصرف کننده میشود، بنابراین بیشتر محصولات در انبار میمانند. از طرفی انبارها برای پیش بینی تقاضا باید همیشه از اطلاعات به موقع و دقیق استفاده کنند تا در برنامه ریزی و تامین زنجیره تامین بهترین نتیجه را بگیرند.
چگونگی حل مشکلات سیستم انبارداری
برای رفع مشکلات سیستم انبارداری روش های مختلفی وجود دارد، که برخی از مهم ترین روش ها به شرح زیر می باشند.
1. راهکار چیدمان و طراحی صحیح انبار
برای چیدمان و طراحی انبار، باید از استاندارد ها استفاده شود، توجه داشته باشید که هدف از طراحی استاندارد فضای انبار این است، که 85٪ از فضا را برای انبار کالا در نظر گرفته و 15٪ را برای شرایط احتمالی یا ورود کالای جدید به انبار در نظر داشته باشید.
یک چیدمان خوب علاوهبر به حداکثر رساندن استفاده از فضا، بازدهی استفاده از تجهیزات و نیروی کار را افزایش داده و با افزودن دسترسی به کلیه موارد، امنیت را به حداکثر میرساند. در مقابل، چیدمانهای ناکارآمد انبار باعث کار غیرضروری شده و بر نرخ بهرهوری تأثیر میگذارد.
به عنوان مثال، اگر موجودی کالایی پرفروش را در قسمت پشتی انبار خود ذخیره کنید، این کار موجب اتلاف وقت کارکنان برای رانندگی به قسمتهای پشتی انبار میشود.
برای انتخاب سریع و آسان و به حداقل رساندن مشکلات انبار، انتقال موجودی پرفروش به جلو انبار سودمند خواهد بود.
2. راهکار استفاده از بارکد جهت ردیابی محل موجودی
برای ردیابی راحت تر محل موجودی کالا های خود از اسکن بارکد و فناوری RFID، استفاده نمایید. علاوه بر این، کارهای زیر را نیز در زمان استفاده از اسکن کالا باید انجام دهید:
- اطلاعات کالاها را در زمان ورود و خروج از انبار اسکن کنید و اطلاعات را در سیستم انبارداری ثبت کنید.
- شمارش چرخه کالا را برای تایید مقادیر در زمان لازم و واقعی انجام دهید.
- سفارشات را به طور خودکار پردازش کنید.
- سطح موجودی کالای انبار را برای کاهش چالش سیستم مدیریت انبارها به روز کنید.
3. راهکار سرمایه گذاری سیستم مدیریت انبار
سرمایه گذاری در یک سیستم مدیریت انبار می تواند دقت موجودی شما را بهبود ببخشد و تصویری روشن از آنچه در دست دارید ارائه دهد.
4. راهکار کنترل کیفیت
عملکرد کنترل کیفیت میتواند دقت فروشنده را مشخص کند و نیاز به پردازش دستی اقلام انبار را کاهش دهد. سیستمهای کنترل کیفیت اطمینان میدهند که برنامههای مدیریت سیستم انبار طبق لیست برنامه ریزی شده کار میکنند.
بنابراین در صورت امکان، برای اطمینان از مدیریت بهتر موجودی و مسائل مربوط به زنجیره تامین کالا، از کنترل کیفیت استفاده کنید. چرا که میتواند راهکاری اصولی برای مدیریت روزانه موجودی کالای انبار باشد.
5. راهکار نوسانات موجود در تقاضا
تنظیم مجدد محصولات برای مطابقت با تغییرات تقاضا، در به حداقل رساندن تأثیرات منفی تقاضای فصلی کمک میکند. در چنین تنظیم مجددی، جایگذاری صحیح موارد مهم در مدیریت انبارداری و قرار دادن محصولات با تقاضای زیاد در فصل جاری در قسمت جلوی راهرو و در ارتفاع مناسب اهمیت به سزایی دارد.
با این حال حل مشکل سیستم انبارداری، به مدیریت صحیح شبکههای حمل و نقل و منابع استراتژیک خدمات حمل و نقل نیاز دارد. این راهحلهای بلند مدت، قابلیت پایداری با ارزش استراتژیک را برای توزیعکننده ایجاد می کند و از موجودی اضافی که باعث افزایش هزینههای ذخیرهسازی میشود، یا فقدان موجودی که منجر به از دست رفتن فروش میشود، جلوگیری میکند.
اگر علاقمند به شغل انبارداری هستید و میخواهید اطلاعات خود را در اینباره بالا ببرید، ما در مقاله استخدام انباردار 12 نکته جامع استخدام را شرح داده ایم، میتوانید آن را مطالعه نمایید.
بزرگترین چالش سیستم مدیریت انبار WMS چیست؟
هر شرکت با روزهایی روبرو می شود که ممکن است همهچیز در انبار خراب شود، اشتباهی در طبقه بندی کالاها صورت گیرد، سفارشات لغو شوند، کالای خراب کشف شود و یا جعبه ای در قفسه انبار پیدا شود، که تنها یک کالا در آن باقی ماندهاست.
اینها تنها بخشی از نگرانیهایی است که مدیران انبار هر روز با آن روبه رو می شوند. خوشبختانه این نگرانیها به اندازه کافی مشترک هستند که اکثر توسعه دهندگان (WMS) آنها را میشناسند و در حال حاضر در تلاش برای حل آنها هستند.
یکی از مهمترین مشکلات موجود در انبارها، بحث موجودی کالا است. جای تعجب نیست که مهمترین چالشها و مشکلات موجود در مرکز انبار روی موجودی کالای شما متمرکز است. دانستن میزان موجودی کالا، ذخیره آن و میزان استفاده از کالا نسبت به آنچه دارید، فرآیندی بسیار پیچیده است.
تعداد نادرست موجودی کالا رایجترین مسئله است. چرا که موجب ایجاد اختلاف نظر در مورد سفارشاتی که فکر میکنید میتوانید از مشتری بگیرید و آنچه در واقع با آن مواجه هستید میشود. داشتن محصول کمتر از آنچه فکر میکنید، میتواند منجر به عقب ماندن سفارشات و تاخیر در ارسال کالا، مشتریان ناراضی و باعث از دست دادن فروش شود. این موارد را در صنف های تولیدی و بازرگانی بیشتر از کسب و کارهای خدماتی مشاهده میکنیم.
از طرف دیگر داشتن موجودی بیشتر از آنچه فکر میکنید، می تواند منجر به دریافت مجدد درخواستهای غیرضروری کالا شود که شما را مجبور میکند، فضای بیشتری را برای ذخیره کالا در انبار آماده و مدیریت کنید.
علاوه بر تعداد صحیح موجودی کالا، ثبت صحیح سندهای مالی آن نیز اهمیت ویژه ای دارد که برای انجام صحیح آن استفاده از یک نرم افزار حسابداری پیشرفته یکی از بهترین راهحلهای ممکن است.
چگونه دانستن مشکلات انبار، موجب غلبه بر چالش سیستم مدیریت انبار می شود:
برای کاهش تأخیرهای ارسال و دریافت کالا و حفظ مزیتهای رقابتی انبارداری، خرده فروشان، تولیدکنندگان و همچنین مدیران انبار باید یاد بگیرند چگونه با به کار بردن بهترین عملکردهای اصلی برای هر مسئله، چالشهای مشترک و منحصر به فرد سیستم انبارداری مکانیزه را شناسایی کرده و بر آنها غلبه کنند.
مهمترین چالشهای مدیریت انبار، بر لزوم خدمت به مشتریان بیشتر، جابجایی محصول بیشتر و اطمینان از صحت انجام کلیه فعالیت ها است. همانطور که توضیح داده شد، برخی از چالشهای اصلی شامل موارد زیر است که دانستن آن غلبه بر مشکلات انبارداری را ممکن میسازد :
مکانهایی با عنوان انبار به کارگران، سیستمها و فرآیندهای بیشتری احتیاج دارند.
چرخه عمر کوتاه محصول باعث میشود برنامه ریزی برای نوسانات تقاضا مشکل ساز شود.
انبارها بهطور مستقیم به خرده فروشان و مشتریان خدمت میکنند.
فرآیندهای زائد برای حمل و نقل منجر به از دست رفتن فرصتهای افزایش درآمد و افزایش خطر کم شدن دقت در سفارش کالا میشود.
درپایان روز انباردار باید از صحت چرخه کار و ثبت ها اطمینان حاصل را به عمل آور و نمیتواند تا اتمام مسئولیت روزانه خود انبار را ترک کند، البته اضافه کاری آن با فرمول محاسبه اضافه کاری در نظر گرفته میشود.
بهترین راه حل مشکلات انبارداری چیست؟
به دلیل نقش عمده زنجیرههای تأمین در تجربه مشتری، برای بهبود عملکرد سیستم مدیریت انبار و حل مشکلات سیستم انبارگردانی فعالیتهایی وجود دارد، که توصیه میکنیم آن را در مدیریت انبارها رعایت کنید:
طراحی برنامه برای مدیریت تامین کننده کالا و رابطه ای که بین یک شرکت و تامینکننده دارد، موجب بهبود زمان و نحوه حمل و نقل کالا میشود.
تنظیم یک برنامه اطلاع رسانی الکترونیکی باعث آسانتر شدن سیستم مدیریت انبارداری، برنامه ریزی نیروی کار و رضایت مشتری میشود.
هر شرکتی نیازهای خاص را در مورد لجستیک انبارداری دارد، اما شکی نیست که تجهیزات انبار مکانیزه برای حل مسائل مربوط به انبارداری و مدیریت صحیح این عملکرد، کمک شایانی میکند.
به همین ترتیب استفاده از تکنیکهای موجود در سیستم انبارداری مکانیزه، نه تنها به تصحیح اشتباهاتی که منجر به مشکلات سیستم انبارداری میشود کمک میکند، بلکه دلایل بروز چالش سیستم مدیریت انبار را مورد بررسی قرار داده، اصلاحات لازم را انجام داده و از بروز مجدد اشتباهات جلوگیری میشود.
با استفاده از تکنیکهای سیستم مدیریت انبار (WMS) این امکان وجود دارد، که کالاها را مستقیماً از کارخانه تامینکننده بدون نیاز به ذخیره کردن به مشتری منتقل کنید، که این فرآیند به بهینه سازی زمان کمک میکند.
شرکتهای دارای لجستیک انبارداری دارای تخصص انبارداری هستند و به قدری در مباحث مربوط به انبارداری و توزیع تجربه کسب کرده اند، که میتوانند در اتوماسیون فرآیندهای لجستیک و مدیریت انبار به شما توصیههایی برای تصمیمگیری آگاهانه ارائه دهند.
بهترین روش انبار کردن کالا
انبار کردن کالا شامل چند روش است. میتوان گفت 4 مود از بهترین روش انبارکردن کالا شامل موارد زیر است:
- یکی از بهترین روش انبار کردن کالا، انبارکردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداکثر موجودی)
- مورد دوم از بهترین روش انبارکردن کالا، انبارکردن به ترتیب شماره یا حروف (با در نظر گرفتن حداقل موجودی)
- انبار کردن به ترتیب ورود موجودی ها (کالاها) هم موردی دیگر از بهترین روش انبارکردن کالا است.
- آخرین روش که میتوان گفت از جمله بهترین روش انبار کردن کالا است، انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه
نتیجه گیری
برای هر کسب و کار، سیستم مدیریت انبار ضروری است. در پایان به این نتیجه رسیدیم که مشکلاتی مانند چیدمان، هزینههای بالای کار و اطلاعات نادرست موجودی جزء چالشهای سیستم مدیریت انبارداری است.در انتها برای رفع مشکلات و چالش های سیستم مدیریت انبار و همچنین مبحث حسابداری تولید ،پیشنهاد میشود آموزش نرم افزار حسابداری تولیدی را در کنار آموزش نرم افزار حسابداری مطالعه نمایید.
اما وجود راهکارهای موجود در یک سیستم قوی انبارداری میتواند مدیران را نسبت به تغییرات و شکافهایی که نیاز به توجه دارد آگاه سازد و اگر کسب و کار شما قادر به بهبود لجستیک انبارداری باشد، می توانید از هزینههای غیرضروری جلوگیری کنید.
امیدواریم با مطالعه این مقاله به مشکلات انبارداری خود پایان دهید. اگر با مشکلاتی در سیستم مدیریت انبار خود مواجه شدید و راهکارهای لازم را عملی کردید اما سوالاتی درباره شیوه رفع مشکل داشتید، کافی است در قسمت دیدگاه، نظر خود را با ما مطرح کنید تا کارشناسان در اسرع وقت پاسخگوی شما باشند.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.