چرخه حسابداری چیست؟ آشنایی با بستن حساب‌های مالی

چرخه حسابداری چیست؟ هر فعالیت ایجاد شده برای برنامه ریزی بهتر و دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده نیازمند ثبت فعالیت­‌های روزانه و در واقع نیازمند انجام مراحل حسابداری است. مراحل حسابداری باید به صورت مشخص و به ترتیب در طول دوره مالی توسط واحد حسابداری شرکت انجام شود.

اهمیت حسابداری و ترتیب انجام مراحل حسابداری موجب گردید، تا در مقاله پیش رو ابتدا به پرسش چرخه حسابداری چیست؟ پاسخ داده شود و در ادامه در خصوص آشنایی کامل با چرخه حسابداری، آن را با نکات و جزئیات توضیح دهیم، تا بتوانید تسلط بیشتری بر این چرخه داشته باشید.

چرخه حسابداری چیست؟

در یک واحد کسب و کار کوچک شاید تمامی فعالیت­‌های حسابداری، از ثبت سند تا بستن حساب­‌ها و تهیه و تنظیم صورت­‌های مالی با یک یا چند حسابدار باشد، اما در یک شرکت تولیدی، خدماتی و بازرگانی باید یک تیم حسابداری چرخه حسابداری را به ترتیب و با شرح وظایف انجام بدهند. مثلا در شرکت‌های پیمانکاری بیشتر از 1 نفر برای انجام امور مربوط به حسابداری و ثبت و بستن حسابها در نرم افزار حسابداری پیمانکاری انتخاب می‌شود.

کمک چرخه حسابداری به حسابداران

پرسشی که پیش می‌آید این است که چرخه حسابداری چیست؟ به طور کلی چرخه حسابداری (What is the accounting cycle) مجموعه عملیاتی است که با هدف ارزیابی عملکرد شرکت و بررسی وضعیت مالی آن در پایان دوره مالی، انجام می‌­شود و این اطلاعات مالی به دوره مالی سال بعد منتقل می­‌یابد.

مفهوم چرخه حسابداری

برای درک کامل موضوع باید با مفهوم چرخه حسابداری آشنا شوید. چرخه حسابداری برای استفاده سهامداران، سرمایه گذاران و مدیران از اطلاعات مالی می‌باشد، تا با توجه ثبت، اندازه‌گیری و طبقه‌بندی عملکرد و اطلاعات سازمان که در قالب صورت‌های مالی ارائه شده است، نسبت به وضعیت موسسه تصمیم گیری کنند. در دوره حسابداری فرداد انواع صورت‌های مالی کامل توضیح داده ‌می‌شود.

پس دانستیم که چرخه حسابداری چیست؟ و چه مفهومی را به مخاطب می‌رساند. به طور کلی مجموعه اقدامات تکراری که در شرکت‌های بازرگانی، خدماتی و تولیدی انجام می‌گردد را چرخه حسابداری می‌گویند.

اهمیت چرخه حسابداری

در مطالب چرخه حسابداری چیست؟ گفتیم که این چرخه از جمع آوری اسناد و مدارک آغاز شده و تا ثبت آن­‌ها ادامه می­‌یابد و در نهایت با بستن حساب­‌ها، تهیه و تنظیم صور‌ت­‌های مالی به پایان می‌رسد. اهمیت چرخه حسابداری را در تصویر زیر به طور کامل شرح داده‌ایم تا با این مباحث کاملا آشنا شوید.

آشنایی با اهمیت چرخه حسابداری

دو دوره زمانی عملیات حسابداری

با مفهوم چرخه حسابداری چیست؟ آشنا شدیم اکنون باید با اجزای آن نیز آشنا شویم. اجزای چرخه حسابداری در دوره مالی تکرار می­‌شود و تکرار چرخه حسابداری باید به ترتیب صورت بگیرد. به طور کلی چرخه حسابداری در دو دوره زمانی یک بار در طول دوره و بار دیگر در انتهای دوره مالی انجام می­‌شود. بعد از اتمام هرسال مالی اسناد و مدارک حسابداری نیز باید بایگانی شوند تا در آینده بتوان به آنها استناد نمود. علاوه بر اسناد حسابداری لازم است خلاصه پرونده پرسنلی کارکنان سازمان هم بایگانی شود.

آشنایی کامل با مراحل چرخه حسابداری

پس از آشنایی با مفهوم چرخه حسابداری چیست؟ قصد داریم که مراحل آن را نیز بیان کنیم. آشنایی با مراحل چرخه حسابداری به شما کمک می‌کند که بدانید در یک شرکت به عنوان حسابدار، چگونه باید عمل کنید. مراحل چرخه حسابداری شامل موارد زیر می‌باشد:

• جمع آوری کلیه اطلاعات مالی شرکت
• تجزیه و تحلیل کلیه معاملات و عملیات شرکت
• ثبت کلیه معاملات و عملیات مالی شرکت در دفتر مالی
• انتقال کلیه عملیات‌ها از دفتر روزنامه به دفترکل
• تهیه تراز آزمایشی (اصلاح نشده)
• اصلاح و تعدیل حساب‌های دفتر کل
• تهیه تراز آزمایشی (اصلاح شده)
• تهیه صورت سود و زیان و صورت تغییرات سرمایه
• بستن حساب­های موقت
• تهیه تراز آزمایشی (اختتامی)
• تهیه ترازنامه و بستن حساب­های دائمی

آخرین مرحله چرخه حسابداری در ایران

آخرین مرحله چرخه حسابداری در کشور ایران، تهیه ترازنامه می‌باشد که فقط شامل حساب‌های دائمی موسسه است. برای اجرای آخرین مرحله، باید ابتدا اصلاحات مورد نیاز در حساب­‌های موقت صورت گیرد و با انتقال به دفتر کل ،مانده آن‌ها صفر شود.

نمودار چرخه حسابداری

تا اینجای مقاله، تمام آموزش‌ها به صورت متنی بیان شد و اکنون خلاصه‌ی مطالب ذکر شده چرخه حسابداری را به صورت نموداری در تصویر زیر ارائه داده‌ایم تا متوجه ترتیب و اهمیت آن‌ها شوید.

نمودار چرخه حسابداری در تمامی شرکت‌ها

دانستیم که چرخه حسابداری بودجه‌ای با چه اهدافی اجرا می‌شود، اکنون می‌خواهیم تکمیل چرخه حسابداری بودجه‌ای را شرح دهیم. زمانی که بحث بودجه می‌شود، قدم اول این است که تهیه و پیشنهاد بودجه ارائه گردد که به این مرحله بودجه پیشنهادی گفته می‌شود.

زمانی که بودجه پیشنهاد شد، قدم بعدی تصویب آن است. بودجه مصوب به مرحله اجرا و تخصیص می‌رسد. در نهایت قدم آخر برای تکمیل چرخه حسابداری بودجه، این است که بر تفریغ بودجه نظارت و کنترل شود.

چرخه دریافت و پرداخت در حسابداری

دریافت و پرداخت در چرخه حسابداری چیست؟ به عملیات حسابداری که در آن حساب­‌های بانکی، صندوق‌­ها و تنخواه گردان­‌های شرکت درگیر هستند، عملیات دریافت و پرداخت در حسابداری می­‌گویند. به عبارت دیگر در دریافت و پرداخت حسابداری، یک طرف درگیر حساب­‌های بانکی، تنخواه گردان‌­ها و یا صندوق­‌های شرکت هستند.

سه بخش مهم چرخه حسابداری چیست؟

در تعریف چرخه حسابداری چیست؟ مشخص شد که این چرخه از جمع آوری اسناد و مدارک شروع و تا بستن حساب­‌های دائمی در طی یک دوره مالی ادامه پیدا می‌­کند. مراحل چرخه حسابداری نیز در مطالب فوق ارائه شد. اما چرخه حسابداری دارای سه بخش مهم می‌باشد که در ادامه توضیحات کامل را در این خصوص ارائه خواهیم داد. لازم به ذکر است که حسابها معمولا در نرم افزار حسابداری بسته می شوند.

1. فعالیت‌های دوره مالی

فعالیت­‌ها و عملیاتی که در طول دوره مالی صورت می‌­گیرد، به عنوان بخش اول چرخه حسابداری شناخته می­‌شود. این بخش دارای مراحلی می‌باشد که می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• جمع­‌آوری اسناد و مدارک
• تجزیه و تحلیل اسناد و مدارک
• ثبت اسناد حسابداری
• ثبت رویدادهای مالی
• انتقال اقلام

2. فعالیت‌های پایان هر ماه

بخش دوم چرخه حسابداری، شامل فعالیت­‌هایی از جمله مانده گیری از دفترکل است. این فعالیت در پایان هر ماه انجام می‌شود و نباید هرگز به ماه بعد منتقل یابد. در این خصوص حسابداران در پایان هر ماه تراز آزمایشی تهیه می‌کنند که جمع ستون بدهکار و بستانکار باید با دفتر روزنامه برابر باشد.

3. اقدامات پایان دوره مالی

اقدامات پایان دوره چرخه حسابداری چیست؟ در پایان دوره­ مالی، شرکت­‌ها باید عملیات مهم مالی را انجام بدهند که سبب بسته شدن حساب­‌ها در پایان دوره مالی شود. این اقدامات که شامل یک سری اصلاحات می­‌باشد، در تصویر زیر شرح داده شده است.

اصلاحات اقداماتی که باید در پایان دوره مالی سازمان‌ها انجام شود.

• تهیه و تنظیم صورت سود و زیان
• تهیه و تنظیم ترازنامه
• تهیه و تنظیم تراز اختتامیه

بستن حساب‌ها در چرخه حسابداری

بستن حساب­‌ها که به معنی صفر کردن مانده هر حساب در پایان دوره مالی می‌‌باشد، به حسابدار کمک می‌کند تا بتواند نسبت به تهیه و تنظیم صورت­‌های مالی در پایان سال اقدام نماید. بستن حساب­‌ها با بدهکار و بستانکار کردن مانده نهایی حساب­‌های مانده دار، طی سند حسابداری صورت می‌­گیرد.

حساب دائمی

حساب­‌هایی هستند که مانده آن­‌ها در پایان دوره مالی بسته نمی­‌شوند و به سال مالی بعد منتقل می‌گردند. این حساب‌­ها که به حساب دائمی معروف هستند، به عنوان مانده اول دوره سال مالی بعد ثبت می‌­شوند. تمامی حساب­‌ها در ترازنامه شامل دارایی، بدهی و حقوق صاحبان سهام حساب دائمی می‌باشند.

حساب موقت

مانده حساب­‌های موقت برخلاف حساب­‌های دائمی به سال مالی بعد منتقل نمی‌­شوند و مانده آن‌­ها، باید به حساب دائمی در پایان دوره مالی بسته شوند. حساب­‌هایی مانند درآمد، برداشت و هزینه همگی جزء حساب­‌های موقت هستند.

حساب مختلط

در حسابداری، حساب‌هایی نیز وجود دارند که شامل هر دو حساب موقت و دائمی هستند، یعنی حسابی که بخشی از آن حساب موقت و بخشی حساب دائمی است و به عنوان حساب مختلط شناخته می‌­شوند. برای مثال این حساب‌ها می‌توانیم به پیش دریافت‌ها و پیش پرداخت‌ها اشاره کنیم.

نمونه چرخه‌های حسابداری

در مطالب قبل به پرسش­‌هایی مانند چرخه حسابداری چیست؟ اشاره کردیم و مفاهیم آن را با جزئیات بیشتری شرح دادیم اما همان‌طور که می‌دانیم تمامی شرکت­‌ها از جمله شرکت­‌های تولیدی، بازرگانی و خدماتی نیاز به شناخت و اجرای چرخه حسابداری دارند.

چرخه حسابداری شرکت خدماتی

نتیجه عملیات حسابداری هر شرکتی در دفاتر مربوطه ثبت و در نهایت صورت­‌های مالی آن شرکت تهیه می­‌گردد. در شرکت­‌های خدماتی نیز برای تهیه صورت­‌های مالی باید تمامی فعالیت‌­ها از جمله درآمدها و هزینه­‌ها ثبت و نگهداری شوند. در تصویر زیر چرخه حسابداری در یک شرکت خدماتی را شرح داده‌ایم تا با جزئیات بیشتری متوجه مطالب گردید.

چرخه حسابداری یک شرکت تولیدی

در یک شرکت تولیدی نیز همانند شرکت خدماتی، باید فعالیت­‌های انجام شده ضمن جمع آوری مدارک و مستندات، ثبت و نگهداری شوند. در یک شرکت تولیدی علاوه بر سرمایه گذاری اولیه و خرید دارایی ثابت، خرید مواد اولیه، موجودی کالاهای آماده فروش، بهای تمام شده کالای فروش رفته و به طور کلی تمامی هزینه­‌ها و درآمدها باید ثبت گردند.

همانطور که قبلا در چرخه حسابداری چیست؟ اشاره کردیم چرخه حسابداری شرکت تولیدی نیز با جمع آوری، ثبت مستندات در طول دوره و پایان دوره مالی، در نهایت بستن حساب­‌ها کامل می­‌شود.

چرخه حسابداری شرکت بازرگانی

از نظر شکل ظاهری چرخه حسابداری شرکت بازرگانی با سایر شرکت­‌ها تفاوتی ندارد. تفاوت شرکت­‌ها تنها در نوع فعالیتی است که آن­‌ها انجام می‌­دهند. چرخه کامل حسابداری شرکت‌­های بازرگانی، همانند شرکت‌­های تولیدی و خدماتی از جمع آوری اسناد و مدارک، تجزیه و تحلیل آن­‌ها و ثبت حسابداری شروع می­‌شود.

در سال مالی شرکت‌های بازرگانی، چرخه حسابداری دارای مراحلی می‌باشد که شامل موارد زیر می‌باشد:

• تهیه صورت سود و زیان
• تهیه صورت سرمایه
• تهیه ترازنامه
• تهیه تراز اختتامیه

چرخه حسابداری انبار

با توجه به اینکه میزان قابل توجهی از مواد اولیه و دارایی­‌های خریداری شده در انبار نگهداری می‌­شود، انبار و انبارداری به عنوان ستون فقرات هر کسب و کاری شناخته شده است. در هر کسب و کاری باید انباردار از میزان ورود مواد و کالای موجود در انبار و همچنین میزان خروج آن‌ها اطلاعات دقیقی داشته باشد.

یکی از وظایف انباردار این است که باید، تمام ورود و خروج‌­ها را به صورت صحیح و به موقع ثبت و ضبط کند. حسابداری انبار مجموع عملیاتی است که برای مشخص شدن قیمت موجودی انبار صورت می‌گیرد. این عملیات شامل مشخص کردن قیمت اسناد وارده و اسناد صادره از انبار است.

چرخه حسابداری فروش

شرکت‌­های تولیدی، بازرگانی و خدماتی برای فروش کالا یا خدمات خود دارای یک بخش فروش هستند. در شرکت­‌های کوچک گاهی فقط یک نفر مسئول فروش است، اما در یک شرکت بزرگ‌تر یک واحد که شامل چندین نفر است، نسبت به انجام عملیات فروش اقدام می‌­کنند. مراحل چرخه حسابداری فروش را می‌توانیم در موارد زیر خلاصه کنیم:

• ثبت درخواست فروش
• ثبت پیش فاکتور فروش
• قرارداد فروش
• ثبت فاکتور فروش
• برگشت از فروش
• ثبت سند حسابداری فروش

نمونه چرخه های حسابداری یک شرکت

همان‌طور که در مطالب قبل در خصوص چرخه حسابداری چیست؟ اشاره شد، چرخه حسابداری شامل یک سری مراحل از جمله جمع‌آوری، پردازش و ارتباط اطلاعات مالی است. به طور کلی مراحل چرخه حسابداری در یک شرکت بازرگانی فرضی شامل مواردی می‌باشد که در تصویر زیر به صورت کامل به آن‌ها اشاره نموده‌ایم.

اقدامات مالی که در طول دوره مالی شرکت بازرگانی باید انجام بدهد.

نکات مهم و ضروری در چرخه حسابداری

علاوه بر مطالب گفته شده، برای درک بهتر موضوع و دستیابی آسان­تر به مفهوم چرخه حسابداری چیست؟ در ادامه نکات مهمی در این خصوص ارائه خواهد شد. باید بدانید که رعایت مراحل و نکات ذکر شده برای بهبود عملکرد سازمان شما، بسیار مهم و حیاتی می‌باشد.

چرخه حسابداری چگونه است؟

در مفهوم چرخه حسابداری چیست؟ نیز گفته شد که عملیات حسابداری از یک سری مراحل پیاپی تشکیل شده كه در هر دوره مالی تكرار می‌گردد. به مجموعه این مراحل چرخه حسابداری می­‌گویند که شامل مراحل زیر می‌باشد:

فرآیند حسابداری چیست؟

هر سیستم حسابداری، تمامی اطلاعات مالی را باید بررسی، ثبت و طبقه بندی کند. به این مجموعه مراحل که به صورت پیوسته و منظم در جهت ثبت یک رویداد مالی طی می­‌شود را به زبان حسابداری، فرآیند حسابداری می­‌گویند.

چرخه معاملات چیست؟

هر کسب و کاری شامل هزینه­ و درآمدهایی است. چرخه هزینه و درآمد به همراه چرخه تبدیل موجود در شرکت به عنوان چرخه‌­های معاملاتی شرکت‌­ها شناخته می‌­شوند. به طور کلی چرخه معاملات شرکت‌­ها را می‌توانیم به شکل زیر طبقه بندی کنیم:

• مخارجی که شرکت در جهت تحصیل منابع متحمل می­‌شود. (چرخه مخارج)
• ایجاد ارزش افزوده از طریق تولید یا ارائه خدمات (چرخه تبدیل)
• کسب درآمد در راستای خدمات ارائه شده و یا محصولات به فروش رفته (چرخه درآمد)

چرخه‌های حسابرسی داخلی

حسابرسی داخلی فعالیتی است مستقل، اطمینان بخش و مشاوره‌ه­ایی که با هدف ارزش افزایی و بهبود عملیات شرکت‌­ها طراحی و اجرا شده ‌است. حسابرسی داخلی با ارزیابی و بهبود اثربخشی فرآیند مدیریت ریسک و کنترل، شرکت را در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده یاری می‌­رساند.

مراحل چرخه حسابرسی داخلی که بسیار مهم می‌باشد را در تصویر زیر بیان نموده‌ایم. فراموش نکنید که این موارد، جزء موارد مهم حسابرسی می‌باشند.

اطمینان از درستی فعالیت‌های مالی

در توضیح پرسش چرخه حسابداری چیست؟ بیان نمودیم که انجام مراحل چرخه به دلیل این است که تمام رویدادهای مالی درست و بدون نقص انجام شوند که بعدها مشکلی در این خصوص به وجود نیاید. پس می‌توانیم بگوییم که یکی از دلایل انجام چرخه حسابداری، اطمینان از درستی فعالیت‌های مالی می‌باشد. پیشنهاد می‌گردد مقاله جدول حقوق کارگران را مطالعه نمایید.

چرخه حسابداری و فناوری

برای نشان دادن نتایج عملکرد یک واحد اقتصادی، در پایان هر دوره مالی باید واحد­های مالی نسبت به تهیه و تنظیم صورت‌­های مالی اقدام کنند. فناوری، ابزارهای الکترونیک و رایانه در سال‌­های گذشته سبب بهبود فرآیند کسب وکار و انجام مناسب‌­تر عملیات حسابداری شده است.

به طور کلی استفاده از فناوری، موجب صرفه جویی در زمان و هزینه شده و همچنین گزارش‌­های مالی موردنیاز با سرعت بیشتر و با کیفیت بالاتر تهیه و تنظیم می­‌گردد. به عبارت دیگر استفاده از فناوری موجب بهبود شرایط گزارش‌­دهی و طی کردن چرخه حسابداری در شرکت‌­ها شده است.

ترازنامه و تراز آزمایشی در چرخه حسابداری چه نقشی دارند؟

وضعیت مالی یک شرکت در پایان سال مالی به وسیله ترازنامه نمایش داده می­‌شود. به طور کلی ترازنامه یکی از پرکاربردترین و مهم‌ترین انواع صورت­‌های مالی به حساب می‌­آید. تنها تفاوت تراز آزمایشی و ترازنامه در این است که تراز آزمایشی هم حساب دائمی و هم حساب موقت را به نمایش می­‌گذارد، اما ترازنامه تنها حاوی حساب­های دائمی است که بر اساس ماهیت حسابها در حسابداری بخش بندی می‌شوند.

نقش زمان در نمودار چرخه حسابداری

چرخه حسابداری در یک شرکت، براساس اصول و استانداردهای موجود باید به ترتیب و در زمان مشخص صورت بگیرد. به عنوان مثال نمی­‌توانید ابتدا نسبت به ثبت سند اقدام نمایید و سپس به دنبال اسناد و مدارک باشید و یا فعالیت­‌های پایان دوره مالی قبل از انجام فعالیت­‌های مربوط به طول دوره مالی امکان پذیر نیست.

نتیجه گیری

چرخه حسابدری چیست؟ رعایت اصول و قواعد خاصی مطابق دستورالعمل­‌های ابلاغی از نیازهای اساسی شرکت­‌ها، ضامن بقا و سوددهی شرکت­‌ها است. یکی از واحد­های بسیار مهم در هر شرکتی، واحد حسابداری است. این واحد باید مطابق استانداردها عمل نماید، تا بتواند به حیات تجاری خود ادامه دهد.

در این مقاله به پاسخ پرسش‌هایی از قبیل چرخه حسابداری چیست پرداختیم و با بیان جزئیات و مراحل آن، دانستیم که در هر سازمانی چگونه باید عمل کنیم. می‌توانید پس از مطالعه مقاله، سوالات و نظرات خود را از قسمت ثبت دیدگاه برایمان بنویسید تا پاسخ دهیم.