انواع پیش پرداخت و پیش دریافت همراه ثبت حسابداری

بر طبق اصل تطابق درآمد با هزینه، در پایان سال مالی باید هزینه های دوره با درآمدهای همان دوره مطابقت داشته باشند. به همین دلیل برای شناسایی دقیق درآمد و هزینه، برخی از حساب‌ها نیاز به اصلاح دارند. حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت نیز جزء همین حساب‌ها هستند.

این حساب‌ها باید به طور دقیق شناسایی، ثبت و اصلاح گردند، تا شناسایی سود به درستی انجام شده و گزارشات مالی صحیحی ارائه گردد. هدف این مقاله، آشنایی با انواع حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت به همراه ثبت حسابداری می باشد. با ما همراه باشید.

آشنایی با مفاهیم پیش پرداخت و پیش دریافت

برای اشنایی با مفاهیم پیش پرداخت و پیش دریافت، ابتدا به تعریف هر کدام از این مفاهیم پرداخته و سپس نحوه ثبت در دفاتر حسابداری و چگونگی اصلاح این حساب‌ها در پایان دوره مالی را بررسی می کنیم.

پیش پرداخت در حسابداری

برخی مواقع در موسسات و شرکت‌ها قبل از اینکه کالای خریداری شده تحویل گرفته شود، مبلغ آن کالا پرداخت می‌شود. این مبلغ پرداخت شده، پیش پرداخت در حسابداری نامیده می شود.

هر زمان بخواهید ثبتی در دفاتر حسابداری بزنید، حتما باید ماهیت حساب مرتبط با آن ثبت را بدانید

ماهیت پیش پرداخت

سوالی که باید در مورد پیش پرداخت جواب دهیم این است که، ماهیت حساب پیش‌ پرداخت چیست؟ حساب پیش پرداخت حسابداری دارای ماهیت بدهکار می باشد. افزایش در این حساب در ستون بدهکار (سمت راست) و کاهش در حساب پیش پرداخت‌در ستون بستانکار (سمت چپ) این حساب ثبت می شود.

پیش دریافت در حسابداری

پیش دریافت چیست؟ در هنگام فروش کالا یا ارائه خدمات، چنانچه قبل از تحویل دادن کالا یا انجام دادن خدمات، مبلغ آن‌ها دریافت شود این مبلغ دریافت شده، پیش دریافت در حسابداری نام دارد.

ماهیت پیش دریافت در حسابداری

ماهیت حساب پیش دریافت در حسابداری، بستانکار می باشد. افزایش در حساب پیش‌ دریافت در ستون بستانکار (سمت چپ) این حساب و کاهش این حساب در ستون بدهکار (سمت راست) ثبت می شود. هر زمان بخواهید ثبتی در دفاتر حسابداری بزنید، حتما باید ماهیت حساب مرتبط با آن ثبت را بدانید. اگر علاقمند به داشتن اطلاعات بیشتر در حوزه ماهیت حساب ها هستید، به مقاله ماهیت فروش در حسابداری مراجعه نمایید.

آموزش تفاوت پیش دریافت با پیش پرداخت

تفاوت حساب‌های پیش پرداخت و دریافت در این است که پیش‌ پرداخت، پول ما در نزد شرکت های دیگر است. به عبارت دیگر پولی است که برای خرید کالا یا انجام هزینه در آینده، پرداخت شده است.

ولی پیش‌ دریافت، پول شرکت‌های دیگر نزد ماست. یعنی پولی است که برای فروش کالا یا ارائه خدمات در آینده، دریافت شده است. یکی دیگر از تفاوت‌های این دو حساب این است که، پیش پرداخت دارای ماهیت بدهکار ولی حساب پیش دریافت دارای ماهیت بستانکار می باشد.
به طور کلی باید بدانیم حساب پیش پرداخت، جزء دارایی های شرکت و دارای مانده بدهکار و حساب پیش‌ دریافت، جزء بدهی های شرکت و دارای مانده بستانکار می باشد.

انواع پیش پرداخت در حسابداری

پیش پرداخت در حسابداری به انواع مختلفی طبقه بندی می شود. برخی از حساب‌های پیش پرداخت عبارتند از: پیش‌ پرداخت خرید کالا، پیش پرداخت دارایی ثابت، پیش‌ پرداخت دارایی جاری، پیش‌ پرداخت سرمایه، پیش پرداخت مالیات، پیش‌ پرداخت وام، پیش پرداخت حسابداری دولتی و…

اگر می خواهید اطلاعات خود را در زمینه حسابداری دولتی تکمیل کنید، حتما مقاله حسابداری دولتی را مطالعه کنید. در ادامه مقاله در مورد انواع حساب‌های پیش پرداخت مطالبی بیان می شود.

انواع پیش‌ پرداخت در حسابداری

پیش پرداخت خرید کالا

در موقع خرید کالا اگر مبلغ کالای خریداری شده به فروشنده پرداخت شود ولی کالا بعدا تحویل گرفته شود، این پول پرداخت شده بابت خرید کالا، پیش پرداخت خرید کالا نامیده می‌شود.

پیش پرداخت دارایی است یا بدهی

پیش پرداخت یک دارایی است. به عبارت دیگر پیش پرداخت، پول ما  که همان دارایی ماست نزد شرکت‌های دیگر می‌باشد. به همین دلیل این حساب به عنوان یکی از دارایی‌های جاری در سمت بدهکار ترازنامه ( صورت وضعیت مالی)  ثبت می‌شود.

پیش پرداخت دارایی ثابت

پیش پرداخت دارایی ثابت مبلغی است که برای خرید دارایی ثابت مانند زمین، ساختمان، ماشین آلات و غیره که در آینده تحویل گرفته خواهد شد، پرداخت می‌شود. اطلاعات پیش پرداخت ها در نرم افزار حسابداری ذخیره می‌شود.

پیش پرداخت دارایی جاری

اگر در موقع خرید دارایی های جاری مانند مواد اولیه یا سهام، هزینه قبل از دریافت دارایی پرداخت شود، این مبلغ پرداخت شده پیش‌ پرداخت دارایی جاری می باشد.

پیش پرداخت در حسابداری دولتی

در حسابداری دولتی یکی از انواع دارایی ها که حساب دائمی بوده و به سال بعد منتقل می شود، حساب پیش پرداخت می باشد. پیش پرداخت‌در حسابداری دولتی مبلغی است که قبل از تحویل کالا یا خدمات به فروشنده پرداخت می گردد.

پیش پرداخت سرمایه چیست

دارایی های ثابت یکی از انواع دارایی ها بحساب می‌آید. دارایی های ثابت عبارتند از:

• ماشین آلات
• تجهیزات
• و غیره

این موارد دارایی های سرمایه ای نیز نامیده می شوند، در واقع نوعی سرمایه شرکت می باشند. مبلغ پیش پرداختی که بابت خرید این نوع دارایی ها پرداخت می شود، پیش‌ پرداخت سرمایه ای گفته می‌شود.

پیش پرداخت مالیات چیست

پیش پرداخت مالیات، مبلغی است که تحت عنوان مالیات و به دلیل اجرای قوانین مالیاتی پرداخت می کنیم، اما هنوز موعد رسیدگی و تعیین مالیات قطعی برای ما نرسیده است. مثال بارز آن، مبالغی است که در هنگام خرید کالا بابت ارزش افزوده پرداخت می کنیم‌. این مبلغ، پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده است که بعدا با حساب پیش دریافت مالیات بر ارزش افزوده تهاتر شده و مورد رسیدگی قرار می گیرد. معافیت مالیاتی نیز باید درنظر گرفته شود.

انواع پیش دریافت

پیش دریافت ها در انواع مختلفی طبقه بندی می‌شوند، در زیر به آن ها اشاره کرده ایم.

انواع پیش‌ دریافت در حسابداری

پیش دریافت اعتبار اسنادی

یکی از روش های پرداخت مطمئن که خریداران و فروشندگان در زمان انجام معاملات خود استفاده می کنند، اعتبار اسنادی می باشد. در هنگام گشایش اعتبار اسنادی، از طرف بانک مبلغی دریافت می گردد که این مبلغ پیش دریافت اعتبار اسنادی می ‌باشد.

پیش دریافت بدهی است یا دارایی

وقتی کالا فروش می‌رود و یا در هنگام ارائه خدمات، مبلغی که قبل از تحویل کالا یا ارائه خدمات دریافت می شود، پیش دریافت نامیده می‌شود. پیش دریافت یک حساب دائمی می باشد و جزء بدهی‌ها است، که دارای ماهیت بستانکار است. یعنی افزایش در حساب پیش‌ دریافت در سمت بستانکار و کاهش در حساب پیش دریافت در سمت بدهکار این حساب ثبت می شود.

پیش دریافت پیمان چیست

پیش‌ دریافت پیمان، مبلغ دریافت شده توسط پیمانکار از کارفرما می باشد، که کار مربوط به ان انجام نشده است. کارفرما مبلغی را در ابتدای قرارداد قبل از اینکه کاری انجام شده باشد به پیمانکار پرداخت می کند تا پیمانکار بتواند هزینه های اولیه را  انجام داده و کار را شروع کند.

پیش دریافت پیمانکاری

هرگاه مبلغی به عنوان پیش دریافت در شرکت‌های پیمانکاری دریافت شود، این رویداد مالی چون مربوط به شرکت پیمانکاری می باشد، پیش‌ دریافت پیمانکاری نامیده می شود.

صورت وضعیت پیمانکاری یکی از مباحث مهم در حسابداری پیمانکاری می باشد، اگر می خواهید اطلاعات دقیقی درباره این صورت ها بدست بیاورید، حتما مقاله صورت وضعیت در پیمان را مطالعه کنید.

پیش دریافت خدمات

هرگاه بخواهیم خدماتی را به یک شرکت دیگر ارائه دهیم، اگر قبل از ارائه خدمات مبلغی را دریافت کنیم، این مبلغ دریافت شده پیش دریافت خدمات می باشد. مثلا اگر یک شرکت حسابداری داشته باشیم و با یک شرکت دیگر قرارداد ببندیم که در مدت یکسال کارهای حسابداری آن شرکت را انجام دهیم، مبلغی را در ابتدای قرارداد دریافت می‌کنیم در حالی که فعلا هیچ خدماتی ارائه نداده ایم. این مبلغ دریافت شده به عنوان پیش‌ دریافت خدمات محسوب می شود.

پیش دریافت درآمد چیست

پیش دریافت درآمد یک نوع بدهی است که موقع فروش کالا یا ارائه خدمات به مشتری به وجود می آید. به این صورت که ما مبلغی را دریافت کرده و در آینده کالا یا خدماتی را به مشتری ارائه می دهیم. که این مبلغ به عنوان بدهی ما به مشتری می باشد. شرکت‌های بازرگانی به دلیل داد و ستدهای کلان، گاهی پیش دریافت درآمد را دریافت می‌کنند و این مبالغ را در نرم افزار حسابداری شرکت بازرگانی ثبت می‌کنند.

پیش دریافت فروش در ترازنامه

به مبلغی که بابت فروش کالا قبل از تحویل دادن کالا دریافت می شود، پیش پرداخت  در فروش گفته می‌شود. همچنین لازم بذکر است پیش دریافت فروش، به یک حساب بدهی و دارای ماهیت بستانکار گفته می‌شود. جایگاه قرارگیری پیش‌ دریافت در ترازنامه هم، در سمت بستانکار در قسمت بدهی ها است.

پیش دریافت مالیات

پیش دریافت مالیات زمانی است که ما مبلغی را به عنوان مالیات قبل از موعد رسیدگی، دریافت می کنیم. مثل زمانی که کالایی را می فروشیم و ارزش افزوده دریافت می کنیم، این مبلغ دریافت شده همان پیش‌ دریافت مالیات بر ارزش افزوده است که بعدا با پیش پرداخت مالیات بر ارزش افزوده تهاتر شده و مورد رسیدگی سازمان امور مالیاتی قرار می گیرد.

پیش دریافت های جاری چیست

مبلغ پیش دریافت به عنوان یک بدهی برای شرکت ما می باشد. چون انتظار می رود که این بدهی در آینده نزدیک تسویه شود، پس به عنوان بدهی جاری شناخته می شود. تا زمان تحویل کالا یا انجام خدمات، این مبلغ پیش‌ دریافت جزء بدهی های ما باقی می ماند.

اسناد حسابداری جهت ارائه گزارشات مالی باید به صورت صحیح و دقیق ثبت شوند

ثبت حسابداری پیش پرداخت

ثبت اسناد حسابداری یکی از مهمترین مسائل حسابداری می باشد. اسناد حسابداری جهت ارائه گزارشات مالی باید به صورت صحیح و دقیق ثبت شوند. ثبت حسابداری پیش پرداخت نیز یکی از ثبت های مهم می‌باشد. ‌مبلغ پیش‌ پرداخت باید به صورت دقیق در دفاتر حسابداری ثبت شود، تا در گزارشات مالی مشکلی ایجاد نشود. که در نرم افزار دارایی این ثبت‌ها انجام می‌شود. اگر کار با نرم افزار حسابداری را بلد نیستید نگران نباشید، در دوره آموزش نرم افزار حسابداری این موارد آموزش داده می‌شود.

پیش پرداخت در ابتدا به عنوان پیش پرداخت داخل دفاتر ثبت می گردد و در پایان سال مالی آن قسمت از پیش پرداخت که محقق شده است از این حساب کسر و به حساب هزینه انتقال داده می شود.

ثبت پیش پرداخت هزینه

مبلغ پرداخت شده بابت هزینه ای که هنوز اتفاق نیفتاده و در آینده محقق می شود، باید به عنوان پیش پرداخت هزینه در دفاتر حسابداری ثبت گردد. ماهیت حساب پیش پرداخت هزینه، بدهکار می باشد. یک نمونه از حساب پیش‌ پرداخت هزینه، بیمه ساختمان می باشد. در هنگام بیمه کردن ساختمان شرکت، اگر مبلغ یکساله بیمه را در ابتدای سال پرداخت کنیم این مبلغ به عنوان پیش پرداخت بیمه ثبت می شود.

سند پیش پرداخت هزینه

سند پیش پرداخت هزینه به این صورت ثبت می شود که حساب پیش‌ پرداخت هزینه مربوطه، بدهکار و حساب بانک، بستانکار می شود.

مثلا در مورد پیش پرداخت بیمه ساختمان سند زیر ثبت می گردد:

پیش پرداخت بیمه ***

بانک ***

ثبت پیش دریافت در حسابداری

پیش دریافت یکی از مهم ترین‌ترین حساب‌ها در حسابداری می باشد و به دلیل اینکه به عنوان بدهی ما به مشتری می‌باشد، باید ثبت این حساب به صورت دقیق در دفاتر حسابداری انجام شود. زمانی که مبلغی را به عنوان پیش‌ دریافت از مشتری دریافت می‌کنیم این مبلغ به عنوان بدهی ما به مشتری می‌باشد که در حساب پیش دریافت ثبت می‌گردد.

همچنین به دلیل اهمیت حساب پیش دریافت در صورت‌های مالی، به منظور ارائه گزارشات مالی دقیق و درست، باید حساب پیش دریافت به صورت دقیق ثبت گردد.

سند حسابداری پیش دریافت

سند حسابداری پیش‌ دریافت به این صورت می باشد که حساب بانک را بدهکار و حساب پیش‌ دریافت درآمد را بستانکار ثبت می کنیم.

بانک ***

پیش دریافت درآمد ***

زمانی که پیش دریافت مربوط به فروش کالا باشد، در این صورت به عنوان پیش‌ دریافت فروش ثبت می گردد. ثبت حسابداری پیش‌ دریافت فروش کالا به صورت زیر می باشد.

بانک ***

پیش دریافت فروش کالا ***

پیش دریافت درآمد

هنگامی که مبلغ دریافت شده بابت پیش دریافت مربوط به ارائه خدمات باشد، یعنی مبلغی را از مشتری دریافت کنیم تا در آینده خدماتی را در قبال آن مبلغ به مشتری ارائه دهیم، این مبلغ، پیش دریافت درآمد می باشد.

عملیات حسابداری مربوط پیش دریافت فروش

موقع تحویل دادن کالایی که بابت آن پیش دریافت داشته ایم، زمان انجام عملیات حسابداری مربوط به پیش‌ دریافت فروش امکان دارد سه حالت زیر برای ما پیش آید:

1. پیش‌ دریافت برابر فاکتور فروش باشد.
2. پیش دریافت بیشتر از فاکتور فروش باشد.
3. پیش‌ دریافت کمتر از فاکتور فروش باشد.

درصورتی که پیش دریافت برابر فاکتور فروش باشد

در این حالت، حساب پیش‌ دریافت فروش را بدهکار و حساب فروش کالا را بستانکار ثبت می کنیم.

پیش دریافت فروش کالا  **

فروش کالا **

درصورتی که پیش دریافت بیشتر از فاکتور فروش باشد

در این حالت، مبلغ اضافی دریافت شده بابت پیش دریافت، به عنوان حساب‌های پرداختنی ثبت می گردد.

پیش دریافت فروش کالا **

فروش کالا **

حسابهای پرداختنی **

درصورتی که پیش دریافت کمتر از فاکتور فروش باشد

در این حالت، مبلغ مابه التفاوت، به عنوان حساب‌های دریافتنی ثبت می گردد.

پیش دریافت فروش کالا  **

حسابهای دریافتنی  **

فروش کالا  **

اصلاح حساب پیش پرداخت ها در حسابداری

در پایان سال مالی، جهت تهیه صورت‌های مالی و ارائه دقیق گزارشات مالی، باید حساب پیش پرداخت را اصلاح کنیم. اصلاح پیش‌ پرداخت‌ها در حسابداری از اهمیت زیادی برخوردار است. اگر این حساب اصلاح نشود در این صورت هزینه به درستی شناسایی نمی شود. این امر باعث می شود هزینه های دوره با درآمدهای همان دوره مطابقت نداشته و سود واقعی شناسایی نشود.

در صورت عدم اصلاح حساب پیش پرداخت، سود واقعی شناسایی نمی‌شود

ثبت اصلاحی پیش پرداخت

در پایان سال آن بخش از پیش‌ پرداخت که محقق شده یعنی کالای مربوطه دریافت گردیده یا هزینه مربوطه انجام شده است، از حساب پیش پرداخت کسر و به حساب هزینه انتقال می‌دهیم.

اسناد مالی مربوط به پیش پرداخت ها نیز در سازمان بایگانی می‌شوند، تا در صورت نیاز به آن‌ها استناد شود. این فرآیند تقریبا مشابه بایگانی پرونده های پرسنلی است، که برای رویت خلاصه پرونده پرسنلی استفاده می‌گردد.

ثبت اصلاحی پیش پرداخت هزینه

ثبت اصلاحی پیش‌ پرداخت هزینه به این صورت است که هزینه مربوطه را بدهکار و پیش پرداخت هزینه را بستانکار می کنیم. مثلا اگر مبلغی را برای بیمه ساختمان پیش پرداخت کنیم، در پایان دوره مالی بخشی از هزینه بیمه منقضی می شود. بنابراین آن بخش منقضی شده به هزینه تبدیل می شود. در این صورت سند اصلاحی زیر ثبت می شود:

هزینه بیمه ***

پیش پرداخت بیمه ***

اصلاح حساب پیش دریافت ها در حسابداری

همانطور که می‌دانیم برای به روز کردن حساب‌ها و ارائه گزارشات مالی صحیح، برخی از حساب‌‌ها در پایان دوره مالی نیاز به اصلاح دارند. حساب پیش دریافت هم به دلیل اینکه ممکن است تا پایان سال مالی بخشی از آن تحقق یافته باشد، باید اصلاح گردد، تا در تهیه صورت‌های مالی مشکلی پیش نیاید. برای اصلاح حساب پیش‌ دریافت، آن مبلغ از پیش دریافت که محقق شده از حساب پیش‌ دریافت کسر و به حساب درآمد انتقال داده می‌شود.

ثبت اصلاحی پیش دریافت فروش

ثبت اصلاحی حساب پیش‌ دریافت به صورت زیر می باشد:

پیش دریافت درآمد ***

درآمد ***

و اگر پیش دریافت مربوط به فروش کالا باشد سند به صورت زیر صادر می گردد:

پیش دریافت فروش ***

فروش ***

نکات مهم پیش پرداخت و پیش دریافت

نکات مهمی که در موضوع پیش پرداخت و دریافت باید به آن‌ها دقت کرد، تفاوت حساب‌های مساعده، علی الحساب و پیش‌ پرداخت و همچنین مسئله استهلاک پیش دریافت‌ها می‌باشد.

تفاوت مساعده، علی الحساب و پیش پرداخت

مساعده و علی الحساب با پیش پرداخت متفاوت می باشند. علی الحساب مبلغی است که بابت کاری پرداخت می شود که بخشی از آن انجام شده ولی انجام دهنده کار برای ادامه کارش نیاز به مبلغی دارد، که به او پرداخت می شود، این مبلغ همان علی الحساب می باشد. ولی پیش پرداخت برای کاری که اصلا انجام نشده پرداخت می گردد. مساعده نیز مبلغی هست که برای کمک به افراد پرداخت می شود.

مثلا در بحث حقوق و دستمزد، مساعده مبلغی است که به کارگری که نیاز دارد پرداخت می گردد، ولی در پایان ماه از حقوق وی کسر می گردد. ولی علی الحساب بخشی از حقوق کارگر هست که زودتر از پرداخت حقوق ها به دلیل نیاز مالی آن کارگر به وی پرداخت می گردد. اگر می خواهید با نحوه صدور و تنظیمات سند حقوق و دستمزد آشنا شوید، حتما مقاله ثبت سند حقوق و دستمزد را مطالعه کنید.

استهلاک پیش دریافت ها

نکته مهمی که باید توجه کرد، استهلاک پیش‌ دریافت هاست. منظور از استهلاک پیش‌ دریافت ها چیست؟ استهلاک پیش دریافت ها به این مفهوم است که، وقتی ما مبلغی را که به عنوان پیش دریافت داشته ایم باید در هر مرحله که خدمت یا کالای مشتری را تحویل می دهیم، درصدی از پیش‌ دریافت را نیز مستهلک کنیم، تا در پایان کار مبلغ پیش دریافت صفر گردد.

برای مثال اگر ما بابت فروش یک کالا مبلغ 5,000,000 ریال پیش دریافت داشته باشیم. اگر یک ماه بعد ۳۰ درصد از کالا را تحویل مشتری دهیم در اینصورت باید ۳۰ درصد از مبلغ پیش دریافت را نیز مستهلک کنیم. در این حالت ثبت های حسابداری زیر صادر می گردد:

زمان دریافت مبلغ پیش‌ دریافت:

بانک  5,000,000

پیش دریافت فروش     5,000,000

زمان اولین مرحله از تحویل کالا:

مبلغ استهلاک پیش دریافت     1,500,000= 30% × 5,000,000

پیش‌ دریافت فروش 1,500,000

حسابهای دریافتنی  3,500,000

فروش کالا  5,000,000

همین ثبت تا آخرین مرحله از تحویل کالا به مشتری، صادر می گردد تا مبلغ پیش دریافت صفر گردد.

زمان اصلاح حسابهای مختلط

حساب‌های مختلط، یکی از انواع حساب‌ها در حسابداری می باشند. حساب‌های مختلط حساب هایی مثل پیش دریافت ها، پیش پرداخت ها و غیره هستند که بخشی از آن‌ها موقت و بخشی دائمی هستند. مثلا حساب پیش‌ پرداخت اجاره قبل از اصلاح، یک حساب مختلط می باشد که در پایان سال مالی پس از انجام اصلاحات بخشی به هزینه اجاره (جزء حسابهای موقت) تبدیل شده و بخشی دیگر در همان حساب پیش پرداخت اجاره (جزء حسابهای دائمی) باقی می ماند.

حساب‌هایی را که بخشی از آن دائمی و بخشی دیگر موقت‌اند را حساب مختلط می‌گویند

نتیجه گیری

یکی از مهمترین وظایف حسابداران، رعایت اصول حسابداری و تهیه و ارائه گزارشات مالی صحیح برای استفاده کنندگان داخلی و خارجی می باشد. حساب‌های پیش پرداخت و پیش دریافت به دلیل اهمیتی که در تهیه این گزارشات دارند، باید مورد توجه حسابداران قرار بگیرند.

حسابداران ضمن آشنایی با حسابهای پیش پرداخت و پیش دریافت و ثبت حسابداری، باید با نحوه اصلاح این حساب‌ها و شناسایی دقیق درآمد و هزینه تسلط کافی داشته باشند تا بتوانند سود و زیان واقعی شرکت را گزارش دهند. در پایان این مقاله، هر گونه سوال یا پیشنهاد خود را حتما در قسمت دیدگاه با ما مطرح نمایید.